Implementar un ERP es un gran proyecto para cualquier tipo de negocio. La decisión tomada afectará a la empresa ahora pero también en sus años futuros. Por ello, no podemos permitirnos el lujo de equivocarnos. La implementación exitosa de un software ERP no es por casualidad o accidente. Es necesario llevar una planificación meticulosa y unos métodos que sepamos que van a funcionar correctamente. Cuando este proceso de implementación falla, supone una gran pérdida de tiempo y recursos y, habitualmente, se debe a una mala gestión del cambio o un fallo en esta.

La gestión del cambio es un término colectivo para aquellos enfoques utilizados para preparar, apoyar y ayudar a las personas, equipos y organizaciones a llevar a cabo sus cambios organizativos. Estos cambios probablemente sean necesarios debido al crecimiento y expansión de la empresa o a la evolución constante de las nuevas tecnologías.

Entonces, ¿cómo podemos garantizar que la gestión de cambios sea exitosa en la implantación del ERP y lograr obtener una solución que aporte un valor añadido a nuestro negocio?

Primero, deberemos conocer los síntomas de que estamos llevando a cabo una gestión de cambios incorrecta.

Síntomas de una gestión de cambios defectuosa

Llevar la gestión de cambios significativos en el entorno empresariales es todo un arte además de una habilidad. Si observamos las razones por las que las implementaciones de tecnologías suelen fallar, encontramos unos factores comunes:

  1. A los empleados se les piden demasiados cambios y demasiado rápido. Esto provoca que se sientan abrumados.
  2. Las decisiones son tomadas sin consultarlo o comentarlo con aquellas personas que sí utilizaran la nueva tecnología en su día a día.
  3. La gerencia asume que comunicación es igual que el compromiso. Sin embargo, no lo es.
  4. Los responsables se centran en cambiar los procesos y sistemas, pero no contemplan la forma en la que trabajan los empleados, lo que piensan sobre la tecnología o cómo les afectará en el desarrollo de sus funciones.
  5. No se aporta la información necesaria en el proceso del proyecto. Esto posiblemente genera que las partes interesadas no comprendan los plazos, expectativas y la participación que se les exigirá.
  6. El departamento de TI puede creer que es el propietario del proyecto. En consecuencia, no tienen en cuenta los desafíos diarios que surgen tras la puesta en marcha de la solución.

Una mala gestión del cambio es culpable de estas dificultades. Si mejoramos esta gestión lograremos aumentar las posibilidades de realizar una implementación exitosa. Una gestión eficaz nos aleja de cualquier problema y lo corta de raíz, nos protege contra el alcance y el paso del tiempo y vigila los problemas de calidad.

Así pues, el riesgo disminuye si los participantes tienen un conocimiento profundo del negocio, el personal adecuado está involucrado y las sorpresas se reducen al mínimo. En definitiva, los problemas aparecen cuando pasamos por alto la gestión del cambio. Como seres humanos el cambio va en contra de nuestros instintos ya que puede ser incómodo. Por tanto, es imperativo contar con un plan sólido que asegure una gestión eficaz y una implementación exitosa.

Un cambio incómodo, pero realmente beneficioso

Como hemos dicho, sí, el cambio puede ser incómodo. Sin embargo, es esencial que nos recordemos tanto a nosotros mismos como a nuestro equipo que, si el cambio se realiza de la forma correcta, puede suponer un cambio en las reglas del juego para toda la organización.

Ayudar a todos los empleados de la organización a comprender cómo los cambios propuestos no son solo beneficiosos para la empresa si no que también lo es para ellos, es la clave de una implementación exitosa. Es nuestro equipo de gestión quien tiene el poder de eliminar la resistencia al cambio. Sin una adopción completa o la aceptación de los trabajadores, no podremos maximizar el potencial de la solución.

Por su parte, la resistencia al cambio no siempre es del todo mala. Un pequeño paso hacia atrás puede ser sano para el equipo de gestión pues les obliga a escoger sus batallas con precaución. Deben considerar los cambios que van a introducir y prepararse para respaldar y argumentar sus decisiones. Esto promueve que se obtenga una buena planificación, comunicación y conciencia de las necesidades del negocio al completo.

Ahora que entiendes la importancia de llevar una gestión eficaz del cambio en la transformación digital de tu negocio, seguro que te interesaría saber cuáles son las estrategias para lograrlo. Pronto publicaremos una segunda parte de este artículo en el que te daremos una serie de consejos para que logres una gestión del cambio excelente.

Y recuerda, si necesitas ayuda para decidir qué solución ERP es mejor para tu negocio, estás en el lugar idóneo. Nuestros profesionales especialistas en software de gestión empresarial estudiarán tu negocio para ofrecerte la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

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