Llevar a cabo la conciliación bancaria en una organización no es algo obligatorio. Sin embargo, si que es fuertemente recomendable que lo hagamos para poder controlar más eficazmente tanto la contabilidad como las finanzas.
Pero ¿qué es la conciliación bancaria?
Es un proceso que debemos realizar de forma periódica en cualquier negocio. ¿Por qué? Este proceso nos aporta un control sobre la cantidad económica de la que disponemos en los bancos y la forma en la que estamos utilizando ese dinero.
Es decir, comparamos y ajustamos los registros de la cuenta bancaria que tenemos en la empresa para identificar así las diferencias y posibles causas de estas diferencias para poder solucionarlo. Esto en ningún caso querrá decir que buscamos legalizar los errores cometidos.
Entonces ¿qué necesito para realizar este proceso?
La conciliación bancaria la podemos llevar a cabo de dos formas: manualmente en papel y bolígrafo o en una hoja de cálculo; o de forma automatizada con un software conectado con las soluciones de facturación y contabilidad de nuestro negocio.
Antes de hacerlo de forma manual, deberemos disponer de lo siguiente:
- Extractos bancarios mensuales que envía el banco.
- Movimientos mensuales de la cuenta o cuentas.
- Conciliación bancaria del periodo anterior.
En cuanto a la conciliación automática, simplemente deberemos conectarnos al banco desde el software de contabilidad de forma que importemos el extracto bancario. Aunque cabe destacar que tanto la generación de facturas como la subida de los tickets se debe haber realizado desde la solución.
¿Por qué realizar la conciliación bancaria?
Entre las principales razones por las que llevar a cabo este proceso destacamos las siguientes tres.
En primer lugar, optimiza el control de los recursos de nuestro negocio ya que al tener claras las cuentas, sabemos el saldo real del que disponemos.
En segundo lugar, nos ayuda a mantener actualizada toda la contabilidad y poder hacer frente a cualquier tipo de inspección, así como evitar descuadres u otros problemas.
Finalmente, nos permite contar con una información financiera fiable que utilizar en la toma de decisiones económicas. Si tenemos más información, también tendremos más posibilidades de invertir o afrontar nuevas etapas.
El ERP como herramienta principal en la conciliación bancaria automática
¿Pasas horas realizando punteos y comprobaciones, buscando facturas y cotejando los extractos? Eso es historia gracias a las nuevas soluciones del mercado, como Sage 200 Advanced, que te permiten gestionar las cuentas, finanzas y demás tareas administrativas de forma automatizada.
Además, existen numerosas ventajas de automatizar la conciliación bancaria. Te las contamos a continuación.
Ventajas de llevar a cabo una conciliación bancaria automatizada
- Ahorramos tiempo y dinero. Con la automatización de este proceso se reducen a más de la mitad las horas que invertimos en la tarea.
- Detectamos los errores a tiempo de forma que se minimizan los cargos incorrectos o los apuntes contables erróneos. Si llevamos la conciliación al día podremos detectar errores o descuadres con suficiente margen para corregirlos.
- Controlamos más los ingresos y gastos. Gracias a la información en tiempo real podemos llevar las cuentas al día y controlar de forma periódica los extractos del banco y la contabilidad. Esto nos permite controlar de forma actualizada el estado de las cuentas.
- Mejoramos la toma de decisiones. Dado que la conciliación bancaria nos aporta información fiable podremos detectar el origen de los errores y descuadres y tomar las mejores decisiones para subsanarlos.
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