Las empresas realizan a diario operaciones que afectan a su contabilidad. Conocer el estado real de las finanzas de tu compañía es clave para poder tomar decisiones acertadas y no sufrir ningún imprevisto. Para ello es necesario realizar de forma periódica la conciliación bancaria. Se trata de un proceso cuyo objetivo es comparar los movimientos registrados en una cuenta – ya sea corriente o de ahorro – con los movimientos bancarios de las cuentas con las que opera la organización.
La conciliación bancaria es obligatoria por ley para empresas y autónomos. Además de permitir conocer en tiempo real el estado de tus finanzas, también es una forma de detectar errores en la contabilidad, así como de tener la certeza de que los registros de operaciones son fiables.
Aunque la conciliación bancaria puede convertirse en un proceso largo y tedioso, existen herramientas para llevarla a cabo de manera más rápida y sencilla. En este sentido, cada vez son más las empresas que deciden utilizar soluciones digitales para realizar esta tarea de forma automática, ahorrando tiempo y recursos.
El proceso de la conciliación bancaria
Actualmente, la posibilidad de realizar muchas operaciones bancarias en línea ha facilitado enormemente la tarea de conciliación. Los portales en línea de las entidades financieras agilizan el registro de movimientos. Sin embargo, si no se utiliza un software específico para ello, la tediosa tarea de capturar los datos sigue estando latente.
La AEB establece distintos tipos de conceptos según los diferentes tipos de operaciones bancarias a realizar. Cada entidad financiera establece unos conceptos propios para especificar o facilitar la información de las operaciones bancarias a realizar, siempre haciendo referencia a uno de la N43 o Global.
Conceptos N43 y Globales en la Conciliación Bancaria
Toda entidad financiera debe regirse por esa estructura para dar a cada empresa la misma información. Sage 200 ofrece, a través de esa estructura legislada, la capacidad de automatizar ciertos procesos – tanto de conciliación como de contabilización. Para ello establece una comunicación con el banco que puede ser tanto directa como indirecta.
- Directa: conexión automática entre Sage y la propia entidad bancaria y en la que la comunicación será solo en modo lectura.
- Indirecta: el usuario es el encargado de entrar en la banca online, descargar el fichero de la norma global e importarlo en Sage 200.
Realizar la conciliación bancaria con Sage 200
Sage 200 cuenta con funcionalidades para realizar la conciliación bancaria de manera automatizada, reduciendo así el riesgo de cometer errores humanos y facilitando su solución en caso de que se produzcan. Además, también permiten ahorrar tiempo y recursos, así como llevar a cabo este proceso de forma más periódica.
Todo ello es posible porque este software de gestión empresarial ofrece múltiples parametrizaciones para que sea el propio usuario quien establezca a cada cuenta corriente como conciliarla.
Algunas de las acciones que se pueden hacer una vez se haya realizado la parametrización son:
- Importación del fichero dentro del programa
- Conciliación automática o manual
- Realizar la preconciliación, es decir, que lo deje a falta de una autorización por parte del usuario final
- La eliminación de una importación
Demostración
Dentro del apartado de Contabilidad de Sage 200 Advanced se encuentra el módulo de Cobros y Pagos, donde están todas las cuentas bancarias de la empresa. Cada cuenta bancaria va a poder estar activada en la conciliación o no. Una vez que esa cuenta está activada podrá ser usada o bien para la importación manual o para la comunicación directa a través de Bank Feed.
Activación cuenta bancaria
Además, Sage 200 ofrece toda la información sobre la cuenta: cuando se empezó a conciliar, el saldo que tenía el primer día, cuál ha sido el movimiento importado y cuál es el saldo final.
Será mediante la conciliación manual cuando se podrá revisar aquello que queda pendiente de conciliar, lo que está conciliado, así como aquello que está preconciliado. Para ello, se puede filtrar por fechas y por conceptos, que es lo más habitual.
Conciliación bancaria: conciliado, no conciliado y preconciliado
En caso de que haya asientos que aún no estén realizados, se pueden realizar en ese momento o dejar pendientes. Al igual que si ha habido un error, también se podrá modificar.
La herramienta también permite generar todo tipo de informes – tanto de importación y de extracto bancario como de conciliaciones. Además, es posible eliminar la última importación (desconciliación). Siempre y cuando sea en orden inverso a su realización.
Desconciliación bancaria
La contabilización manual otorga la posibilidad de contabilizar aquello que dice la entidad financiera y que no está dentro de la contabilidad, tanto de forma automática como de forma manual. Así, se configuran una serie de guías y parametrizaciones mediante tres conceptos: la norma, conceptos globales o conceptos del banco. Esto permite que, por cada movimiento que se detecte una coincidencia de conceptos, se pondrá la cuenta para la contrapartida correspondiente. En caso de que no lo encuentre, se dejará en blanco.
Conciliación bancaria: contabilización
En caso de ser un concepto de cobro o de pago preestablecido para cualquier tipo de factura, aparecerá aquella cartera de efectos pendientes de cobrar o pagar. Estos resultados se van a poder transformar en formato informe o extracto. Todo aquello que es susceptible de ser impreso en Sage, va a poder ser sacado en formato Excel, PDF, o incluso podrá ser enviado por email con datos adjuntos. Dentro de la cuenta bancaria se estará siempre informado sobre el saldo inicial, la fecha de conciliación y el saldo final.
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