¿Qué es el canal de denuncias y por qué es tan importante?

¿Qué es el canal de denuncias?

El canal de denuncias interno es una ruta comunicativa clave dentro de las empresas, ya que facilita la recepción y el manejo de denuncias o alertas emitidas por empleados de la empresa o por terceros vinculados a ella. Estas denuncias generalmente se refieren a conductas potencialmente irregulares o ilícitas presenciadas o conocidas por los denunciantes, y que incumplen las normativas internas o externas de la empresa.

Por lo tanto, el canal de denuncias internas emerge como un instrumento vital para identificar y abordar comportamientos inapropiados o ilegales dentro de la organización, ya sean contrarios a normativas nacionales, internacionales o a las propias políticas internas de la empresa.

Mediante este canal, tanto los empleados como personas externas relacionadas con la empresa pueden informar sobre dichas conductas, permitiendo así que el órgano o comité correspondiente proceda a su tramitación y, si es necesario, inicie una investigación.

¿Por qué es importante contar con un canal de denuncias?

Además de cumplir con la ley, el canal de denuncias se ha convertido en una herramienta esencial en la gestión empresarial moderna, desempeñando un papel crítico en la reducción de riesgos y en la generación de un clima de confianza dentro de las organizaciones. Y es que, esta herramienta proporciona a empresarios y directivos un medio efectivo para identificar y abordar infracciones e irregularidades en una fase temprana.

Al hacerlo, contribuye significativamente a la prevención de una amplia gama de conductas no deseadas, como fraudes, corrupción, acoso laboral, y otras formas de mal comportamiento que puedan surgir en el entorno laboral. Su importancia se respalda en 3 pilares fundamentales:

• Cumplimiento normativo: El canal asegura que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones aplicables, minimizando el riesgo de incurrir en sanciones. Esto no solo evita posibles repercusiones legales y financieras, sino que también contribuye a fortalecer la reputación y la imagen corporativa frente a clientes, proveedores, socios y la sociedad en general.
• Resolución interna de conflictos: Permite abordar y resolver disputas o problemas internos de manera eficiente, reduciendo la necesidad de recurrir a procesos judiciales.
• Protección del informante: El canal garantiza un alto grado de protección para quienes denuncian, asegurando que puedan hacerlo de manera anónima si así lo desean. Esto es crucial para mantener la integridad de la información y para fomentar un entorno en el que los empleados se sientan seguros y apoyados al reportar irregularidades.

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Objetivos de un canal de denuncias

El canal ético de denuncias en las empresas cumple con dos objetivos primordiales: primero, identificar y abordar la comisión de delitos e infracciones en el ámbito de las actividades empresariales; y segundo, ofrecer una protección más efectiva a aquellos que informan sobre tales conductas.

Como herramienta preventiva y correctiva, el canal de denuncias interno se orienta a alcanzar diversos fines específicos:

• Detección precoz: Identificar anticipadamente posibles irregularidades o comportamientos que contravengan la ley o las políticas internas de la empresa.
• Lucha contra irregularidades y delitos: Enfocarse en combatir actos ilícitos en áreas clave como:
  • Contratación pública
  • Competencia
  • Servicios financieros
  • Protección ambiental
  • Seguridad nuclear
  • Sanidad animal
  • Seguridad de productos, alimentos y transporte
  • Salud pública
  • Protección del consumidor
  • Privacidad y protección de datos
  • Intereses financieros y mercado interno de la UE
  • Fraudes y estafas.
  • Blanqueo de capitales.
  • Infracciones relacionadas con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria.
• Validación de compliance: Demostrar la efectividad del sistema de gestión de compliance y verificar la adecuación de sus controles.
• Uso del régimen disciplinario: Aplicar de manera adecuada el régimen disciplinario de la empresa para sancionar a quienes incurran en conductas irregulares o ilícitas.
• Apoyo en investigaciones judiciales: Colaborar con las autoridades en caso de procedimientos penales que involucren a la empresa.
• Mitigación de responsabilidad penal: Buscar atenuar o incluso eximir la responsabilidad penal de la empresa en situaciones donde se hayan cometido delitos por parte de sus miembros.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias interno?

La obligación de implementar un canal de denuncias interno se aplica a diversas entidades, incluyendo:

• Empresas con más de 50 trabajadores.
• Entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (sin tener en cuenta el número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas con un programa de compliance.
• Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso laboral sexual o por razón de sexo.
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores.

Por otra parte, las empresas que cuentan con una plantilla de más de 249 trabajadores están obligadas a implementar un canal de denuncias en un plazo de tres meses a partir de la fecha en que la Ley 2/2023, del 20 de febrero, fue publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

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Plazos para cumplir con el canal de denuncias y cómo hacerlo

Según la legislación española, las empresas con 50 o más trabajadores están obligadas a tener un canal de denuncias implementado, plazo que finalizó el 1 de diciembre de 2023. Pero, ¿y cómo se pone en marcha esta iniciativa? En esta sección te enseñamos los pasos a seguir:

1. Selección de medios de comunicación: En primer lugar, deberás definir y configurar las vías a través de las cuales se realizarán y recibirán las denuncias. Estas pueden incluir canales digitales (como correo electrónico o plataformas web), telefónicos o direcciones postales.
2. Designación de un responsable: El siguiente paso es nombrar a una persona o equipo encargado de administrar el sistema interno de información de denuncias.
3. Redacción del reglamento: Será imprescindible desarrollar un reglamento que rija el funcionamiento del canal de denuncias, estableciendo claramente las normas y procedimientos.
4. Establecimiento de procedimientos: También es necesario crear un protocolo de actuación detallado para la gestión y tramitación de las denuncias recibidas.
5. Mantenimiento de registros: Deberás llevar un registro organizado de todas las denuncias recibidas, su procesamiento y las resoluciones tomadas.
6. Divulgación del canal: Por último, tendrás que comunicar eficazmente la existencia y las normas del canal a todos los miembros de la empresa.

Además, la normativa permite la opción de externalizar el canal de denuncias, contratando a un proveedor externo. Este proveedor puede asistir a la empresa en la creación, implementación y gestión del canal, facilitando la comunicación directa con el Responsable del sistema.

La elección de externalizar o no depende de las necesidades específicas y la estructura de cada empresa, pero puede ofrecer ventajas como mayor objetividad, experiencia especializada y eficiencia en la gestión de las denuncias.

Requisitos del canal de denuncias

Para que un canal de denuncias corporativo o sistema de información interno funcione eficientemente, es crucial que cumpla con ciertos requisitos y características esenciales:

• Accesibilidad: El canal debe ser de fácil uso y accesible no solo para empleados de la organización, sino también para cualquier persona externa que pueda reportar una irregularidad presenciada. Esto implica una interfaz sencilla y múltiples vías de acceso.
• Confidencialidad y anonimato: Es fundamental proteger la identidad de los denunciantes para prevenir represalias. Esto incluye la prohibición de despidos, degradaciones, negación de ascensos, cambios adversos en las condiciones laborales, o cualquier forma de acoso laboral o daño a la reputación. Esta protección debe extenderse por un período de dos años tras concluir la investigación.
• Capacitación de empleados: La empresa debe informar sobre la existencia y funcionamiento del canal de denuncias, incluyendo cómo realizar una denuncia y la comunicación de la misma. Es recomendable desarrollar un reglamento del canal de denuncias y difundirlo ampliamente, por ejemplo, a través del sitio web de la empresa.
• Revisión y auditoría periódica: Es importante revisar regularmente la eficacia del canal y, si es necesario, realizar auditorías externas para identificar y corregir posibles fallos.
• Régimen sancionador: Establecer un sistema disciplinario para sancionar incumplimientos de la ley o normativas internas.
• Comunicación con representantes laborales: Informar a los representantes de los trabajadores acerca del canal de denuncias y su manejo.
• Equipo preparado para gestionar denuncias: Nombrar un Responsable del Sistema de Información Interno o un órgano colegiado para organizar, analizar y decidir si procede iniciar una investigación interna basada en las denuncias recibidas.
• Manejo de información sensible: Adoptar medidas especiales para tratar denuncias que contengan información delicada, con un equipo usualmente compuesto por miembros de la Junta o de Recursos Humanos, y en ocasiones asistido por un gestor externo (como un bufete de abogados o una consultoría).
• Uso de tecnología y software especializado: Implementar soluciones tecnológicas para gestionar el canal de denuncias, lo que facilita la creación, archivo, organización y análisis de denuncias, así como una comunicación más fluida entre denunciante y empresa.

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