Sergi Estellés // Me gustaría hacer una analogía entre la gestión de proyectos de implantación en una empresa y una visita al fisioterapeuta. Sabes que vas a enseñar algo que no sueles mostrar en público, te van a tocar partes que no sabías que no funcionaban (o que directamente no sabías que tenías) y que en ocasiones te va a doler. Pero lo haces porque sabes que, si y solo si estás en buenas manos, vas a salir mejor de lo que entraste.

Cuando se sustituye el ERP de una empresa, o el CRM, o cualquier sistema de gestión, hay que saber aprovechar el cambio para implantar mejoras. Es por esto que, uno de los objetivos de nuestros consultores es plantear distintas soluciones a los clientes.

Para que un proyecto finalice satisfactoriamente, es requisito indispensable que la empresa sobre la que se implanta se implique en el proyecto. Es posible caer en el error de pensar que, cuando quieres cambiar la forma de trabajar de la empresa mediante un nuevo software, solamente hay que pagar. Pero esto no es así. Aunque contrates al mejor equipo de implantación del mercado, si el cliente no explica, prueba, valida y colabora, el proyecto no terminará bien.

Como se puede intuir por los anteriores párrafos, una implantación no es una tarea sencilla. Desde Opentix, hemos construido una metodología de implantación que se encuentra en proceso constante de mejora y que utilizamos para asegurar el correcto desenlace del proyecto.

La primera fase del proyecto siempre es y debe ser la consultoría. Hay que sentarse con el cliente y diseccionar la empresa. Es necesario entender todos los problemas de cada departamento, cómo se solucionan en el sistema actual y proponer soluciones alternativas que impliquen una mejora en el flujo de trabajo.

Se debe tener en cuenta que, en el fondo, las empresas son las personas que trabajan en ellas. Los mejores consultores no son (necesariamente) los que más saben de un tema en concreto, si no aquellos que son capaces de ir al cliente y entenderle. Muchas veces, cuando se hace una consultoría, los usuarios del sistema tienden a reproducir las soluciones del sistema anterior, a pedir cosas que no necesitan o simplemente a no explicarse correctamente. Es por ello que a las consultorías tiene que ir alguien que descifre el entramado que se organiza en estas reuniones. El objetivo de esta fase es el de generar un documento que sirva de guía tanto para el equipo de implantación como para la propia empresa.

Una vez realizada la fase de consultoría, hay que realizar las modificaciones sobre el sistema, formar a los usuarios y arrancar el sistema. Para hacer esto, es necesario un equipo de trabajo multidisciplinar con diferentes habilidades:

  • Consultores: hablan el mismo idioma que los usuarios del sistema. Se encargan de documentar lo que el sistema debe ser capaz de realizar, en función de lo que el cliente le transmite. Existen consultores especializados en diferentes departamentos (administración, ventas, producción, etcétera).
  • Analistas: entienden cómo funciona el sistema y traducen los documentos del consultor en un documento técnico para los programadores, donde se especifican las modificaciones concretas a realizar.
  • Programadores: no siempre hablan el idioma del cliente. Es por ello que es fundamental la figura del analista para que el programdor pueda realizar su trabajo correctamente.
  • Formadores: personas con paciencia infinita que se encargan de explicar a los usuarios cómo utilizar el sistema para poder realizar sus funciones.
  • Director: alguien tiene que encargarse de que el resto haga su trabajo correctamente (incluido el equipo del cliente). Entre sus tareas están el control de la planificación y los hitos, detección y prevención de riesgos, etcétera.

Pero, tener un equipo multidisciplinar no es suficiente para garantizar el éxito del proyecto. Los puntos clave que hay que cumplir son:

  • Definición del alcance: un proyecto debe tener un principio y un final. En caso contrario, nunca se terminará. Además, este documento sirve al cliente para saber exactamente qué va a obtener, disipando sus dudas.
  • Control de ese alcance: una vez que tenemos definido el alcance del proyecto, es muy importante respetarlo. Esto no significa que no se puedan hacer modificaciones durante el transcurso del proyecto. No obstante, dichas modificaciones deberán identificarse claramente e informarse al cliente, haciéndole sabedor cuando sea necesario modificar la planificación del proyecto.
  • Detección y control de riesgos: todos los proyectos tienen riesgos. La anticipación a dichos riesgos puede suponer evitar semanas de trabajo. La experiencia en otros proyectos similares o del mismo sector permite anticipar la mayoría de los riesgos antes de empezar el proyecto.
  • Comunicación bidireccional: durante el proceso de implantación es fundamental la fluidez de información entre las partes. Puesto que va existir trabajo por las dos partes, este debe estar coordinado y comunicado para poder ir avanzando.
  • Testeo por parte del cliente: al final, quienes mejor entienden el funcionamiento de la empresa son los mismos trabajadores. Es por ello que, una vez pasada la validación interna del equipo de implantación, es de vital importancia que el equipo del cliente realice las pruebas suficientes con el sistema antes de empezar en productivo. Todos los errores que se detectan en esta fase son urgencias que se evitan en el arranque, o lo que es lo mismo, mayor esperanza de vida para el equipo de implantación.

Para concluir, y a modo de resumen, no hay que perder de vista el objetivo de todo este proceso: mejorar, crecer. Las empresas son como los niños, cuando crecen, les duelen cosas. Una implantación no es un proceso sencillo, pero viene determinada por una situación de cambio dentro de la empresa. Desde Opentix aplicamos nuestra metodología en todos nuestros clientes y continuamos mejorándola para que el resultado sea óptimo. Si todavía tienes dudas sobre cómo trabajamos, lo mejor será que nos contrates para cambiar tu sistema de gestión. Pero pásate antes por el fisio y vienes preparado.