Si bien es cierto que no es necesario ser un profesional de la facturación para ser un buen emprendedor, sí que se deben de tener unos conocimientos básicos a cerca de esta. Las facturas pueden ser desde una fuente de información hasta una tortura. Quién no logre entenderlas estará en continuo riesgo de que se den fallos y conflictos.
Por ello, desde el inicio de la empresa y durante todo su desarrollo, es necesario llevar un control sobre los números que nos llevarán por el buen camino. Cumplir con las obligaciones de contabilidad y facturación del negocio es un proceso que, si se gestiona correctamente, se puede convertir en la herramienta perfecta de planificación de la hoja de ruta del crecimiento del negocio.
Así pues, en este artículo queremos que entiendas que la facturación es esencial para obtener una información fiable de tu negocio, tomar mejores decisiones estratégicas, reforzar la relación con los clientes y establecer planes de crecimiento óptimos.
1. Comprende la importancia y el impacto de la facturación en tu empresa
La improvisación es emocionante y tiene su encanto, sin embargo, los procesos contables de tu negocio no comparten estas sensaciones. En estos casos, un imprevisto tiene más probabilidades de llevarnos por un camino lleno de piedras que por el del éxito.
Por tanto, revisar la facturación y observar que no se trata únicamente de gastos e ingresos nos ayudará a evitar errores y comprender mejor hacia dónde evolucionar el negocio para alcanzar el crecimiento deseado.
Así pues, una buena facturación te ayuda de diversas maneras más:
- Permite analizar el crecimiento del negocio gracias al histórico de facturas y los presupuestos.
- Evita errores o erratas en las facturas y, por tanto, retrasos, impagos, etc.
- Disminuye el tiempo de pago gracias al mayor control que obtenemos.
- Podemos planificar los ingresos y gastos. Así, obtenemos un mayor margen de maniobra gracias al uso del flujo de caja.
- Hace previsiones para el pago de impuestos y gastos.
- Finalmente, permite saber la rentabilidad de cada proyecto. Esto es mediante el análisis de la evolución, coste y margen de cada proyecto para así establecer una prioridad.
2. Realiza un plan milimétrico y define las condiciones de pago y cobro
Las ventajas que comentábamos en el punto anterior permiten que no nos quedemos “tirados en la cuneta” durante el viaje de nuestra empresa. Sin embargo, estas serán posibles únicamente si contamos con un proceso de facturación completo y controlado. Por tanto, es esencial definir las condiciones que suponen una mayor ventaja para tu empresa de cara a cliente y proveedores.
Así pues, al inicio de cada proyecto es realmente importante hacerse con los datos de contacto de la persona responsable de las finanzas del cliente y del sistema de facturación. De esta forma, evitaremos que las facturas se pierdan provocando retrasos o impagos.
Del mismo modo, deberemos transmitir a los proveedores el contacto del responsable financiero de nuestro negocio para dirigir hacia él la conversación financiera. Por su parte, siempre que el cliente nos lo posibilite, es interesante que establezcamos unas condiciones para un correcto proceso de facturación. Algunas son:
- Pagos de hasta 60 días
- Definir los días de recepción y emisión de facturas, cobros y pagos
- Solicitud de anticipos
- Opciones de métodos de pago
3. Establece qué información debes recoger con las facturas
El siguiente paso para establecer el proceso de facturación es confirmar que se hayan incluido todos los elementos necesarios para el control de su estado y el análisis de cada factura. En cuanto a estos elementos, podemos encontrar básicos y elementos de análisis y control.
Elementos básicos
- Los datos completos de cliente. Te recomendamos que los pidas con antelación para evitar cualquier retraso.
- Los datos completos de tu empresa. Es interesante incluir un diseño diferencial para llamar la atención sobre las facturas.
- El importe que facturar. Recuerda desglosar correctamente los impuestos y las retenciones.
- El detalle de los servicios
- La fecha límite para pagar, así como la forma de pago.
Elementos de análisis y control
- Código de seguimiento. Te ayuda a relacionar las facturas emitidas por un proyecto con las facturas recibidas por los gastos de este. Así, podemos analizar el margen de beneficio de cada cliente y tarea.
- Alarmas de cobro. Gracias a esto, podrás llevar un control de las facturas que están cercanas a entrar en retraso.
- Estado de la factura. Te permite visualizar en todo momento cuántas facturas quedan por cobrar.
4. Define cómo llevarás a cabo el análisis de la facturación
Cuanta más información tengamos durante el proceso, menos imprevistos aparecerán obligándonos a tomar medidas más drásticas que frenan nuestro crecimiento. Por tanto, debemos realizar un análisis exhaustivo que motive una buena gestión de la facturación.
Esto se ve reflejado en una mejor previsión de gastos e ingresos, lo que nos aporta dos beneficios principales. Por un lado, optimizar la asignación de presupuestos. Así, reducimos la necesidad de liquidez y podemos realizar inversiones en publicidad, el equipo o la estructura para las que no contábamos con margen de maniobra.
Por otro lado, planificar la financiación de nuestra empresa. De esta forma, podemos ajustar mejor las cantidades necesarias, así como su riesgo y retorno.
Por su parte, para llevar a cabo el análisis de nuestra facturación, debemos definir en primer lugar, el objetivo (qué queremos saber) y los factores que queremos analizar respecto al objetivo marcado. Tras esto, deberemos establecer los ratios que vamos a considerar en el análisis (facturación por cliente, relación de gastos e ingresos por cliente…). Finalmente, en base a la información obtenida, deberemos plantear qué decisiones podemos tomar y cuál es la que mejor se adapta al negocio y al momento.
5. Haz uso de la tecnología
En el proceso de facturación el uso de la tecnología nos evita la mayor parte del trabajo de consultar el mapa financiero. ¿Por qué? Porqué gracias a la automatización de la gestión de tu negocio, nos sirve la información en bandeja. En definitiva, nos ahorra la mayor parte del tiempo de trabajo mecánico para así, poder invertirlo en lo realmente importante.
Por ello, implementar un software de gestión ERP como Sage 200 Advanced es clave para llevar a cabo lo explicado en los puntos anteriores de la forma más segura y eficaz. Pero ¿cuáles son los beneficios de informatizar tu sistema de facturación (y contabilidad en general)?
- Nos ofrece una ventaja competitiva.
- Contamos con más tiempo que reinvertir en los clientes y la planificación.
- No necesitamos revisar el estado de las facturas gracias a las alarmas de cobro y el propio software de facturación, que nos lo recuerda.
- Analizamos más rápido y mejor la información gracias a herramientas de reporting programables.
- Permite que consultemos y gestionemos nuestra empresa desde la nube de forma totalmente unificada. Así aumenta también la seguridad de los datos y nos permite trabajar desde distintos dispositivos.
En definitiva, el proceso de facturación es uno de los más importantes y debemos tener claro en todo momento qué debemos hacer y por qué. De lo contrario, corremos el riesgo de que se generen errores que lleguen, incluso, a destruir nuestro negocio.
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