A la hora de apostar por la productividad y el rendimiento laboral es importante optimizar los procesos y automatizar las tareas más repetitivas – que pueden quitarnos mucho tiempo de la jornada de trabajo – para ganar tiempo e invertir éste en otras tareas que aporten valor añadido a la empresa o incluso en la propia formación del empleado.
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¿Qué significa automatizar tareas y todo lo que implica a nivel empresarial?
Cuando hablamos de automatizar tareas, hacemos referencia a invertir en un método o herramienta para que las tareas más repetitivas de cada puesto de trabajo se realicen de forma automática ahorrando tiempo y costes, y siendo más eficientes en tus procesos diarios. Es aquí donde las soluciones tecnológicas actuales (ERP, CRM, Business Inteligence, etc), cobran un papel importante en las empresas, ya que la tecnología, permite que se deleguen tareas, sin inducir a error, lo que implicará mejorar las condiciones laborales de los trabajadores y más inversión en tareas más exigentes.
La automatización de tareas o procesos consiste en el uso de uno o más software que permiten configurar secuencias de tareas a partir de un detonante, a fin de que se realicen automáticamente. Las mejores herramientas proporcionan informes sobre los usos de estos procesos automatizados, así como estadísticas importantes para monitorear y optimizar cuanto sea necesario.
Por ejemplo, en las áreas de marketing y ventas, es posible automatizar el seguimiento de prospectos, a partir de una acción determinada. En la gestión de proyectos, podría desearse que cada vez que se agregue una nueva tarea a un organizador como Planner, aparezca una notificación personalizada a los implicados mediante herramientas de mensajería o a través de grupos como Teams.
En fin, todas las tareas repetitivas que requieran esfuerzos manuales y mecánicos podrían ser integradas en flujos de trabajo o secuencias de tareas automatizadas, con el fin de que los empleados se centren en actividades de alto valor y que aporten un valor añadido a la empresa.
¿Qué tipos de tareas se pueden automatizar en una empresa?
En todos los departamentos posibles dentro de una empresa, se pueden automatizar tareas, desde las más simples de contabilidad, hasta las de finanzas, recursos humanos, producción, almacén y demás áreas que conforman el negocio. Se trata de identificar los flujos de trabajo e investigar cuales son las tareas repetitivas que pueden dar lugar a un error cuando se realizan por las personas y de manera manual, pero no cuando se cuenta con un software dedicado especialmente a ello.
Dentro de las distintas tareas, que realizamos día a día, algunas se consideran urgentes, otras importantes y otras repetitivas. Todas ellas se pueden automatizar, siempre que esta requiera una repetición que sea automatizable y que siga un proceso que se pueda definir.
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¿Qué ventajas tiene la automatización de tareas en una empresa?
Los beneficios de automatizar tareas o procesos son incontables, pero por destacar algunos y más importantes, me quedaría con las siguientes:
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Disminución de costes:
Ya que es posible automatizar desde tareas sencillas – como el procesamiento de encuestas -, hasta gran parte de actividades complejas – como la contratación de personal o los protocolos de compra. Se pueden disminuir costes al necesitar de una menor cantidad de recursos humanos y materiales para la ejecución de actividades de bajo valor.
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Mayor eficiencia:
La automatización de procesos o tareas reduce el ciclo de producción, alivia la carga laboral, permite la entrega de tareas con mayor agilidad y ayuda a mantener el enfoque en las actividades más importantes, por ejemplo, las que se relacionan con estrategia, creatividad y resolución de conflictos. Todo esto incide significativamente en la eficiencia del equipo.
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Procesos optimizados:
Gracias a las secuencias de trabajo, es posible minimizar los errores a cero en tareas que, a pesar de ser mecánicas, se prestan a fallos humanos por parte de los empleados. Además, estos procesos podrán ser optimizados siempre que lo requieran, ya que los softwares de automatización integran módulos para controlar los resultados.
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Mejora en la calidad y consistencia:
Los sistemas automatizados siguen patrones y reglas predefinidas, lo que garantiza una mayor consistencia en la ejecución de tareas. Esto se traduce en una mayor calidad de los productos o servicios ofrecidos por la empresa.
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Agilidad y flexibilidad:
La automatización permite adaptarse rápidamente a cambios en los procesos y requisitos del negocio, lo que permite a la empresa responder más rápidamente a las demandas del mercado y mantenerse competitiva constantemente.
Jonathan Leonicio
Desarrollo de Negocio
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