Cuando vamos a invertir en el sistema ERP idóneo es esencial que demos un paso atrás y valoremos qué es lo que nuestro equipo realmente necesita. Por tanto, antes de empezar con el proceso de compra, es recomendable que generemos una checklist de verificación de requisitos.

De esta forma, no desperdiciaremos el dinero en funciones atractivas que no tienen que ver con nuestros objetivos empresariales. Por ello, en este artículo te ofrecemos una pequeña checklist para verificar que el ERP que escojas cumple con tus requisitos.

8 pasos para generar tu checklist de requisitos

Pregunta a tu equipo y define una lista de requisitos comerciales

Evidentemente queremos asegurarnos de que el ERP que seleccionemos vaya a funcionar correctamente para nuestro equipo. Para ello, tendremos que establecer los requisitos que queremos para nuestro negocio.

No existe una checklist universal para todos los negocios por lo que es clave hablar con los empleados de todos los niveles para lograr familiarizarnos con los criterios adecuados.

Prioriza los resultados de la encuesta y clasifica la lista de requisitos

Los resultados de hablar con nuestros empleados pueden generar una larguísima lista de ideas. Ahora, entonces, es el momento de trabajar con nuestro equipo para definir cuáles de esas ideas son “imprescindibles”, cuáles son “buenas para tener” y cuáles son con las que no está de más contar.

Si bien es cierto que cada lista puede contar con distintos niveles y algunas tendrán más de los tres mencionados, el objetivo final es obtener una imagen clara de las características básicas necesarias.

Haz que la alta dirección también participe en el proceso

La lista de requisitos comerciales que hemos definido será la herramienta que nos facilite mostrar a la alta dirección el potencial de la solución perfecta para el negocio.

Sin la aceptación de estos perfiles, podemos cometer el error de obtener un software más barato y con menos funcionalidades. Esto, a largo plazo, supondrá unos costes mayores que si escogemos la solución correcta.

Descubre la integración con sistemas existentes

El nuevo software de gestión ERP no deberá interferir con los flujos de trabajo y las tecnologías que ya estamos utilizando en la empresa. Debe de existir la posibilidad de que esta nueva herramienta pueda integrarse con la red existente de herramientas y procesos.

Por ejemplo, si utilizas la suite ofimática Microsoft 365, deberás escoger una solución ERP que sea compatible, como por ejemplo Sage 200 Advanced.

Ten en cuenta la escalabilidad

Lo más habitual es que tu empresa contemple en sus planes escalar y crecer. Así pues, a medida que el negocio crece, los sistemas deben ser capaces de gestionar esta escalabilidad sin problemas.

Esto quiere decir que debemos escoger una solución que sea buena para la empresa tanto en la actualidad como en el futuro de esta.

Se realista con el presupuesto establecido

Definir la cantidad de dinero disponible para el sistema ERP de una forma realista es algo realmente crucial. Debemos tener en cuenta que la solución será el “corazón” del negocio durante mínimo una década.

Es importante evaluar cuánto vamos a invertir en ella, teniendo en cuenta que la formación y la integración son parte de la inversión que podemos esperar.

Calcula previamente el coste total de propiedad y el ROI

Una vez hayamos establecido el presupuesto deberemos calcular cuál va a ser el retorno de nuestra inversión. Por tanto, debemos asegurarnos de que los costes y beneficios se distribuyen a lo largo del tiempo para obtener una idea más clara.

Una vez que sepamos cuánto nos costará el proyecto, podemos comenzar a pensar en las mejoras y beneficios que nos aporta el sistema y calcular el dinero que nos puede ahorrar la solución.

Contempla la implantación de una solución específica de tu industria

Las personalizaciones pueden acumularse de forma muy rápida y, habitualmente, son necesarias ya que el uso de funciones de un ERP demasiado generales no suele ser adecuado para su propósito.

Por tanto, debemos preguntarnos si nuestra empresa es tan única que ninguna otra antes ha necesitado las mismas características. Es poco probable, ¿verdad? Debería ser una tarea sencilla encontrar un ERP con funcionalidades específicas para tu industria.

En definitiva, ahora que ya sabes todo lo que debemos tener en cuenta para escoger el ERP idóneo para nuestra pyme y empezar con un proyecto exitoso, solo te queda dar el paso.

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