No utilizar un software para la generación de contratos es cosa del pasado. Por ello, cada vez son más las empresas que deciden incluir en su día a día una solución de este tipo, de modo que se vuelvan más ágiles, optimizadas y, además, reduzcan significativamente los errores en la gestión de la información.
Una de estas herramientas es Sage 200 y su módulo de Contratos, con el que las compañías pueden generar fácilmente contratos de suscripción, de alquileres, de lecturas e, incluso, por hitos. A continuación, ¡te lo contamos todo!
ÍNDICE
Ventajas del módulo de Contratos de Sage 200
Contar con un módulo como el de Contratos en tu Sage 200 son todo ventajas, ya que supone un salto hacia la automatización y la eficiencia. Todo esto se consigue gracias a sus características y prestaciones. Las más destacadas son:
- Trazabilidad. Este módulo de Contratos está ligado a otras secciones del ERP, por lo que con tan solo un clic se puede acceder fácilmente a la información de los clientes y de los proyectos o a la cartera, entre otros.
- Generación masiva de documentos. Por ejemplo, renovar en un mismo momento todos los contratos que caducan ese mes o revisar todas las tarifas existentes.
- Análisis del negocio. Con este módulo se puede analizar el negocio de forma mucho más sencilla gracias a la generación rápida de informes y estadísticas. La toma de decisiones, por tanto, será más segura y acertada.
Generación de contratos
Antes de empezar a crear contratos con el módulo de Sage 200 se deben tener en cuenta algunos aspectos. Lo primero es parametrizar unos determinados campos para que todo quede adaptado a cada empresa. Estos son:
- Almacenes
- Gestión de los contratos
- Periodicidad de los ficheros
- Artículos, divididos en materiales e inmateriales
- Automatización por tarifas o por precios por contrato o por cliente
A continuación, vemos aquello que se debe tener en cuenta a la hora de generar contratos de suscripción, de alquileres, de hitos y por lecturas.
Contrato de suscripción
En los contratos de suscripción, y también en los que veremos más adelante, deben rellenarse los campos del cliente, las fechas de inicio y fin del contrato, la fecha de formalización, la periodicidad de cobro y el tipo de facturación. También debemos tener en cuenta el plan, los pagos y las cláusulas del contrato.
Con los datos cumplimentados, el cliente debe revisarlo y aceptarlo para poder continuar con el proceso. Una vez hecho, es muy importante cambiar el estado a ‘Aceptado’.
En la siguiente imagen se puede observar el panel de navegación en el que pueden encontrarse todas las opciones.
Para la generación de la factura es tan sencillo como seleccionar ‘Generar Documentos’. En el panel que se abre se puede determinar si la factura es mensual o anual y se puede decidir si facturar, contabilizar la factura, generar efectos o imprimir la factura.
Sage 200 lo contabiliza todo automáticamente, de forma que si vamos al apartado ‘Facturas’ aparecerá la factura generada. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo:
Contratos de alquileres
Tal y como se ha indicado en el apartado anterior, este contrato se genera de la misma forma que el anterior, pero se deben tener en cuenta algunas consideraciones.
En este caso, es bastante frecuente que los contratos tengan una duración menor al año o al mes. Así, el módulo Contratos de Sage 200 permite adaptar la periodicidad para que esta sea diaria, aunque se cobre mensualmente. También contempla retrasos y devoluciones anticipadas.
Cada vez que se realiza un contrato de alquiler se puede generar un albarán de venta para entregárselo al cliente y registrar las unidades entregadas.
Una vez el periodo del arrendamiento finalice, Sage 200 también permite generar una factura, además de poder especificar si alguno de los productos alquilados se ha perdido o roto. En caso de pérdida, se podrá crear una factura para que el cliente abone el dinero correspondiente al producto.
En la siguiente imagen se puede ver la pantalla que aparecerá en Sage 200 al realizar lo mencionado:
Contrato por hitos
El contrato por hitos está relacionado con el módulo de proyectos, de forma que las fechas y las periodicidades no tienen tanta importancia. Además, permite artículos materiales e inmateriales y servicios, entre otros.
No obstante, no cambia mucho respecto a la forma en la que se realiza la generación de los otros contratos mencionados. Lo único que debe tenerse en cuenta es que los hitos deben estar en porcentajes. De este modo, al generar la factura solo se facturará el porcentaje establecido.
Contrato de lecturas
Al igual que con el contrato de hitos, el contrato de lecturas no varía tampoco. En este caso, se pueden crear las facturas sin especificar unidades, tan solo se debe indicar lo que se cobra por cada lectura.
A continuación, puedes observar cómo se vería todo esto al generar el contrato:
Una vez el contrato es aceptado y actualizado a ‘Aceptado’, cada mes podremos detallar las lecturas que se han realizado, independientemente del mes anterior.
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