En la implementación de un ERP no es extraño encontrar ejemplos de tragedias y errores cometidos. Por su parte, también podemos encontrar estadísticas aterradoras sobre la tasa de fallos en los ERP. En definitiva, nos sobran miedos para no atrevernos a cambiar a un nuevo y mejor software ERP.

Lo bueno es que la implementación de un ERP no tiene por qué ser algo trágico. Es más, si analizamos las implementaciones exitosas de ERP encontraremos un factor en común: lo han hecho basándose en una estrategia sólida.

En anteriores ocasiones ya te hemos hablado de la importancia de llevar una buena gestión del cambio en la implementación de un ERP y te hemos explicado qué estrategias puedes utilizar para lograrlo. Ahora, queremos mostrarte los pasos para que desarrolles una estrategia de ERP sólida.

Cómo desarrollar una estrategia de ERP sólida

La implementación de una solución ERP es una tarea de gran importancia. Debemos comprender que no es un proceso sencillo y que requiere de mucho tiempo y esfuerzo para crear una estrategia que esté bien pensada. Pero al final obtendremos la recompensa que más esperamos: nuestra propia historia de éxito acompañada de beneficios tangibles para la organización y los empleados.

Antes de comenzar con los pasos a seguir para desarrollar tu estrategia, veamos algunas estadísticas positivas y qué beneficios nos aporta una solución ERP moderna.

El Grupo Aberdeen, agencia de marketing e investigación de mercados, ha extraído las siguientes conclusiones acerca del ERP:

  1. Reduce los costes de operaciones en un 23%
  2. Disminuye los costes administrativos en un 22%
  3. Aumenta las entregas a tiempo en un 24%

Por su parte, la consultoría Panorama Consulting destaca como principales beneficios de un ERP lo siguiente:

  1. El tiempo de proceso reducido
  2. La mayor colaboración en el trabajo
  3. Los datos empresariales centralizados

Pasos para desarrollar tu estrategia de ERP

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Paso 1: Visión e investigación

Reúne un equipo de investigación

Aquí es donde comienza el proceso para ver qué tiene sentido para un sistema ERP. Primero, reúne un equipo de investigación. Debe estar formado por las partes interesadas sénior, líderes técnicos y alguien de cada departamento. Si vas a utilizar uno o más consultores, inclúyelos también.

Define tu visión

El equipo de investigación debe comenzar a visualizar dónde les gustaría que esté el negocio en el futuro en un plazo de 5 a 10 años. Deben pensar en grande y centrarse en el éxito, teniendo en cuenta los objetivos de la empresa y cómo se pueden alcanzar.

El equipo debe analizar detenidamente el estado actual de la empresa y lo que se necesitará para lograr la visión. Comprender dónde se encuentra actualmente la organización y dónde nos gustaría que estuviera, ayudará a descubrir cómo un sistema ERP puede llevar el negocio allí.

Recopilación de información/identificación de puntos débiles

El equipo de investigación deberá observar los sistemas y procesos actuales de la organización para comprender qué problemas existen y qué puntos débiles deben resolverse. Puede haber una falta de control de calidad, dificultades con el seguimiento de los costes de producción, demasiado inventario disponible, o todo esto y más. Es importante recoger cada problema identificado y enumerarlos en orden de prioridad.

El equipo de investigación también debe determinar cómo sería una implementación exitosa, qué funcionalidades se necesitan y si el sistema ERP debe estar en local o en la nube.

Paso 2: Análisis

Define el caso de negocio

En este paso se toma la información de la fase de investigación para definir un caso de negocio. Este describirá los objetivos del proyecto y cómo el sistema ERP los va a resolver. Incluirá lo siguiente:

  1. Beneficios: ¿Qué ganancias va a lograr la empresa con el ERP?
  2. Riesgos: ¿Qué problemas podrían surgir al implementar la solución?
  3. Costes: ¿Qué costes a corto y largo plazo supondrá la implementación?

Paso 3: Planificación

Desarrolla un equipo para la gestión de proyectos

Es necesario contar con un equipo sólido que incluya personas de toda la empresa para llevar a cabo el proyecto. Algunos deben de ser técnicos, pero todos deberán ser empleados capacitados. Los integrantes serán las partes interesadas que se preocupan por encontrar la solución perfecta y resolver los puntos débiles que se han identificado. En definitiva, debemos utilizar al personal capaz de entender los problemas que el nuevo sistema puede resolver.

Y es que el proyecto del ERP no puede pasarse al departamento informático para que lo lleve a cabo. La herramienta es clave para todas las operaciones comerciales por lo que necesita una perspectiva más amplia de la que el personal de TI puede aportar. Esto no quiere decir que no puedan participar si no que el equipo debe formarse por distintos perfiles que ayuden a comprenden mejor la visión del proyecto.

Crea un plan de gestión de cambios

El equipo de gestión del proyecto deberá crear un plan de gestión de cambios. Este debe incluir los hitos y las tareas para alcanzar esos hitos. En este plan se debe explicar:

  • Cómo manejar la comunicación del proyecto
  • Documentar y actualizar los procedimientos operativos estándar
  • Realizar un seguimiento de la adopción y comodidad del usuario
  • Gestionar el cambio (ya que un sistema ERP puede cambiar procesos, aclarar funciones y reforzar la rendición de cuentas).

Este proyecto de ERP implica la modernización de los procesos y la tecnología que ejecutará estos procesos. El equipo debe comunicar al personal por qué los cambios son necesarios para ayudarlos tanto a ellos como a la empresa. Por su parte, la alta dirección deberá reforzar la importancia del proceso y los cambios de roles de los empleados.

Estos cambios afectarán, además, a la cultura de la empresa. Las viejas formas de hacer las cosas se ajustarán para dar cabida a nuevos procesos y tecnologías. Las personas son resistentes al cambio por lo que deberemos ayudar al personal a estar listo para adaptarse a los nuevos flujos de trabajo. Los empleados de la planta deberán estar preparados para manejar los datos y la salida una vez que se implemente la nueva solución ERP.

Prevé un presupuesto

Muchas implementaciones superan el presupuesto por lo que es importante analizar todos los costes involucrados. Es recomendable dejar un búfer para encargarse de cualquier cosa que no hayamos considerado. Al igual que un proyecto de construcción, pueden darse retrasos o costes inesperados.

Por tanto, es importante vigilar de cerca los costes para garantizar que se mantengan al día y se ajusten a nuestro caso de negocios.

Paso 4: Diseño

Define, documenta y mapea los procesos

Para este paso debemos utilizar todo lo aprendido en la fase de investigación y planificación. Mostraremos cómo van a funcionar los nuevos flujos de trabajo y los procesos para cada departamento y usuario final. Esto puede implicar el desarrollo de flujos de procesos y mapas de datos. Los flujos muestran un esquema visual de los nuevos procesos para ayudar a los usuarios a comprenderlos.

Deja que los usuarios finales, incluidos los que están en la planta de producción, aporten sus comentarios. Involucrar a los empleados les ayuda a sentirse valorados en el sistema en lugar de resistirse a él. Su aporte también es muy valioso ya que entienden los flujos de trabajo actuales y los problemas con ellos. De esta forma, pueden señalar problemas que no se habían considerado.

A medida que desarrollemos procesos, debemos asegurarnos de aprovechar el sistema ERP y el proveedor para aplicar las mejores prácticas durante la implementación. Las soluciones ERP están diseñadas para incorporar procedimientos que se han vuelto conocidos y aceptados como la mejor manera de hacer las cosas. El proveedor debería poder ayudarnos a comprender cómo estas mejores prácticas pueden ayudar a nuestro rendimiento.

Paso 5: Desarrollo del proyecto

Este paso solo es aplicable si necesitaremos alguna personalización. Las personalizaciones son cambios en la funcionalidad del software, necesitan programación y son diferentes a las configuraciones.

Las configuraciones son cambios que no necesitan codificación. Necesitaremos algunas configuraciones, como establecer roles de seguridad o hacer que los campos sean obligatorios. También es posible que necesitemos alguna personalización para adaptarla a una necesidad comercial particular. La personalización podría ser cambiar o mejorar funciones, agregar nuevas funciones o agregar un proceso.

Sin embargo, siempre que sea posible es recomendable evitar las personalizaciones. ¿Por qué?  Es debido a que requiere cambios en el código fuente del software ERP, es costosa y podría dificultar la actualización del sistema. Solo se recomienda si hay un proceso comercial claro que debe adaptarse.

Paso 6: Migración de los datos

Este proceso puede ser complejo y requiere mucho esfuerzo para que los datos se coloquen en el formato que necesita el proveedor de la solución y nuestro nuevo sistema ERP. Los datos deberán limpiarse antes de transferirse al nuevo software. Por ello, debemos definir métodos claros sobre cómo gestionar cualquier dato que esté incompleto o que falte.

Paso 7: Haz pruebas

Es necesario realizar pruebas antes de que el sistema entre en funcionamiento. Querremos asegurarnos de que no haya problemas como errores o problemas con los datos. Para ello, verificaremos con los usuarios que se sienten bien con el funcionamiento de sus procesos.

Paso 8: Formación

Con la formación los usuarios aprenden a usar el sistema para aprovechar sus funcionalidades. Esto es importante para lograr la eficiencia que ofrece el software y los flujos de trabajo.

Las personas tienen diferentes estilos de aprendizaje y niveles de habilidad. Es útil tener una variedad de enfoques para la formación. Algunas opciones son videos, documentación escrita, clases en vivo y apoyo entre parejas. En definitiva, buscamos que todos los empleados se sientan cómodos con el sistema y sepan cómo usarlo a su máxima capacidad.

Paso 9: Despliegue

La puesta en marcha del ERP puede ocurrir de una vez, en pasos o en conjunto con el software anterior. Lo mejor es un enfoque por etapas de modo que solo una parte de la solución esté en funcionamiento a la vez. De esa manera, podemos comprobar que esté operativo antes de pasar a otra área. Implica menos riesgo, pero lleva más tiempo.

También puede ser útil que el sistema anterior siga funcionando mientras se prueba el nuevo, pero solo por un período breve. Este método puede ayudar a evitar la pérdida de datos o el tiempo de inactividad. Por supuesto, esta opción implica mayores recursos por lo que será más costosa, pero puede valer la pena. El equipo del proyecto será quién deba tomar una decisión.

Paso 10: Soporte

Necesitaremos soporte y mantenimiento continuos después de la puesta en marcha del ERP. El soporte garantiza que el software permanezca operativo durante su vida útil. Además, nos ayudará a resolver cualquier fallo o si necesitamos ajustar algo más adelante. También nos mantiene actualizados con las últimas actualizaciones y mejoras.

En conclusión, si no contamos con una estrategia sólida nuestro negocio puede perder dinero, desperdiciar el tiempo de los empleados y molestar a los clientes. Además, podemos encontrar desafíos en el proceso y dañar nuestra reputación.

Una implementación exitosa de ERP optimiza las operaciones comerciales para una mejor ventaja competitiva. Nos ofrece una mayor automatización, una mayor comprensión del negocio y brindará una experiencia superior al cliente.

¿Y tú, todavía no sabes qué ERP es mejor para tu negocio? ¿Necesitas ayuda? Rellena el formulario y nuestros expertos te ayudarán en todo lo que necesites.