Tradicionalmente los procesos de facturación se llevaban a cabo a mano y en papel. Esto suponía, generalmente, un proceso lento y costoso, sobre todo conforme aumenta la cantidad de facturas. Así pues, como solución y mejora al proceso surge la factura electrónica o eFactura.

La factura electrónica es un documento tributario que incluye los datos del proveedor y se genera a través de un software informático, como Sage 200. Este formato facilita que los datos se integren en el sistema de facturación sin necesidad de ninguna inserción de datos manual. Además, es más segura ya que debe firmarse digitalmente con certificados cualificados que indiquen su validez legal. En definitiva, no es más que la versión digital de las facturas tradicionales, pero en un formato más seguro y económico.

Por su parte, desde el 15 de enero de 2015 el proceso de facturación electrónica afecta a las empresas según las relaciones empresariales y comerciales que tengan con proveedores o clientes, y en algunos casos contar con este tipo de factura es obligatorio.

Pero ¿cuál es el formato adecuado?

Los datos de facturación se encuentran estructurados e incluyen el contenido legal exigible a cualquier factura como, por ejemplo, quién la emite, el destinatario, detalle de los productos… No existen unos requisitos establecidos respecto a su formato ideal pero los más comunes son:

  • PDF: es un formato que no permite al receptor integrarlo informáticamente en el sistema de gestión.
  • XML: existen dos tipos, UBL (a nivel internacional) y el FacturaE (a nivel España). El segundo, es el que exige la administración española con el reglamento que entró en vigor en 2015. Así pues, al ser un formato estructurado el receptor lo podrá integrar sin problema en su sistema de gestión.

Igualmente, independientemente del tipo de firma, cada empresa requiere de un certificado homologado por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).

Beneficios de la factura electrónica

Reducción de costes y tiempos

Al eliminar los procesos de clasificación y registro de datos manuales ahorramos grandes costes en copias y almacenamiento de papel. Además, gracias a la simplificación del procesamiento de una factura, se pueden pagar más rápidamente y, por tanto, minimizamos los tiempos en gran medida.

Incrementa la productividad

Gracias a la eFactura podemos saber al momento cuando ha recibido el cliente la factura. Por tanto, se reducen las llamadas o envíos de e-mail para su confirmación incrementando así, la productividad empresarial.

Mejora la satisfacción del cliente

Al reducir los tiempos de espera en el procesamiento de las facturas, nuestros clientes estarán más contentos ya que recibirán un mejor servicio durante todo el proceso.

Optimiza la tesorería

Con la reducción de tiempos que comentábamos anteriormente, además agilizamos el ciclo de cobros y pagos. Esto supone una notoria mejora de la tesorería de la empresa.

Mejora la visibilidad

La inclusión de facturas en papel en nuestro sistema contable es un proceso mucho más lento que con la eFactura. Tener la posibilidad de ver las facturas en el momento, ayuda a agilizar el proceso y a tener un mayor control sobre este.

Agiliza los pagos

Ya que las facturas se procesan más rápido, se hace más sencillo que los pagos se realicen en el tiempo acordado. Así, evitamos cargos por pagos con retraso al proveedor.

Mayor precisión en los datos

Gracias a la captura electrónica de los datos, se reduce la posibilidad de error de las facturas recibidas y obtenemos una mayor precisión en los datos con los que trabajamos.

Aumenta la seguridad

Este tipo de facturación reduce las posibilidades de que alguna factura acabe perdiéndose durante su envío. Además, mientras que el formato en papel se puede copiar, escanear e incluso falsificar, la eFactura está cifrada con contraseña.

De esta forma, el formato no puede modificarse ni reproducirse. Todo ello sumado a la obligatoriedad de incluir la firma electrónica. En definitiva, te asegura:

  • Autenticidad de la persona física o jurídica que firmó la factura
  • Confirmación de que el contenido no ha sido alterado
  • Inmediatez en la transmisión y recepción de la factura

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