Sage 200 al descubierto, un tour por la plataforma

Hoy en día es fundamental la eficiencia y la precisión a la hora de gestionar los recursos de una empresa, lo cual puede convertirse en un verdadero reto. Aun así, esto puede cambiar con soluciones ERP como Sage 200, la cual permite gestionar de forma integral diferentes áreas de un negocio dentro de una misma plataforma.

Tanto si es la primera vez que escuchas el nombre de esta herramienta, como si ya la has implantado en tu empresa pero no sabes por donde empezar, en este artículo te explicamos algunos aspectos de su entorno general. También te indicamos una serie de configuraciones previas y funcionalidades básicas que te pueden resultar de gran utilidad. ¡Sigue leyendo y toma nota!

Entorno general de Sage 200

Al entrar en Sage 200, siempre veremos un panel lateral donde aparecen todas las opciones de menú de las distintas áreas que tengamos contratadas. Al hacer clic en alguna de estas opciones, la parte central dejará de estar en blanco y aparecerán en el lateral derecho una serie de opciones auxiliares, tal y como se muestra a continuación:

Dentro del apartado ‘Administración’ siempre tendremos un asistente de bienvenida, con el que se pueden realizar diversos procesos de forma guiada. Por ejemplo, crear una empresa en la solución, modificar sus configuraciones e importar datos, como proveedores, artículos, planes de cuentas, asientos contables, etc.

Además de todo esto, debe tenerse en cuenta que el entorno de Sage 200 es multiempresa y multiejercicio, lo que significa que se puede trabajar en paralelo desde el mismo puesto con diferentes ejercicios, empresas o usuarios. Para hacerlo, tan solo habrá que hacer clic en el icono ‘+’ que aparece en la barra superior.

Algunas configuraciones de Sage 200

Seguidamente, te explicamos algunas de las configuraciones que puedes hacer en Sage 200: el control de accesos, los favoritos, los filtros de pantalla y el envío de correos electrónicos.

Control de accesos

La configuración de los usuarios de Sage 200 se puede realizar con diferentes niveles de seguridad, lo que resulta especialmente útil si queremos segmentar los accesos de los diferentes usuarios. Se pueden configurar accesos al menú, a las empresas y a los campos, entre otros.

Estos usuarios solo los puede crear aquella persona que tenga el perfil de administrador. Desde la consola de administración, detallaremos el nombre del usuario, la contraseña, la caducidad de las credenciales y el tipo del perfil (esta característica se podrá cambiar en cualquier momento).

A continuación, puedes encontrar una imagen de la pantalla donde deberás hacerlo:

Si queremos controlar el acceso a partes concretas, lo haremos desde el menú de los perfiles. Al hacer clic en cada uno de ellos nos aparecerá una lista con todos sus accesos permitidos, los cuales podremos tanto autorizar como desautorizar. Esto aparece en Sage 200 de la siguiente manera:

También se podrá realizar lo mismo con las empresas y los campos dentro de sus respectivos apartados. Asimismo, y siempre con el usuario de administrador, dentro de cada apartado en el que estemos trabajando (clientes, artículos, albaranes, etc.) se podrán controlar los accesos mediante el símbolo de la interrogación.

Configuración de favoritos

Para acceder a aquellas operaciones más frecuentes, el ERP de Sage permite encontrarlas más fácilmente por medio de una barra de búsqueda situada en la parte superior, al lado del nombre del módulo, y la configuración de favoritos.

Si queremos configurar estos accesos directos podemos hacerlo de 2 formas. Bien marcando el icono de la estrella en una pantalla, o bien desde el apartado ‘Favoritos’ (situado en la parte superior, justo arriba del nombre de la solución), donde podremos incluir tanto carpetas como áreas de trabajo.

Filtros de pantalla

Dentro de cada pantalla, Sage 200 permite filtrar por campo de encabezado o de forma avanzada por medio del icono del embudo. Deberemos indicar las categorías de la información que queramos obtener en los campos correspondientes.

Envío de emails

Por lo que respecta a la comunicación -tanto a nivel externo como interno-, este ERP permite el envío de correos electrónicos sin tener que salir de la herramienta. Para configurarlo, deberemos ir a los ajustes del usuario y, en ‘Cuentas y contraseñas’, configurar el email desde el botón ‘Avanzado…’.

Abajo puedes encontrar una imagen de la pantalla donde tendríamos que hacerlo:

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Funciones de Sage 200

Tras realizar las configuraciones que te hemos mostrado en el apartado anterior, seguidamente te explicamos algunas de sus funcionalidades más útiles: el envío de avisos, la configuración de alertas y dar formato a los datos.

Envío de avisos

Mediante este ERP el usuario puede enviar avisos internos o correos electrónicos que contengan ficheros. Esto se puede hacer desde el gestor de avisos o desde las pantallas donde estemos operando.

Si decidimos enviar un email desde el gestor de avisos, el cual se encuentra dentro del bloque ‘Utilidades’, deberemos hacer clic en la opción ‘Pendientes’ de la bandeja de entrada. Al crear uno nuevo se nos abrirá la siguiente ventana:

Como podrás observar, deberemos rellenar todos los campos y, si corresponde, elegir un archivo adjunto. No obstante, si hacemos el envío desde la pantalla que contiene la información del archivo a enviar, podremos hacerlo seleccionando la opción ‘Mensaje PDF adjunto’ al hacer clic en el icono de la impresora. Aun así, tenemos varias opciones más:

Conforme avancemos en las pantallas podremos establecer el destinatario, la distinción entre aviso interno o email, el asunto y el cuerpo del texto, igual que haríamos en el gestor de avisos.

En caso de querer enviar avisos internos en Sage 200, podremos hacerlo desde cualquier pantalla mediante el icono de la interrogación. Al hacer clic se nos abrirá un desplegable, en el que elegiremos la opción ‘Enviar aviso…’. Se nos abrirá una ventana igual que la del correo electrónico, en la que podremos indicar si es una acción obligada o no.

Configuración de alertas

Sage 200 permite enviar alertas según eventos, las cuales se pueden preconfigurar y personalizar. Para configurar una deberemos ir a ‘Gestión de Alertas avanzado’, donde estableceremos el grupo de trabajo y seleccionaremos el tipo de alerta.

Al avanzar en las pantallas, podremos decidir el origen de los datos, establecer los datos generales y las condiciones específicas, decidir los límites de fecha, crear un mensaje, indicar los destinatarios y definir su frecuencia.

Dar formato a los datos

Dar formato a los datos en Sage 200 es útil para distinguir rápidamente grandes cantidades de datos. Para hacerlo, deberemos hacer clic en el icono del lápiz, que nos abrirá un desplegable en el que deberemos seleccionar la opción ‘Definir regla de formato…’:

Aquí podremos definir una serie de reglas para que la solución formatee los datos automáticamente en función de unas condiciones. Por ejemplo, dentro de los albaranes podremos definir que cuando algo no esté facturado aparezca resaltado en color naranja claro, tal y como se muestra a continuación:

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