Como muchos despachos y asesorías sabrán, gran parte de las empresas -y de sus clientes- no están al día con las nuevas normativas, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Sin embargo, adherirse a estas leyes será obligatorio dentro de muy poco, y de no hacerlo podrían recibir multas y sanciones.
Todo esto genera una gran inquietud para los despachos profesionales, pero contar con un partner tecnológico como Opentix para asegurar el cumplimiento normativo de sus clientes puede ser la clave. Una solución que proponemos es implantar Sage Despachos Connected, un software homologado con el que estas empresas harán mucho más que cumplir con la ley.
Esta solución de Sage permite ahorrar tiempo gracias a la automatización de tareas manuales, entre muchas otras funcionalidades más. En definitiva, el objetivo es que el asesor sea menos contable y más un profesional que pueda dedicar todo el tiempo que necesite en asesorar a sus clientes.
En este artículo te contamos qué es Sage Despachos Connected y cómo puedes automatizar la facturación de tus clientes con esta solución, de forma que asegures el cumplimiento de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. ¡Lee el artículo y lidera el cambio normativo de tus clientes!
ÍNDICE
Ley Crea y Crece y Ley Antifraude
Tanto la Ley Antifraude como la Ley Crea y Crece afectan a la forma en la que las empresas y autónomos gestionan su facturación. Por ello, a partir de julio de 2025 todas las empresas estarán obligadas a utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria, como es Sage Despachos Connected.
Ambas leyes afectarán a todas las empresas y autónomos -sin tener en cuenta su tamaño- que vendan productos y servicios y, por tanto, también realicen una facturación. No obstante, difieren en algunos aspectos.
Por un lado, la Ley Antifraude prohíbe la utilización de software de doble uso, es decir, aquellos con los que se puede facturar sin declarar los ingresos. Esto implica que aquellas empresas que facturan con herramientas como, por ejemplo, Microsoft Word ya no lo podrán hacer porque no están homologadas.
Por lo que respecta a la Ley Crea y Crece, esta obliga a que todas las empresas facturen por medio de la factura electrónica. Aun así, los plazos no serán los mismos para todas las empresas. Concretamente, será obligatorio cumplir esta ley para las empresas que facturen más de 8 millones de euros un año después desde la entrada en vigor del Real Decreto de este reglamento. El resto de las empresas -y autónomos- tendrán un año más para cumplir con las obligaciones de la Ley Crea y Crece.
¿Qué es Sage Despachos Connected?
Sage Despachos Connected es una solución diseñada específicamente para despachos y asesorías, ya que les aporta las herramientas necesarias para resolver todas las cuestiones que les plantean sus clientes. Así, se vuelve la herramienta indispensable para enfrentar las nuevas normativas y automatizar tareas.
Algunas de sus funciones, como gestionar la contabilidad financiera, la fiscalidad o los trámites laborales, aportan beneficios como los que listamos a continuación:
- Aumento de la eficiencia. Sage Despachos Connected permite la optimización de los despachos profesionales por medio de la automatización de tareas que normalmente se realizan de forma manual. Como resultado, aumenta el rendimiento, la productividad y la rentabilidad.
- Garantía de seguridad. La información que gestionan los asesores es muy sensible y necesita las máximas garantías de seguridad. Por ello, incluye modelos de seguridad oficiales preparados para todos los cambios.
- Constante innovación. Para ofrecer el mejor servicio a los clientes, esta solución de Sage utiliza Inteligencia Artificial y herramientas de business intelligence.
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Facturar con Sage Despachos Connected
Como hemos visto en uno de los apartados anteriores, la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude afectan principalmente al proceso de facturación de las empresas. Sage Despachos Connected es la solución perfecta para hacerlo, ya que es fácil de implantar y permite facturar en menos de 5 minutos.
Para realizar este proceso en la solución de Sage, lo primero que tenemos que hacer es ir al módulo ‘Gestión interna’, que permite emitir facturas puntuales de clientes o cuotas de manera automática. Dentro de esa sección, deberemos hacer clic en ‘Utilidades – Maestros’, luego en ‘Conceptos y, después, en ‘Conceptos’.
Como resultado, nos aparecerá en pantalla una lista como la que puedes ver a continuación:
Esta es una lista de conceptos, la cual necesitamos para facturar en Sage Despachos Connected. Aquí debemos crear el portfolio de cada uno de los servicios que ofrecemos a nuestros clientes, que es lo que luego saldrá en la factura que emitamos.
Como los clientes ya están creados en la gestión del despacho, no tendremos que hacer un doble proceso de crear la ficha del cliente y añadir la información correspondiente. Simplemente habrá que añadir el IBAN, para que podamos cobrar nuestro servicio, y el correo electrónico, para que reciban los documentos que emitamos.
Arriba de esta lista, en el panel de navegación, deberemos hacer clic en ‘Notas de cargo’, el siguiente paso para realizar la facturación. Este elemento va a tomar mayor importancia con la entrada en vigor de las nuevas normativas, ya que las facturas no se podrán eliminar a partir de este momento. Por tanto, habrá que pasar antes por las notas de cargo para comprobar que la factura sea correcta.
Paso 1: generar notas de cargo en Sage Despachos Connected
Las notas de cargo se pueden ir actualizando durante el mes. De esta forma, cuando llegue el final de este, la factura se podrá lanzar automáticamente para ahorrar tiempo.
También se puede automatizar la facturación de cuotas y adaptar los parámetros a las necesidades de cada cliente. Para hacerlo de forma rápida, debemos ir a ‘Contratos’ y, ahí, seleccionar la opción ‘Facturar contratos’.
En la ventana deberemos establecer el primer y último día del mes para que Sage Despachos Connected nos proporcione todos los clientes que tenemos en cuota, tal y como puedes observar en la imagen siguiente:
Tras aceptar y comprobar que todo es correcto, la solución nos generará automáticamente las notas de cargo de cada uno de los clientes que tengamos con cuota.
Paso 2: emitir facturas en Sage Despachos Connected
Para emitir facturas, debemos ir al apartado ‘Facturación’ y hacer clic en ‘Emitir facturas’. Esto nos permite automatizar la comunicación con los clientes, lo que evita tener que enviar sus respectivas facturas una a una.
En la ventana que mostrará nuestra pantalla -igual que la que aparece en la imagen de abajo la solución nos dará varias opciones. Algunas de ellas son:
- Crear cartera de efectos. Nos permite crear los vencimientos de cada uno de los clientes.
- Contabilizar facturas. Genera en la contabilidad del despacho los asientos de cada uno de los clientes.
- Generar y archivar la factura electrónica. Resultará de gran interés para cumplir con la Ley Crea y Crece.
Luego, deberemos ir al apartado ‘Contabilizar facturas a clientes’ para que la factura emitida aparezca en la contabilidad del cliente como un gasto. A continuación, puedes ver su localización en el menú:
Para finalizar, cabe destacar que, pese a la nueva legislación, el proceso para realizar la facturación en Sage Despachos Connected será prácticamente igual, aunque teniendo en cuenta los nuevos requisitos.
¿Te interesa conocer en mayor profundidad cómo va a afectar la nueva normativa al proceso de facturación? Te invitamos a que te descargues un webinario que hicimos sobre este tema junto con expertos de Sage y Sislei. ¡Descarga el vídeo y asegura el cumplimiento normativo de tus clientes!
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