La gestión de nóminas es algo esencial para cualquier empresa. Al principio puede parecer un proceso sencillo pero su complejidad es mucho mayor de lo que parece. Por tanto, debemos llevar a cabo esta actividad de la forma más rigurosa y detallada posible. Esto supone que el personal encargado de su gestión destine demasiado tiempo y esfuerzo.
Es por esto que, en la actualidad, la gestión de este tipo de documentos se puede realizar con total seguridad a través de soportes electrónicos y software de gestión laboral y nóminas. Gracias al escaneo de archivos y la transformación digital de estos, somos más eficientes en la gestión documental. Es más, el uso de este tipo de herramientas puede lograr que ahorremos hasta 450 horas al año del tiempo que dedicamos a gestionar nóminas.
Así, esta nueva generación de la nómina electrónica nos motiva hacia un nuevo contexto de oficina sin papel que, además, busca la implantación de sistemas de gestión cada vez más eficientes. De esta forma evitamos, sobre todo, los errores humanos que se pueden cometer al gestionar de forma manual estos documentos.
Pero, antes de gestionar las nóminas te preguntarás cómo puedes realizar una. A continuación, te lo explicamos.
Aprende a realizar una nómina
Antes comentábamos que la gestión de nóminas no es un proceso fácil. Bien pues, la realización de una nómina desde cero tampoco lo es. Esto es, sobre todo, debido a los cambios continuos en las legislaciones que afectan a su realización. Por esto, es clave que nos apoyemos en un software que nos permita recoger los cambios y novedades en las leyes de forma automática.
Así pues, para comenzar con la realización de la nómina debemos obtener toda la información de la empresa:
- su nombre
- NIF
- domicilio social
- y código de cotización.
Por su parte, deberemos recoger también la información de cada empleado:
- su nombre
- DNI
- número de Seguridad social
- grupo profesional
- y grupo de cotización.
A continuación, tras el encabezado deberemos poner siempre esta información:
- Percepciones no salariales que deben reflejarse.
- Indemnizaciones por gastos relacionados con el trabajo, seguridad social, y aquellas que tengan como origen un traslado, despido o suspensión del puesto.
Tras esto, y una vez enumerados los devengos (salario base, horas extra, pagas extra…) deberemos incluir también las deducciones. Los datos que deben constar son:
- Anticipos
- IRPF
- Aportación detallada de la empresa a la Seguridad Social.
- Especificación de las cifras correspondientes a la organización y al trabajador.
- Cantidades destinadas a formación, desempleo, a las contingencias comunes…
Finalmente, no podemos olvidarnos de definir el valor de productos que se hayan recibido en especie antes de finalizar la determinación de las bases de cotización.
Pero, ¿para qué necesito un software de gestión de nóminas?
Como hemos comentado al principio, si queremos lograr una gestión óptima de todos los procesos que tengan que ver con las nóminas, un software para su gestión es indispensable.
Los departamentos Financiero y de RRHH necesitan cada vez más soluciones tecnológicas que permitan optimizar la velocidad y eficacia en la gestión de nóminas, así como soluciones de capital humanos para poner conectar y colaborar con los empleados. De esta forma, podrán compartir información y apoyar a la dirección en la toma de decisiones.
Ventajas de un software de gestión de nóminas
Los software para gestión de nóminas, como Sage 200 Laboral, pueden ser utilizados en una versión on-premise (local) o en su versión on cloud. Además, son herramientas diseñadas para que los procesos de gestión de nóminas puedan llevarse a cabo de la forma más simple, segura y detallada posible.
Así, entre las ventajas que ofrece una solución de este tipo, encontramos:
Automatiza los procesos
Olvídate de llevar a cabo las nóminas con Excel y las complicaciones que ello conlleva. Gracias a Sage 200 Laboral puedes automatizar tus procesos para así centrarte en las tareas estratégicas y, por consecuencia, ahorrar tiempos.
Este tipo de software te ayuda en procesos como la edición de nóminas, el envío de recibos de pagos, el recuento de las vacaciones pagadas, etc.
Economía y escalabilidad
En función de la versión de la solución que escojamos y de los módulos que seleccionemos, las ofertas variarán. Esto, unido a la escabilidad, hace posible que la solución se adapte a nuestras necesidades en todo momento y que paguemos únicamente por las funcionalidades que nuestra empresa requiera.
Reduce los errores
Con una solución de gestión de nóminas se reduce el riesgo de cometer errores que habitualmente suceden en la entrada manual de datos. Gracias a la automatización de esta actividad puedes dedicar menos tiempo a la corrección de errores y hacerlo más en las tareas importantes.
Analiza la productividad
Gracias a su tecnología analítica podrás exportar informes personalizados y reportes con los datos de cada uno de los trabajadores. De esta forma puedes llevar un óptimo seguimiento de la productividad de tu organización.
Reduce tiempos
Con Sage 200 Laboral reduces el tiempo que dedicas a la ejecución y el tiempo que dedican los empleados a la consulta. Esto es gracias a que las nóminas se envían por correo electrónico a cada empleado y, de esta forma, tiene un acceso más rápido y directo al documento en todo momento.
Reduce el espacio ocupado y es más accesible
Al tratarse de un documento electrónico no debes almacenarlo de forma física. Por tanto, no hay que destinar ningún espacio físico a su almacenaje.
Por otra parte, además de no ocupar espacio está disponible a su acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento. Como se trata de un fichero digital puedes acceder a él desde cualquier dispositivo electrónico.
Ahorra costes
Al evitar el uso de papel ahorramos una gran parte del consumo de material. Esto, supone un ahorro de costes, tiempo y además es respetuoso con el medio ambiente. Además, al agilizarse los procesos, obtenemos una mayor productividad y, por tanto, un mayor ahorro de costes.
Está conectado con el Sistema RED
El sistema RED es el medio en el que las empresas y la Tesorería General de la Seguridad social interactúan para intercambiar información y documentos telemáticamente. De esta manera, se asegura una seguridad legislativa en las operaciones que llevemos a cabo y, además, hace más sencillo el envío de los modelos.
En definitiva, contar con una solución de gestión de nóminas es esencial y realmente útil para cualquier negocio. No importa su tamaño y actividad, cualquiera logrará optimizar sus tareas, ahorrar costes y tiempo e incrementar la productividad empresarial. ¿Te has decidido a dar el paso? ¡Rellena el formulario y te ayudaremos en todo lo que necesites!
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