Volvemos un mes más para ponernos al día en cuanto a las últimas actualizaciones que han lanzado desde Google Workspace (antes Office 365) durante este mes de marzo.

Este mes han lanzado una gran variedad de novedades y, a continuación, te explicamos brevemente algunas de ellas.

Actualizaciones de marzo

  1. Localización más sencilla de archivos audiovisuales de Drive utilizados en Presentaciones

Ahora podrás encontrar más fácilmente los archivos originales de audio y vídeo almacenados en Google Drive que se encuentren incorporados en Presentaciones. Para ello, simplemente deberás hacer clic en el nuevo botón con el vínculo a Drive que observarás en los archivos añadidos.

Esto es útil para lograr verificar el acceso al archivo antes de compartir la presentación con otras personas.

  1. Recordatorio de la finalización de compatibilidad de IE 11 con Google Workspace el 15 marzo

  2. Reserva salas de reuniones de reemplazo para eventos desde Calendar

Antes, cuando una reunión de Calendario era rechazada por una sala, los usuarios no solían darse cuenta hasta el último momento. Esto provocaba que tanto usuarios como invitados se quedaran sin sala de reuniones.

Ahora, ahorrarás tiempo y esfuerzo ya que Calendario buscará y reservará de forma automática una sala de reuniones que reemplace a la otra. Asimismo, intentará que sea de un tamaño similar, que se encuentre en la misma localización y que cuente con el mismo equipo.

  1. Google Chat, Calendario y Jamboard ahora en Google Workspace Essentials

  2. Accede a los servicios principales de Google Workspaces desde el Asistente de Google

Gracias a esta actualización, podrás llevar a cabo tus tareas con mayor fluidez y utilizando únicamente la voz, ya sea preguntando qué evento hay en el Calendario o unirse a reuniones y enviar correos electrónicos al mismo tiempo.

El Asistente de Google cuenta con comando de voz para realizar ciertas funciones en Gmail y Calendario. Gracias a ello podrás:

  • Averiguar cuándo será tu próxima reunión.
  • Crear, cancelar o reprogramar un evento.
  • Enviar una nota a los asistentes del evento por correo electrónico.
  • Llamar para entrar a reuniones.
  • Enviar correos electrónicos.
  1. Expansión de cobertura de las regiones de datos para los índices de usuarios de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Las regiones de datos te permiten seleccionar una ubicación para tus datos en reposo con cobertura con el objetivo de ayudarte a satisfacer las necesidades de tu negocio y de cumplimiento.

Así pues, han expandido la cobertura de la región de datos de Estados Unidos para los índices de usuario de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

  1. Nuevos Assured Controls para cumplir los objetivos de control de información

Este complemento ayuda a los usuarios de Google Workspace Enterprise Plus a llevar un control del acceso de los proveedores de servicios en la nube, así como a alcanzar sus objetivos de control de información.

En primer lugar, se lanzará la Administración de Accesos, lo que permitirá limitar geográficamente las acciones de asistencia del personal de Google a personas de EE.UU. Por su parte, una vez se haya lanzado, la Administración se verá limitada a los accesos que estén cubiertos por la Transparencia de acceso y sólo estará disponible en Estados Unidos.

  1. Únete fácilmente a llamadas de Google Meet desde sistemas de videoconferencias de terceros

Ahora, si cuentas con un hardware de videoconferencias de terceros con servicio de calendario de terceros, podrás permitir a los usuarios unirse a una videollamada de Meet con un solo clic.

Además, podrás realizar una configuración que agregue códigos de reunión de SIP automáticamente a los nuevos eventos de Calendario.

  1. Mejoras en los controles de administración para IMAP de Gmail

Con estas mejoras podrás habilitar IMAP y POP de Gmail independientemente y permitir el acceso mediante IMAP por la aplicación en la Consola del adminstrador.

Además, han lanzado una opción para especificar una lista de ID de OAuth, que son los clientes IMAP apriobados que tus usuarios tienen permitido usar.

  1. Nueva interfaz de Google Vault

  2. Añade archivos de cuentas suspendidas a unidades compartidas

  3. Nuevas formas de acceso para confirmar la asistencia a un evento

Con el objetivo de evitar que los usuarios que no estén autorizados respondan en tu nombre las invitaciones a eventos de Calendario, ahora deberás acceder a tu cuenta para usar los hipervínculos de Confirmar asistencia que se incluyen en el correo electrónico de invitación.

  1. Nueva suscripción de marcado internacional en Google Meet

Han presentado una nueva suscripción de Marcado internacional que permite a los usuarios llamar a participante de más de 100 países directamente desde Google Meet. Además, la cantidad de países desde donde pueden llamar para entrar a un reunión aumenta en más de 80. Por último, hace más sencillo para los administradores la supervisión y auditoría del uso de llamadas gracias al registro de auditoría de Google Voice.

  1. Establece sesiones separadas de Meet antes de las reuniones en Calendario

Con esta actualización puedes definir sesiones separadas de Meet con anticipación en el Calendario. Gracias a esto, los profesores y facilitadores de reuniones podrán preparar el aprendizaje diferenciado, ser considerados con la dinámica grupal y evitar perder tiempo configurando las sesiones de una forma más sencilla.

  1. Actualizaciones en las grabaciones de Google Meet para Google Workspace for Education Plus

Se ha agregado una nueva configuración para los administradores de Google Workspace for Education Plus. Esta habilita funciones de grabación de Google Meet para usuarios que cuenten con licencias de alumno.

Cuando la configuración está activa, los alumnos pueden grabar también las reuniones.

  1. Recordatorio para actualizar la aplicación Google Chat para dispositivos de escritorio antes del 30 de marzo

  2. Historial de versiones ya disponible para Jamboard en web

  3. Más feeds de vídeo en Google Meet

  4. Mejoras en la barra de herramientas de presentador en Presentaciones

Se ha actualizado la barra de herramienta de presentador en Presentaciones de forma que se faciliten los controles que necesites en cualquier momento. Así se mejora la experiencia para que sea menos invasiva para presentadores y público.

Entre estas opciones podemos selecciona la diapositiva anterior o siguiente, seleccionar cualquier diapositiva, establecer preferencias en subtítulos…

  1. Novedades en las sugerencias de Google Chat

Ahora Google Chat te sugerirá chats 1:1 según las reuniones que tengas en el Calendario. Te aparecerá el acceso directo de la conversación 10 minutos antes y después de la reunión en la sección Chat de Gmail. Este tipo de chats aparecerá siempre en la parte superior de la sección.

Así, pretenden que sea más sencillo compartir información y archivos antes del inicio de la reunión, avisar de que se va a llegar tarde o hacer una evaluación rápida una vez finalizada.

  1. Nuevas reglas DLP para proteger los datos sensibles

Con el objetivo de ayudarnos a implementar controles de seguridad de forma más sencilla, ofrecerán reglas recomendadas de Prevención de pérdida de datos (DLP) personalizadas para nuestro negocio. Estas recomendaciones se basan en los resultados del informe con recomendaciones para la protección de datos y las reglas que hayas implementado, y aparecerán en la Consola de administración.

  1. Cambios en el seguimiento de notificaciones importantes en Drive para móviles

Ahora la forma de visualizar y administrar las notificaciones en Google Drive para móviles ha cambiado con Android. Con la nueva actualización podrás ver tus tareas más importantes desde Drive, así como ver todas las notificaciones desde un solo lugar.

Asimismo, podrás elegir filtros que controlen el tipo de notificaciones que recibes, borrar y descartar notificaciones no deseadas, compartir archivos directamente desde las notificaciones…

  1. Posibilidad de posponer las notificaciones de escritorio de Calendario

  2. Eventos de auditoría centralizados en un solo lugar de la Consola de administración

  3. Automatización de las incorporaciones de cuentas no administradas con la API de invitación de usuario (beta)

Se ha agregado una API de invitación de usuario a la de Cloud Identity. Esto te permitirá identificar y administrar las cuentas que no estén administradas.

Estas cuentas son las Cuentas de Google personales que comparten la dirección de correo de tu empresa. Esta API te permitirá administrar las cuentas a gran escala y automatizar el envío de invitaciones los usuarios para que pasen a ser cuentas administradas.

  1. Compatibilidad con más idiomas para subtitulado instantáneo en Android y iOs

  2. Entérate de si alguien se ha suscrito a notificaciones de tu Calendario mediante correo electrónico

Al compartir un calendario con otras personas, estas pueden suscribirse a los cambios que hagas en el calendario. Con el objetivo de ofrecer mayor transparencia, se te avisará mediante un correo electrónico de quién se ha suscrito para recibir notificaciones proactivas sobre futuros eventos u otros cambios.

  1. Disponibilidad general de entornos de ejecución alternativos para el desarrollo de complementos de Google Workspace

Gracias a esta actualización, mediante entornos de ejecución alternativos, los desarrolladores podrán escribir complementos en cualquier lenguaje e infraestructura para luego publicarlos en Google Workspace Marketplace.

  1. Nueva y mejorada IU (interfaz de usuario) en la versión web de Google Chat

  2. Más opciones de frecuencia de notificaciones en Google Chat y Chat en Gmail

Se han agregado opciones de notificaciones que afectan a las notificaciones push tanto en ordenadores como dispositivos móviles, así como a las credenciales de Chat y Gmail. Ahora disponemos de 3 opciones:

  • Notificar siempre: notificará cada mensaje.
  • Notificar menos: notificará por menciones directas, menciones @todos y aquellas conversaciones que decidas seguir.
  • Notificaciones desactivadas: no notificará nada.
  1. Google Workspace Frontline ya disponible

Como podéis ver han lanzado una gran variedad de actualizaciones de todo tipo. ¿Cuál es la que más te ha llamado la atención?