Llevar un control del stock y, evidentemente, hacerlo eficientemente, es clave a la hora de administrar un negocio. No importa que sea una tienda física o un e-commerce. Por tanto, es realmente importante garantizar una disponibilidad de stock razonable para atender a las necesidades comerciales o de producción de nuestro negocio.

Por tanto, cuando no podemos hacer frente a la demanda de un artículo concreto debido a falta de existencias en el almacén, decimos que se ha producido una rotura de stock. En este caso, podemos distinguir entre dos situaciones muy distintas:

Por un lado, aquellas roturas producidas como consecuencia de una situación puntual que no se había planteado como un riesgo previsible por nuestro negocio. Por otro lado, las roturas de stock causadas por una gestión deficiente de la empresa.  

Así pues, si buscamos lograr una gestión eficiente del stock, debemos aplicar una tecnología inteligente que permita al departamento contable realizar las previsiones de demanda. De esta forma, reduciremos los costes de inventario mientras aumentamos la rentabilidad y mejoramos nuestras relaciones con los clientes.

Por ello, en este artículo queremos explicarte las causas de las roturas de stock y qué podemos hacer para evitar llegar a estas roturas.

¿Qué provoca las roturas de stock?

Es importante detectar las causas ya que de esta forma podremos diseñar las estrategias adecuadas que nos garanticen contar siempre con el lote óptimo, el punto de pedido y el stock de seguridad. Así, si bien es cierto que no existen motivos específicos y universales, podemos destacar los más frecuentes en la mayoría de las empresas:

  1. No se ha planificado correctamente las previsiones de ventas.
  2. Se han generado fluctuaciones de demanda debido al actual mercado en constante cambio.
  3. No se cuenta con una regularidad en las ventas, por lo que estas están condicionadas por la competencia y el entorno empresarial.
  4. No se ha acordado un tiempo de suministro, tanto de productos como de materiales, con el proveedor por lo que el stock de seguridad se ve afectado por los retrasos.
  5. No se han previsto los posibles riesgos ante los que deberíamos estar protegidos.
  6. Se ha descuidado el punto de pedido, es decir, no se ha contactado con los proveedores a tiempo para reponer el stock necesario.

Así, ya tenemos claro cuáles pueden ser las causas de una rotura en stock. Ahora, entonces, nos interesa saber qué podemos hacer para disminuirlas.

Cómo reducir las roturas de stock

Lleva a cabo análisis predictivos y prescriptivos

Si combinamos los registros históricos y la información actualizada podremos ajustar lo máximo posible la planificación del inventario. Gracias a estos datos podemos llevar a cabo un pronóstico de los cambios que puedan afectar a la demanda de nuestros clientes y los niveles de inventario óptimos.

Prevé adecuadamente la demanda

En un mercado en constante movimiento como en el que operamos, debemos limitar la incertidumbre en cuanto a los pronósticos de demanda para así ajustar lo máximo posible el aprovisionamiento.

Así pues, si queremos lograr un pronóstico sólido se debe tener claro que hay que tener en cuenta un margen de error, así como identificar el ciclo de vida en el que están nuestros productos o servicios.

Adopta un sistema de inventario permanente

Ocasionalmente, se da una rotura de stock debido a que no somos capaces de localizar los productos dentro de nuestro almacén, incluso sestando disponibles en el inventario. Sin embargo, esto tiene fácil solución.

Si implantamos un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) podremos operar con un sistema de inventario permanente. Este software nos garantiza un acceso a los datos del stock en tiempo real de forma que podemos controlar qué hay y dónde está.

Controla los KPI en cuanto a la gestión de stock y actúa en base a los datos

Llevar a cabo un control de los indicadores clave en cuanto a gestión de inventario es clave para que no se den ineficiencias que originen roturas de stock. En este sentido, te sugerimos tres estrategias:

  1. Ten un control del punto de pedido: nos referimos al momento en el que se emite un pedido de reposición al proveedor. Este punto debe ser revisado continuamente pues determina la cantidad de existencias mínimas que debemos mantener para evitar una rotura de stock.
  2. Marca las cantidades que necesitas adquirir según indicadores como: rotación de mercancías, índice de cobertura, y ocupación del espacio de almacenaje.
  3. Cuenta con suficiente stock de seguridad. Así podremos atenuar las desviaciones que puedan producir la demanda o los proveedores.

Y quizá pienses, ¿eso es todo? La respuesta es no. Implantar una solución ERP 360 como es Sage 200 es clave para lograr optimizar todo el proceso y conseguir llevar un mayor control en cada paso.

¿Cómo me ayuda Sage 200 a reducir las roturas de stock?

Un ERP 360 como Sage 200 es el mejor aliado en el departamento contable y financiero, en cuanto a la administración del inventario, la automatización de ventas, la visibilidad del recorrido del producto, su rotación… En definitiva, Sage 200 te ayuda de la siguiente manera:

  1. Lleva una gestión inteligente de todas las tareas que tengan que ver con el stock. Te ayuda, así, a optimizar el espacio y los procesos que intervienen en el almacén. Además, facilita dar salida a los pedidos.
  2. Gestiona completamente el ciclo de compras y ventas. En consecuencia, se agilizan las respuestas de envío y entrega de la mercancía y, por tanto, la facturación.
  3. Ofrece información actualizada a cerca de las existencias en tiempo real. Esto favorece la toma de decisiones en cuánto a la gestión de stocks y la adquisición de unas existencias acordes con la previsión de la demanda.
  4. Permite llevar un picking de pedidos organizado y automatizado. Así, se agiliza la preparación de las expediciones.
  5. Finalmente, identifica de forma clara los paquetes y la expedición y define detalladamente las rutas de reparto.

En definitiva, con un ERP 360 como Sage 200 controlas la logística de tus almacenes, pero, además, potencias todos los puntos estratégicos de tu empresa. ¿Todavía no cuentas con un ERP que revolucione la gestión del stock de tu negocio?

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