El teletrabajo ya es en un elemento esencial para la continuidad empresarial y la gestión de cualquier crisis. Esta modalidad aporta muchos beneficios para la empresa y sus empleados. Por ejemplo, con la adopción del teletrabajo las empresas pueden reducir su tasa de rotación y aumentar tanto el nivel de compromiso como el rendimiento, ya que todo el mundo valora la comodidad y la flexibilidad.

Y es que como refleja un estudio realizado por GitLabs, el 52% de los empleados en todo el mundo identifican el aumento de la productividad como el principal beneficio del trabajo en remoto. A esto, le sigue el aumento de la eficiencia, el incremento de la moral de los empleados y el aumento de la fidelidad/retención de los trabajadores.

Así pues, la adopción del teletrabajo genera una plantilla más contenta y productiva que rinde al máximo en su trabajo y está alineada y comprometida con los objetivos de la empresa.

Los nuevos retos de los empleadores

Sin embargo, la adopción del teletrabajo supone un nuevo reto: aprender a gestionar, apoyar y conectar la plantilla en remoto para que la empresa siga avanzando. Más concretamente, debemos aprender a gestionar tareas como el control del rendimiento o la incorporación y salida de empleados. Asimismo, la gestión de los empleados en remoto y la optimización de la productividad con horarios de trabajo flexibles será todo un desafío.

Finalmente, tendremos que saber cómo hacer más sencilla la adaptación al teletrabajo para que los empleados cumplan sus funciones con éxito y mantenerlos conectados, involucrados y motivados mediante canales remotos.

En este artículo queremos explicarte brevemente los principales retos a los que nos enfrentaremos si necesitamos crear una plantilla en remoto conectado con nuestro negocio. Además, hablaremos sobre cómo nos ayuda la tecnología y un software de RRHH en la nube como el módulo de Sage 200 Advanced de RRHH o la solución para gestión laboral, Sage Laboral.

Reto 1: Garantizar un acceso remoto a los datos seguro

Nuestra plantilla necesita una localización online centralizada para poder acceder a sus archivos. Como es posible, habrá empleados que trabajen a distintas horas o incluso en distintas zonas horarias. Por lo tanto, necesitarán un acceso bajo demanda para actualizar y revisar sus datos en caso de que fuera necesario.

¿Cómo solucionamos esto? Sencillamente deberemos guardar todos los datos en la nube. Pero si queremos crear una base de datos de empleados para la plantilla, tendremos que llevar a cabo los siguientes 4 pasos:

  1. Definir qué información necesitamos recopilar de los empleados
  2. Crear una base de datos de empleados con una solución de RRHH y gestión laboral online
  3. Personalizar los ajustes para recoger la información necesaria de cada persona
  4. Ofrecer a los empleados acceso remoto para que puedan actualizar su información

Una solución de recursos humanos en la nube puede servirnos como centro de datos para guardar la información de los empleados, pues registra automáticamente los datos que necesitamos para que cada persona pueda crear un perfil de empleado digital.

Reto 2: Gestionar ágilmente los recursos humanos de forma remota

Debemos dar a nuestros empleados el equipo y el acceso necesario para realizar sus tareas diarias y lograr que el negocio crezca. Además, los empleados necesitarán poder acceder de forma remota a las políticas y directrices de la empresa.

Para solucionarlo, utilizaremos herramientas de automatización para crear y optimizar procesos. Con la automatización en nuestro software de gestión laboral podremos llevar un seguimiento del equipo a través del número de serie que tiene el empleado en su perfil y comprobar que devuelve todo el material que ha recibido.

Reto 3: Llevar la gestión de la plantilla de forma remota

Para lograr asegurar que los procesos y la información fluya de la forma adecuada, debemos obtener una visibilidad total de la estructura organizativa. La solución es tan sencilla como crear un mapa digital de la organización.

Sage RRHH y Sage Laboral permiten crear un organigrama para que todos los integrantes de la empresa tengan una visión clara de su estructura. Así, es posible añadir descripciones de funciones y responsabilidades a cada persona, y crear mapas de los equipos para saber claramente quién reporta a quién.

Una solución de este tipo puede generar muchas vistas para ayudarte a orientar tus conversaciones con las partes interesadas e identificar tendencias y oportunidades. Nos permite ver la actividad por equipo, grupo, cargo o región, o crear una vista personalizada para una solicitud concreta.

Reto 4: Mantener las opciones abiertas con un horario flexible

El trabajo flexible es algo fundamental para crear una plantilla altamente productiva. Los empleados necesitan visibilidad y capacidad de autogestionarse para garantizar una cobertura adecuada. Por tanto, es recomendable compartir patrones de turnos mediante la conectividad en la nube.

Podemos comenzar definiendo una política de trabajo flexible que determine cómo deberán los trabajadores asignar y gestionar sus horarios de trabajo. En esta política se debe definir:

  • Qué objetivos generales tiene.
  • A quién se debe avisar si surgen problemas.
  • Cuántas horas a la semana se espera que trabajen.
  • Cuánto trabajo deben sacar adelante al día o a la semana.
  • Cuál es su disponibilidad y cómo ponerse en contacto con ellos.

Reto 5: Llevar a cabo la gestión y seguimiento de las ausencias

Es importante que creemos un sistema que refleje, monitorice y gestione las ausencias y así poder planificar de forma eficaz la cobertura empresarial. Para ello, hacemos uso de la tecnología de automatización.

Gracias a esto, es posible automatizar las aprobaciones de ausencias y usar la solución de RR.HH. para que los empleados pidan días libres. Lo que debemos recordar siempre es que las políticas de ausencias deben incluir lo siguiente:

  • Las circunstancias por las que ausentarse está permitido.
  • Cómo avisar a los supervisores de una ausencia prevista.
  • Cómo debe la empresa registrar estas ausencias.
  • Qué consecuencias tendrá no cumplir con la política.

Reto 6: Mantener a los empleados conectados e involucrados

Nuestro objetivo debería ser el de crear una cultura de conectividad tan efectiva y visible como lo conseguimos en la oficina. Para lograrlo, debemos optimizar la comunicación y fomentar el intercambio de opiniones.

Con un software como Sage Laboral podemos enviar comunicaciones frecuentes a la plantilla y monitorizar quién ha leído y quién no los mensajes. Además, se pueden programar comunicaciones de reconocimiento a los empleados o facilitar la colaboración entre los empleados a pesar de estar en distintas ubicaciones.

Así pues, conocer la opinión de los trabajadores es esencial. Una solución de este tipo nos aporta herramientas que consulta de opinión que nos permitirán hacer ajustes hacia las oportunidades y promover un teletrabajo comprometido.

En conclusión, la gestión de los recursos humanos y su adaptación al teletrabajo es un reto en sí mismo, pero todo tiene solución. ¿Todavía no tienes la tuya?

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