¿Tu empresa necesita llevar a cabo cambios para estar al día y lograr avanzar más allá con la implementación de un ERP potente y actualizado? Anteriormente, en la primera parte de este artículo, te explicamos la importancia de realizar una óptima gestión del cambio cuando implementamos o migramos de ERP.

Ahora, con este artículo, queremos explicarte algunos consejos o estrategias que te permitirán llevar una gestión de cambios eficiente durante la implementación del ERP que hayas escogido.

Estrategias para una gestión de cambios óptima y eficiente

1. Considera el proyecto integralmente y en su totalidad

Las nuevas tecnologías se diseñan, actualmente, para ser más inclusivas. Anteriormente, los sistemas estaban creados para gestionar una única tarea. Ahora, las soluciones más modernas, como Sage 200 Advanced, permiten integrar muchos, si no todos, los procesos comerciales. Al escoger el software ERP hemos considerado no solo las necesidades actuales sino también nuestros objetivos a largo plazo para nuestro negocio. Y, si no lo hemos hecho, deberíamos.

Este enfoque es excelente cuando tratamos de administrar la implementación de nuestro ERP. Debido a que todas las áreas del negocio se verán afectadas por la nueva herramienta, debemos considerar este cambio como una oportunidad y ayudar a nuestros equipos a aprovechar el potencial que ofrece.

2. Ten siempre un plan

Planificar las cosas con antelación nos encamina al éxito, si. Sin embargo, debemos estar preparados también para adaptar el plan a medida que van surgiendo problemas. Por tanto, debemos contar con un plan y una filosofía que maneje cada aspecto del cambio.

Por ejemplo, si el nuevo ERP nos va a aportar eficiencias de recursos, debemos contar con una estrategia de recursos humanos para tratar con los empleados que tienen miedo de perder su empleo. Es fundamental informar en todo momento a los integrantes y mantener una comunicación directa y transparente con ellos. Ten un plan específico para ello.

3. Identifica la cultura y las fortalezas de tu empresa

La cultura de nuestra empresa se compone por cómo piensa nuestro equipo, cuáles son nuestras creencias y cuáles son nuestros valores. Además, abarca cómo la gerencia gestiona a sus empleados y clientes, y cómo valora la calidad, la eficiencia o las ganancias. En definitiva, la cultura se basa en nuestros valores y es única.

Por ello, no existen dos proyectos de implementación idénticos. Es importante recordar qué hace que nuestro negocio sea lo que es y considerarlos en nuestra estrategia de implementación. Este enfoque también será válido cuando se consideran las fortalezas de los equipos y cómo aprovecharlas de la mejor manera.

4. Haz uso del poder de los influencers internos del negocio

Hay miembros del equipo en todas las organizaciones a quienes otros empleados consideran líderes. Estos integrantes son influyentes, suelen ser de confianza, respetados e, incluso en ocasiones, imitados.

El ejemplo de estas personas puede motivar e inculcar orgullo y productividad en sus compañeros de trabajo. Por ello, debemos asegurarnos de involucrar a estos empleados siempre que sea posible para que ayuden a avanzar en su proyecto.

5. Lleva una comunicación previsora y frecuente

Efectivamente, un análisis comercial minucioso y una ejecución técnica son vitales. Sin embargo, gran cantidad del valor proviene de la comunicación con las partes involucradas. Durante la implementación de un ERP, cada participante debe tener claro su rol en el proyecto, y las expectativas deberán estar documentadas y ser coherentes.

Por tanto, una comunicación clara y coherente será esencial desde el principio para crear y mantener la coherencia en el desarrollo del proyecto. Nosotros te recomendamos que empieces con una sesión en la que respondas a todas las preguntas de los participantes y expliques el alcance del proyecto y las implicaciones de cada departamento.

6. Escoge el equipo correcto para el proyecto

El equipo ideal para la gestión del cambio es aquel con múltiples entidades completamente comprometidas que, además, comprenden el proyecto y los objetivos en su totalidad. Asimismo, debe estar compuesto por personas preparadas para defender, apoyar y liderar con el ejemplo.

¿Quiénes deberían formar parte del equipo de gestión? Nosotros te sugerimos los siguientes:

  • CEO y responsables ejecutivos
  • Gerencia intermedia
  • Supervisores de primera línea y miembros del equipo
  • Expertos en cultura y/o cambio

Así pues, los participantes deberán demostrar interés en resolver los problemas comerciales de raíz y estar dispuestos a escuchar a los usuarios de primera línea.

7. Forma a quién lo necesite

La formación es algo fundamental de cualquier migración o implementación digital. Incluso si ya cuentas con un protocolo de entrenamiento, nosotros te sugerimos lo siguiente:

  • Mezcla las cosas y mantén a los “alumnos” con interés variando el contenido que ofreces: puede ser vídeo, infografías, seminarios web…
  • Ofrece aprendizaje práctico en lugar de una simple observación pasiva.
  • Concéntrate en lo esencial, no intentes abarcar demasiada información.

8. Escoge al partner perfecto

Por último, escoger bien al partner es uno de los factores más importantes. Será quién te acompañe durante todo el camino y facilitará el proceso hacia la digitalización. Por ello, una buena elección se traducirá en un ahorro de tiempo y costes, y un apoyo en el proceso de aprendizaje de la nueva solución.

En Opentix contamos con una gran variedad de profesionales capacitados para estudiar el caso concreto de tu negocio y ofrecerte la solución que más se adapte a las necesidades de tu negocio.

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