La digitalización de facturas va mucho más allá de la mera conversión de documentos físicos a formatos digitales. Y es que, representa una evolución completa en la gestión documental, aprovechando al máximo las tecnologías avanzadas para optimizar y renovar los procesos empresariales.
¿Cuánto tiempo, esfuerzo y recursos financieros dedicas actualmente a la contabilización manual de tus facturas? ¿Te resulta un proceso lento y tedioso? Son cada vez más las empresas que se plantean estas preguntas y deciden investigar sobre posibles soluciones que les ayuden en este sentido.
Si a ti también te han surgido estas dudas, déjame decirte que pasar de facturas en papel a facturas digitales fáciles de manejar y con el ahorro de recursos que ello supone es fácilmente alcanzable con un sistema de gestión documental.
Y, aunque a primera vista, el proceso de digitalización puede parecer complicado, la realidad es que es más sencillo de lo que parece. Te invitamos a que te unas a nosotros en este artículo y descubras el camino adecuado para digitalizar tus facturas eficientemente.
ÍNDICE
¿Qué es la digitalización de facturas?
La digitalización de facturas es el proceso de convertir facturas en papel a un formato digital. Este proceso forma parte de la transformación digital de una empresa y tiene como objetivo mejorar la eficiencia y la gestión de los procesos de contabilidad y finanzas. Y es que, la desorganización de las facturas puede provocar graves consecuencias en tu empresa: problemas de liquidez, retrasos en los pagos, errores en los precios, las cantidades o en la información del cliente, etc.
Este proceso no solo te permitirá tener tus documentos almacenados en un único lugar, sino también recuperarlos de forma instantánea cuando lo necesites, automatizar flujos y procesos documentales, extraer datos de las facturas escaneadas y distribuir documentos de forma sencilla, entre otras cosas.
En Opentix contamos con distintas soluciones de gestión de documentos que te ayudarán a tener tus facturas organizadas a la par que cumplir con la normativa vigente en cuanto a facturación electrónica. Y es que, tanto la Ley Crea y Crece como la Ley Antifraude han establecido la obligatoriedad a todas las empresas y profesionales a emitir y recibir facturas en formato digital a través de un software de contabilidad homologado por la Agencia Tributaria.
Beneficios de la digitalización de facturas
Deja de lado la idea de que la digitalización es un proceso laborioso y costoso. Lo verdaderamente costoso es invertir demasiado en la gestión manual de tus facturas cuando podrías automatizarlas. La gestión documental no es solo una inversión accesible; es una herramienta para reducir costes y mejorar procesos. Algunas de sus ventajas más destacadas son:
- Avance en la transformación digital: este paso al frente representa un salto significativo en la transformación digital de tu empresa, cambiando radicalmente el proceso de gestión documental y aprovechando al máximo las tecnologías disponibles.
- Facilitación de la contabilización: La digitalización simplifica enormemente el proceso de contabilización de facturas. al escanear y gestionar documentos automáticamente, reduce tu carga de trabajo y preocupaciones.
- Reducción de costes: según estudios de 2020, la digitalización de facturas puede reducir hasta un 67% los costes de personal, optimizando recursos y presupuesto.
- Incremento en la productividad: elimina la necesidad de movilización del personal para tareas de manejo de papel, aumentando así la productividad general de tu equipo.
- Ahorro de tiempo: la gestión se vuelve rápida y eficiente, reduciendo demoras en el envío de documentos y realización de pagos.
- Acceso rápido a la información: encuentra cualquier factura requerida por la administración o clientes de manera instantánea, facilitando consultas rápidas en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
- Cumplimiento legal: la factura digital ha pasado a ser obligatoria ante la ley. No dejes que te pille el toro y evita sanciones de hasta 10.000 euros.
- Integración con sistemas de facturación electrónica: facilita la incorporación de datos al sistema de facturación electrónica (Facturae), integrando tus procesos financieros.
- Mejora organizativa: la organización y disponibilidad de los datos mejoran notablemente, permitiendo un acceso y consulta fácil cuando sea necesario.
Herramientas para la digitalización de facturas
En Opentix, entendemos la diversidad y singularidad de las necesidades de cada empresa en la gestión documental. Por ello, contamos con soluciones diferentes para cada tipo de organización. Algunas de ellas son:
Sage 200
Sage 200 es una solución de gestión empresarial integrada, diseñada para medianas y grandes empresas. Ofrece funcionalidades avanzadas de contabilidad, gestión de inventarios, CRM, y análisis de datos.
En términos de digitalización de facturas, permite la automatización de procesos financieros y la integración con otros módulos del sistema, facilitando una visión holística de las finanzas empresariales. Su capacidad para manejar grandes volúmenes de transacciones lo hace ideal para empresas con un flujo de facturación complejo o extenso.
Sage 50
Sage 50 es una solución de contabilidad dirigida principalmente a pequeñas y medianas empresas. Esta herramienta se centra en la simplificación de la contabilidad, ofreciendo funciones de facturación, gestión de inventarios y control de gastos.
En cuanto a la digitalización de facturas, Sage 50 facilita la entrada y gestión de datos de facturas, ayudando a las empresas a mantener registros precisos y a mejorar la eficiencia en la gestión de sus finanzas.
Sage Digital Docs
Sage Digital Docs es una herramienta específicamente diseñada para la gestión documental y la digitalización de facturas. Permite a las empresas escanear, almacenar y gestionar documentos de manera eficiente, convirtiendo documentos en papel a formatos digitales.
Incorpora funcionalidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para la extracción automática de datos, lo que reduce los errores de entrada manual y agiliza el proceso contable.
Sage AutoScan
Sage Autoscan es una solución de digitalización automatizada que se integra directamente con los sistemas de contabilidad de Sage. Esta herramienta escanea facturas y extrae automáticamente la información relevante, como números de factura, fechas y montos, e ingresa estos datos directamente en el sistema de contabilidad.
Se trata de una solución ideal para empresas que buscan maximizar la eficiencia en el procesamiento de facturas, minimizar los errores de entrada y mejorar la rapidez del ciclo de contabilidad.
¿Estás cansado de la gestión manual de documentos en tu negocio? ¡Di adiós a los errores y a los procesos largos y tediosos! En este webinar, nuestros expertos te dan a conocer todas las funcionalidades de Digital Docs en directo. ¡Descarga el vídeo!
5 claves para digitalizar tus facturas correctamente
Elección del software adecuado
Es fundamental seleccionar un software de digitalización y gestión documental que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa. Debe ser compatible con tus sistemas contables existentes y tener la capacidad de manejar el volumen y tipo de facturas que tu empresa genera. En Opentix tenemos un equipo de profesionales que analizan los aspectos fundamentales de tu negocio y te ayudan a elegir la solución adecuada.
Implementación de tecnología OCR avanzada
Utilizar tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) avanzada es crucial para la digitalización eficiente de facturas. Esta tecnología permite convertir diferentes formatos de documentos escaneados en datos editables y buscables, facilitando la extracción automática de información clave como números de factura, fechas, montos y datos del proveedor. La tecnología de OCR – integrada en nuestras soluciones – permite extraer datos de facturas escaneadas y digitales, facilitando su incorporación en sistemas de gestión como CRM o ERP.
Cumplimiento de normativas y seguridad de datos
Asegúrate de que el proceso de digitalización cumple con las regulaciones legales y fiscales pertinentes, especialmente en lo que respecta a la retención de documentos y la privacidad de los datos. Implementar medidas de seguridad robustas para proteger los datos sensibles es igualmente importante para prevenir accesos no autorizados y violaciones de datos. Nuestras soluciones están certificadas por la Agencia Tributaria para cumplir con la normativa vigente.
Establecimiento de procesos de flujo de trabajo y autorizaciones
Define claramente los flujos de trabajo para el manejo de las facturas digitalizadas, incluyendo cómo se capturan, se aprueban, se procesan y se archivan. Establecer procesos claros de autorización y revisión puede ayudar a mantener la integridad y exactitud de los datos financieros.
Formación y adaptación del personal
Capacitar adecuadamente a tu equipo en el uso del nuevo sistema de digitalización es crucial. Asegúrate de que comprendan los procesos y las mejores prácticas para manejar las facturas digitalizadas. Nuestros servicios incluyen formación a empresas en soluciones digitales de cualquier índole.
La nueva normativa ha establecido cambios importantes relacionado con la factura electrónica. ¿Sabías que seguir trabajando con facturas en papel te puede costar multas de hasta 10.000€? En Opentix contamos con soluciones certificadas por la Agencia Tributaria. ¡Si quieres más información, no dudes en rellenar el formulario!
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