Javier Pérez // SugarBPM (Business Process Management) es una herramienta esencial a la hora de gestionar los diferentes procesos en un negocio. El objetivo principal es el de optimizar y automatizar tareas, permitiendo así una toma de decisiones más eficaz. SugarCRM tiene integrado SugarBPM, anteriormente conocido como Sugar Advanced Workflow, el cual permite crear y automatizar ​procesos comerciales comunes mediante la gestión de aprobaciones, procesos de ventas, clasificación de llamadas, etc.

Para crear un proceso dentro de Sugar, accedemos al módulo ‘Definiciones de procesos’ en la barra superior y seleccionamos la opción de crear un nuevo proceso:

En el nombre del proceso escribiremos una breve descripción que identifique la tarea que se va a automatizar, por ejemplo : ‘Crear Tarea cuando la oportunidad está ganada’. En este caso el módulo de destino sería ‘Oportunidades’.

Al seleccionar ‘Guardar y Diseñar’ se abre una ventana como la que se muestra en la imagen inferior, en la cual Sugar proporciona una serie de elementos con los cuales se procederá a diseñar gráficamente el proceso.

Analizando las diferentes herramientas del área roja circular de la imagen, encontramos:

  • Eventos​: Un evento es algo que sucede durante el curso de un proceso comercial. Los eventos afectan el flujo del proceso y generalmente tienen un desencadenante y/o un resultado.

  • ​Iniciar Eventos​: El evento ‘Start’ indica dónde comenzará un proceso. Define la acción que activará el proceso. El evento de inicio siempre se activará mediante un registro en el módulo Sugar seleccionado como el módulo de destino de la definición del proceso.

  • Eventos Intermedios​: ocurren después de que comienza un proceso pero antes de que se complete el proceso.

  • Actividades: es la única unidad de trabajo que puede requerir una respuesta del usuario (es decir, que no está automatizada).

  • Acciones: son elementos automatizados que se utilizan para ejecutar una regla comercial, crear o actualizar un registro de Sugar o identificar a un usuario del proceso.

  • Pasarelas:​ Cuando varias actividades pueden dar como resultado un resultado común, una puerta de enlace sirve como un mecanismo de fusión o un elemento ‘convergente’.

  • Eventos finales:​ Los eventos finales indican la finalización de un proceso. Hay tres opciones de evento final: No hacer nada, Terminar proceso o Enviar mensaje.

Una vez conocidos los elementos fundamentales para la creación de procesos, vamos a proceder a diseñar nuestro proceso en concreto.

Para empezar, vamos a incluir el evento inicial, que corresponderá a las oportunidades que únicamente estén ganadas (o cerradas). Para ello, seleccionamos el icono de evento inicial en la barra de herramientas y lo arrastramos a la pantalla. Si hacemos click derecho sobre el icono verde y entramos en configuración, nos permite configurar el evento inicial.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seguidamente, del mismo modo que hemos añadido el evento inicial, añadimos la acción. La configuramos haciendo click derecho sobre el icono. En este caso, vamos a asignar la acción de ‘Añadir registro relacionado’ y configuramos la ventana de Registro relacionado para nuestro caso en particular.

 

 

 

 

 

 

 

 

Finalmente, una vez definidos los procesos intermedios, solo queda añadir el evento de finalización, el cual añadimos siguiendo el mismo procedimiento que los anteriores. En este caso seleccionamos la configuración con el click derecho sobre el icono y queremos que finalice el proceso.

Ya solo nos falta unir los diferentes elementos con el ratón, creando un vínculo entre ellos y de este modo ya tendríamos automatizado nuestro proceso de una forma fácil y eficaz utilizando la herramienta de SugarBPM.

Como habrás podido comprobar, SugarCRM nos ofrece una infinita variedad de herramientas para que nuestro negocio obtenga los mejores resultados. Una de ellas, es SugarBPM, la cual nos ha permitido automatizar una tarea que se va a ejecutar cada vez que una oportunidad esté cerrada o ganada.

Si necesitas más información sobre cómo automatizar tareas con SugarBPM, no dudes en contactar con nosotros.