Cuando empezamos un negocio es normal que tendamos a minimizar los gastos. De esta forma, es más fácil obtener algún beneficio y limitamos las pérdidas por si el negocio fracasara.

Por tanto, en los primeros días lo común es tener un mayor control de los costes de todas las áreas. No obstante, las cosas pueden cambiar. Sobre todo, si la empresa crece e invertimos en la contratación de personal.

Así, con el crecimiento de la organización crecen también las responsabilidades y los procesos por lo que será más complicado llevar la cuenta de los gastos. Como resultado, el negocio pierde dinero (habitualmente en grandes sumas) al pagar demasiado o comprar algo que no necesitamos.

Por su parte, no debemos dejarnos llevar por la inercia. No debemos depender de nuestros proveedores habituales por comodidad y seguridad, ¿y si pudiéramos conseguir un producto o servicio a mejor precio con otro proveedor?

En definitiva, no contar con un control sobre los gastos puede crearnos serios problemas en el flujo de caja hasta el punto de suponer la quiebra del negocio. Por suerte, recuperar el control de los gastos es fácil y rápido.

¿Cómo puedo tener mis gastos bajo control?

Evalúa tus gastos actuales

Repasa detenidamente todos tus gastos. Y cuando decimos todos es todos. Analiza cada uno para poder entenderlos mejor. Comprueba cuánto gastas, cuando, en qué y a quién se lo compras. Detalla los gastos con un software de gestión, como Sage 200 Advanced, que te ayudará a llevar a cabo un análisis fácil y de forma segura.

Entiende tus hábitos de consumo y tendencias

Haz una comparación de tus gastos habituales durante 12 meses en el año actual y el anterior. ¿Cuánto han aumentado? ¿Por qué? ¿Algún coste ha disminuido? Busca los motivos por los que se producen los cambios.

Recuérdate tus objetivos

Recordar cuáles son tus objetivos te ayuda a valorar si el gasto está justificado y a exponer las áreas donde el gasto no se encuentra en línea con los objetivos. ¿Deberías pagar menos por los materiales? ¿Estás gastando demasiado en productos no básicos.

Involucra a tus empleados

El éxito del control de gastos es un juego de equipo. Siempre es interesante preguntar a los empleados cómo podemos reducir los costes de la empresa. Así, averiguamos qué problemas consideran que hacen perder el tiempo y los recursos.

Por su puesto, te recomendamos recompensar a aquellos que den con las mejores ideas y soluciones en cuanto al ahorro.

Habla con tus clientes

¿Es posible que estés proporcionando a tus clientes cosas que no necesitan? Pregúntales con la premisa de que quieres asegurar su satisfacción con lo que les ofrecemos desde nuestro negocio. Si, por ejemplo, descubrimos que el cliente no necesita o no quiere exceso de embalaje, podemos recudir los costes de este y ambas partes ganan.

Entonces, ¿cómo puedo ahorrar dinero?

Aproximadamente un 64% de las pequeñas empresas piensan que sus gastos de energía son significativos como para tener un impacto en la rentabilidad de su negocio. Por ello, al realizar la evaluación inicial de los costes es realmente importante no dejarnos ninguno fuera. Debemos repasar cada área del negocio.

Nosotros te aconsejamos:

Enfócate en los recursos humanos

El primer paso importante es decidir si necesitamos contar con un equipo fijo de personas en nuestra empresa. Si la respuesta es no, el siguiente paso difícil será el despedir.

Una solución económica puede ser subcontratar ciertas funciones de la empresa o contar con freelancers. Por su parte, el teletrabajo ha demostrado que ayuda a reducir los gastos y es una opción para tener en cuenta.

Evita tomar decisiones difíciles o impopulares

Reducir costes habitualmente supone tomar decisiones difíciles y, por tanto, la reacción que se puede generar puede no ser favorable. Sin embargo, esto no quiere decir que podamos permitirnos el lujo de rehuir las responsabilidades de nuestro negocio. Incluso si se da una resistencia al cambio, deberemos aprender a gestionarlo.

Habla con tus proveedores

Comunícate con tus proveedores y hazles saber que necesitas ahorrar. Pídeles si hay posibilidad de mejorar sus precios y ofrecer una mejor relación calidad-precio. Si la respuesta es negativa, tendrás que buscar alternativas.

Es importante que no nos centremos únicamente en el precio si no en su relación con la calidad. Un precio bajo puede suponer una calidad y servicio inferior.

Asimismo, es esencial que ambas partes queden satisfechas con la negociación para obtener una buena relación con el proveedor.

Por su parte, para obtener un control de los gastos y lograr ahorrar es necesario llevar a cabo una planificación de nuestros gastos a largo plazo.

¿Cómo planifico mis gastos?

En primer lugar, debemos tener cuidado con los recortes. Reducir costes de forma radical o en lugar equivocados puede generar debilidades en nuestro negocio. La calidad del producto o servicio, la moral de nuestro equipo…todo se podría ver afectado negativamente por un recorte imprudente. Por tanto, una comunicación transparente es esencial para la correcta evolución de la planificación de gastos y su puesta en práctica. En definitiva, antes de hacer ningún recorte, piensa cuidadosamente las implicaciones que supone.

Por otro lado, es importante elaborar nuevos presupuestos. ¿Qué ingresos has previsto para los próximos 12 meses? ¿Cuánto necesitas utilizar para poder operar? Los gastos de operación deben estar divididos en presupuestos distintos. De esta forma es más fácil examinar los presupuestos en cualquier punto del proceso.

Tras haber definido lo presupuesto de forma realista, deberás atenerte a ellos si quieres controlar tus costes.

Por último, crea un plan de reducción de costes. Ahora ya sabes dónde recortar y en qué cantidad para operar en las mejores condiciones. Así, para evitar ineficiencias que se arrastran de nuevo, lleva a cabo revisiones periódicas de gastos (mínimo trimestralmente). Además, si te quieres mantener en la cima de las finanzas de tu negocio te recomendamos utilizar una solución de gestión como Sage 200 Advanced. Gracias a sus módulos de Contabilidad y Facturación podrás minimizar los gastos y administrar la empresa mucho más eficientemente.

¿Nos ponemos en marcha? ¡Rellena el formulario y empieza ahorrar costes con una solución a tu medida!