Llevar una buena gestión de las finanzas en nuestra empresa es todo un arte con el controller y los CFOs como artistas. Por ello, contar con la capacidad de evolucionar en nuestro trabajo marcará la diferencia entre ser un director financiero o un ejecutivo esencial en la toma de decisiones.

Con este artículo queremos que logres diferenciarte, ser quien marque tendencia y que te conviertas en una pieza esencial de la empresa. Te contamos las 5 claves esenciales para una gestión financiera óptima.

La rentabilidad como tu unidad de medida

Como responsable financiero de tu empresa evidentemente buscas el retorno de lo que se ha invertido. Tu meta es lograr un beneficio mediante la rentabilidad de los procesos.

Pero ¿cómo se si el proyecto o la inversión es rentable?

En primer lugar, analiza los resultados de tu negocio desde distintos puntos de vista, por producto, departamento o proyecto, depende del caso.

Tras esto, elabora informes financieros que aporten información sobre la situación de la compañía. Así, ayudarás a los diversos departamentos a tomar decisiones. Así pues, involucra a todos los implicados. Cada departamento que se vea afectado por una decisión deberá ser involucrado en el proceso para aportar su punto de vista.

Finalmente, decide qué recursos se van a utilizar y de qué manera (recursos financieros, humanos, materiales…).

Lleva a cabo el análisis desde los cimientos

Realizar un análisis global de los resultados es una tarea importante. No obstante, si bien es cierto que un análisis de conjunto aporta una perspectiva objetiva, la verdadera efectividad para el crecimiento empresarial radica en el estudio de cada pieza de manera individual.

¿Sabías que el 74% de los ejecutivos no comprenden la cadena de suministro de datos y toman decisiones que no son óptimas? Te explicamos como lograr evitar que esto ocurra:

  • Lleva un control de tus costes. Y con esto no queremos decir que simplemente recortes costes. Se debe llevar un control de los gastos que supone cada proyecto o departamento y así, generar valor a la empresa.
  • Gestiona la liquidez de tu negocio. Observa cuándo pagas impuestos para gestionar cuándo se cobra un proyecto.
  • Analiza las inversiones con varios criterios: necesidad, oportunidad y rentabilidad.
  • Transmite de la forma correcta la información. Los pasos anteriores serán inútiles si no transmitimos la información a nuestra empresa de una forma clara, definiendo el origen de esta y aclarando las conclusiones.

Haz que el sistema sea tu amigo

Todo responsable financiero tiene sus métodos para llevar a cabo los proyectos y tareas y, por ello, es importante que el sistema que escojas te beneficie y “sea tu amigo”.

Así, tu sistema de gestión financiera debe:

  • Ser flexible y escalable: tu negocio está en continuo crecimiento y, por tanto, el sistema deberá ser capaz de crecer junto a él (ya sea el número de usuarios, funcionalidades, informes…).
  • Ser sencillo: un sistema complejo de utilizar suele provocar que los usuarios lo abandonen y se pasen a una hoja de Excel. Por ello, es recomendable que sea sencillo y centralizado en una única plataforma de forma que se evite duplicar tareas.
  • Facilitar la gestión: con funciones como alarmas de vencimientos o la automatización de tareas -por ejemplo, la elaboración de facturas y los modelos de impuestos- se facilitan todas las gestiones financieras.
  • Ser accesible: debes poder acceder desde cualquier lugar.

Seguridad y tranquilidad en todo momento

La seguridad de una empresa en cuanto a los datos financieros es un factor realmente importante que se podría comparar con la seguridad que necesaria en el transporte de una obra de arte. Una sola brecha en la seguridad de los datos financieros puede suponer tanto una gran multa como la pérdida de credibilidad y de clientes.

Entonces, ¿cómo garantizo la seguridad de los datos financieros?

  • Controla a los usuarios con acceso. Es importante definir grupos de personas en base al tipo de información.
  • Encripta los datos. De esta forma quién no disponga de la clave no podrá leer la información.
  • Utiliza contraseñas seguras con números, letras, mayúsculas… y, por su puesto, cámbialas con frecuencia.
  • Aplica la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). Los datos financieros también incluyen datos personales por lo que deben ser protegidos y cumplir con la LOPDP.
  • Crea copias de seguridad. No pierdas información por un error. Recupérala gracias a las copias de seguridad.
  • Cuenta con un plan B. Si se da una fuga de datos que no deseamos, debemos tener previsto qué hacer, por quién y cómo.

Busca siempre la mejora continua

Todo profesional, independientemente del sector en el que trabaje, debe estar en continua adaptación y mejora. En el caso del director financiero no va a ser menos. Si solo nos fijamos en los errores de otros estaremos perdiendo tiempo y, seguramente, dinero.

¿Cada cuánto tiempo analizo las finanzas de mi empresa? ¿Cómo puedo mejorar el cashflow?

¿Qué problemas tiene mi software de gestión? ¿Genero informes que ayuden a tomar decisiones? ¿Colaboro con mi equipo o tiendo a dejarles al margen?

Responde a estas preguntas y encontraran pistas sobre aquello en lo que puedes aprender, cambiar y mejorar. Así, lograrás una evolución que te beneficie a ti y a la empresa.

Las conclusiones son claras. Las decisiones que tomamos afectan a toda la empresa y su futuro, la tecnología nos permite ahorrar tiempo y dinero, es necesario proteger los datos sensibles con los que trabajamos y aplicar creatividad a la gestión de finanzas nos ofrece una visión más amplia que aporta soluciones novedosas.

En definitiva, el responsable financiero aportar valor e innovación mediante la tecnología, la formación, la experiencia y su propia intuición. ¿Necesitas ayuda para optimizar la gestión de tu departamento financiero?

Gracias a Sage 200 Advanced te aseguras un control completo del Plan Contable, con una configuración flexible, una rápida entrada de gastos e ingresos y facilidades en la búsqueda de asientos.

¡No lo dudes, rellena el formulario y estudiaremos las necesidades de tu negocio sin compromiso!