Las empresas realizan a diario operaciones que afectan a su contabilidad. Conocer el estado real de las finanzas de tu compañía es clave para poder tomar decisiones acertadas y no sufrir ningún imprevisto. Por ello, es necesario realizar de forma periódica la conciliación bancaria.
Se trata de un proceso cuyo objetivo es comparar los movimientos registrados en una cuenta – ya sea corriente o de ahorro – con los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera la organización. De esta forma, se garantiza la coherencia entre los registros financieros internos y los datos proporcionados por las entidades bancarias, permitiendo así una contabilidad sólida y transparente.
La conciliación bancaria es obligatoria por ley para empresas y autónomos. Por lo que, además de permitir conocer en tiempo real el estado de tus finanzas, también es una forma de detectar errores en la contabilidad y tener la certeza de que los registros de operaciones son fiables.
Aunque la conciliación bancaria puede convertirse en un proceso largo y tedioso. Por ello, utilizar soluciones como Sage 200 puede ser la decisión acertada, ya que se reducirán los errores, se automatizarán procesos y, además, ¡nuca quedarán movimientos bancarios pendientes de relacionar!
En este artículo te contamos paso a paso cómo realizar la conciliación bancaria con Sage 200. ¡Da un salto hacia la eficiencia!
ÍNDICE
Beneficios de realizar la conciliación bancaria con Sage 200
Sage 200 cuenta con funcionalidades para realizar la conciliación bancaria de manera automatizada, reduciendo así el riesgo de cometer errores humanos y facilitando su solución en caso de que se produzcan. Además, también permiten ahorrar tiempo y recursos, así como llevar a cabo este proceso de forma más periódica.
Todo ello es posible porque este software de gestión empresarial ofrece múltiples parametrizaciones para que sea el propio usuario quien establezca a cada cuenta corriente como conciliarla.
Algunas de las acciones que se pueden hacer una vez se haya realizado la parametrización son:
- Importación del fichero dentro del programa
- Conciliación automática o manual
- Realizar la preconciliación, es decir, que lo deje a falta de una autorización por parte del usuario final
- La eliminación de una importación
El proceso de la conciliación bancaria en Sage 200
Primero: parametrización
Antes de realizar la conciliación, es fundamental parametrizar para que esta se pueda hacer de forma automática. Esto es muy importante, ya que conllevará una minimización de los errores.
Lo más común es realizar la parametrización por importe, por movimiento contable o por concepto. Sin embargo, existe la posiblidad de llevarla a cabo por movimientos bancarios contra movimientos contables, por fechas de operación o por valores.
También se puede parametrizar de forma completamente independiente para cada usuario, empresa o cuenta bancaria. Así, se le puede indicar a cada cuenta corriente cómo se quiere conciliar.
Segundo: importación de datos
Una vez realizadas las configuraciones previas, el siguiente paso es importar los ficheros aportados por la entidad bancaria. Actualmente, la posibilidad de realizar poder realizar diferentes operaciones bancarias de forma online ha facilitado enormemente esta tarea, ya que los portales en línea de las entidades financieras agilizan el registro de movimientos. Sin embargo, si no se utiliza un software específico para ello, la tediosa tarea de capturar los datos sigue estando latente.
Por esta razón, la AEB establece distintos tipos de conceptos según los diferentes tipos de operaciones bancarias a realizar. Cada entidad financiera establece unos conceptos propios para especificar o facilitar la información de las operaciones bancarias a realizar, siempre haciendo referencia al fichero N43 o al sistema Bank Feed.
Toda entidad financiera debe regirse por esa estructura para dar a cada empresa la misma información. Sage 200 ofrece, a través de esa estructura legislada, la capacidad de automatizar ciertos procesos -tanto de conciliación como de contabilización-. Para ello, establece una comunicación con el banco que puede ser tanto directa como indirecta.
Por tanto, la importación de datos puede realizarse de dos formas:
- Fichero N43 o importación directa. En esta opción el usuario debe descargar el fichero correspondiente en la banca online de su banco e importarla a Sage 200. La conciliación se podrá hacer automática y manual, y eliminarla si es errónea.
- Bank Feed o importación directa. En este caso, se elimina la importación por parte del usuario, ya que Sage 200 se descarga automáticamente los ficheros desde la banca online. Se pueden establecer periodicidades de descarga, decidir si la conciliación posterior se va a hacer de forma manual o automática y realizar una preconciliación si queda algo por confirmar.
Tercero: realizar la conciliación bancaria con Sage 200
Dentro del apartado de Contabilidad de Sage 200 Advanced se encuentra el módulo de Cobros y Pagos, donde están todas las cuentas bancarias de la empresa. Cada cuenta bancaria va a poder estar activada en la conciliación o no. Una vez que esa cuenta está activada podrá ser usada o bien para la importación manual o para la comunicación directa a través de Bank Feed.
En la siguiente imagen aparece desactivada, al hacer clic en ‘Activar’ se activará.
En esta ventana de Sage 200 se puede ver cuándo se inició la conciliación y los saldos iniciales y finales, entre otros. En caso de haber decidido hacer la conciliación bancaria de forma manual, será el usuario quien debe introducir los datos. Si se ha optado por la forma automática, Sage 200 lo hace solo.
Tal y como se puede observar en la imagen mostrada a continuación, los usuarios que hayan realizado la importación por el método ‘Fichero N43’ deben seleccionar la opción ‘Importación ficheros normas’ y elegir el correcto. Es fundamental que este cumpla con la legislación.
En ‘Guías criterios norma 43’, dentro del apartado ‘Configuración criterios conciliación’, se pueden establecer los criterios y parametrizaciones mencionados en el primer paso. A continuación, se muestra cómo aparece en Sage 200:
Además, tal y como hemos visto anteriormente, se puede asignar a cada cuenta una guía, modificar datos y adaptarlos a cada caso.
Una vez realizada la conciliación, se puede elegir si hacerla por el método ‘Norma 43’ o ‘Bank Feed’. En la siguiente imagen se muestra cómo es la ventana correspondiente:
Seguidamente, se puede elegir la cuenta que se quiere conciliar en ese momento y qué guía.
Tanto si la conciliación se ha hecho manual como automáticamente, en la sección ‘Conciliaciones Manuales’ se puede revisar aquello conciliado, no conciliado y preconciliado. También se puede ver por fechas y conceptos. Como resultado, Sage 200 muestra aquello que encuentra con posibilidad de conciliar y lo que no. En la siguiente imagen se puede ver un ejemplo de la lista que proporciona la solución:
En los iconos que aparecen en la parte superior de la ventana se puede conciliar, desconciliar y reconciliar, así como también modificar posibles errores. Del mismo modo que en la conciliación, la desconciliación se puede hacer tanto de forma manual (en ‘Des-conciliación Norma 43’) como automática.
Por último, en el apartado ‘Informes’ se encuentran documentos como extractos bancarios e informes de conciliaciones.
En el caso de querer eliminar una conciliación, esta se debe hacer en el orden inverso a como se ha realizado.
Cuarto: contabilización
Tras la realización de la conciliación puede llevarse a cabo una contabilización, que puede hacerse también tanto de forma manual como automática, y establecer guías y parametrizaciones. Con esto, lo que se consigue es contabilizar aquello que dice la entidad financiera y que no está dentro de la contabilidad.
De forma automática se realiza una contabilidad para cada movimiento en el que coincidan los conceptos. Si el sistema no lo encuentra, quedarán los campos en blanco para que el usuario pueda completarlos manualmente.
Los resultados se pueden sacar en forma de informe, extracto e, incluso, ser enviado por correo electrónico.
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