Cuando abrimos la solución SugarCRM lo primero que nos encontramos es nuestro panel personalizado. Este debería ayudarnos a administrar nuestras responsabilidades organizacionales dentro de la plataforma. Para lograr este objetivo, un administrador del sistema o los propios usuarios (siempre que tengan permisos) deberán personalizar el tablero para reflejar así, su uso de SugarCRM.
Por tanto, en este artículo vamos a realizar un repaso de varios paneles de forma que se explique a nivel general:
- el proceso de canalización de ventas
- los esfuerzos de marketing
- las interacciones de soporte al cliente
- los procesos de renovación de contratos
Nuestra recomendación es contar con varios paneles. Partimos de un panel de información general y lo combinamos con varios paneles departamentales más concretos.
Al personalizar nuestro panel, los componentes más versátiles de este son el panel “Vista de lista” y el panel “Gráfico de informes guardados”. Con el primero, podemos crear fácilmente una lista de nuestros clientes potenciales más recientes o de sus tickets de servicio de mayor prioridad. Con el dashlet “Gráfico de informes guardados”, por su parte, se puede utilizar el gráfico de cualquier informe estándar o personalizado de forma que se cree una representación visual de los datos.
Panel de ventas
En este panel, observamos una selección de información clave administrada en SugarCRM. Explicamos cada uno de derecha a izquierda:
- Canal de ventas del trimestre actual
Este dashlet nos recuerda que debemos mantener la cartera actualizada y asegurarnos de impulsar todas las oportunidades.
- Oportunidades por mes
Esta opción es realmente interesante ya que nos permite comparar rápidamente el valor de las oportunidades que hayamos ganado cada mes. Además, nos ofrece un valor proyectado para el mes actual.
- Oportunidades por representantes y etapa de ventas
Este panel lo podemos utilizar para monitorear el volumen de oportunidades calificadas mensuales que han ingresado en nuestro proceso de ventas. Estas aparecerán desglosadas por cada representante de ventas de nuestro equipo y la etapa en la que se encuentra la oportunidad.
- Oportunidades cerradas por representante
Gracias a este dashlet vigilaremos más de cerca el desempeño de cada representante de ventas. Esto, además, impulsa una competencia saludable dentro de nuestro equipo.
- Actividad de llamadas semanales por representante
Con este panel podremos contabilizar el tiempo que cada representante de ventas invierte a las llamadas de forma semanal.
- Citas semanales por representantes
No únicamente las llamadas con oportunidades listas para vender pueden impulsar las ventas, sino también las citas cara a cara. Por tanto, es interesante vigilar de cerca las citas semanales de cada representante de forma que podamos comparar.
Panel de canalización
- Valor total de la canalización (I)
Aquí observamos un gráfico de áreas apiladas de canalización tradicional para el trimestre actual con oportunidades abiertas segmentadas por representante de ventas. Así pues, podemos personalizar nuestro canal de ventas para reflejar nuestro desempeño de ventas como miembros del equipo.
- Canalización de licencias del mes actual
Poder visualizar desglosado el valor en euros de la canalización mensual generada por cada usuario a causa de las licencias vendidas, es realmente útil. Asimismo, nos ofrece una representación visual de los ingresos mensuales generales por licencia frente a los ingresos generales de cada usuario.
- Valor total de la canalización (II)
En tercer lugar, encontramos un gráfico de barras horizontales que nos muestra el valor total de nuestra cartera, desglosado por usuarios y por ingresos generados por el servicio. Este, aunque se trata de una modificación del primer dashlet, es realmente útil para ver cuánto de nuestros ingresos totales se generan por los servicios.
Por su parte, se pueden configurar objetivos de canalización para uno o más usuarios, por lo que obtendremos una mejor descripción general de nuestro desempeño.
- Ventas trimestrales cerradas
En este caso, encontramos desglosado por usuario el panel de ventas trimestrales cerradas. Este nos aporta una descripción precisa de las oportunidades ganadas y del valor de cada una de ellas.
- Canalización de servicios del mes actual
Algunos de los ingresos que generamos vienen dados por servicios. Este panel nos permite visualizar el rendimiento general de los ingresos por servicios frente a los ingresos generales mensuales de cada usuario.
- Valor de canalización semanal
De la misma forma que el panel “Valor total de canalización”, este lo utilizamos para mantener un control sobre los ingresos semanales, que aparecen desglosados por representantes de ventas.
Así pues, debajo de los gráficos encontramos vistas detalladas de la lista de oportunidades en varias etapas de ventas para tener así una fácil referencia. Asimismo, las ideas para expandir este panel serían incluir paneles que muestren los rangos de edad de las oportunidades en días, un gráfico circular que muestre las razones de las pérdidas, desgloses detallados de oportunidades por línea de productos y mucho más.
Panel de atención al cliente
El panel de atención al cliente ofrece una visión más detallada de toda la actividad referentes al servicio de atención al cliente.
- Casos nuevos por mes
Este panel es una repetición del principal, que muestra el volumen de casos nuevos creados por mes.
- Casos abiertos por usuario y estado
Este dashlet nos muestra el número de casos abiertos por usuario asignado y agrupados por el estado del caso. Entre estos estados encontramos: Nuevo, En funcionamiento, En espera de la entrada del cliente, etc.
- Casos por producto
Este gráfico circular nos muestra la distribución de los casos abiertos por el tipo de producto en el que están relacionados.
- Casos cerrados
Este panel nos muestra el número de casos cerrados por la mesa de soporte en el día a día durante los últimos 30 días.
- Casos abiertos por prioridad
Con este dashlet podemos observar los casos abiertos por usuario, agrupados por prioridad. Esto principalmente se utiliza para detectar si un usuario está manejando casos de alta prioridad.
- Casos por área problemática
Gracias a este panel podemos ver la distribución de los casos de soporte recibidos en los últimos 90 días por área problemática.
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