La contabilidad analítica en los flujos empresariales en Openbravo

//La contabilidad analítica en los flujos empresariales en Openbravo

La contabilidad analítica en los flujos empresariales en Openbravo

Sergi Estellés // Uno de los objetivos de cualquier ERP es el de adaptar los flujos de trabajo de una empresa y dotarlo de la funcionalidad necesaria para obtener los resultados esperados. Uno de los ítems que más importancia tiene en el uso de un ERP, es el de la obtención y manejo de la información por parte de las personas que tienen que tomar decisiones en la empresa en una u otra dirección. La contabilidad analítica, es uno de los ejes que cada vez está tomando más relevancia en las empresas. En este artículo, vamos a repasar de qué forma se integran estos flujos de trabajo en Openbravo. 

¿Qué es la contabilidad analítica?

La contabilidad analítica permite obtener la información de los informes clásicos conocidos y utilizados por los contables (sumas y saldos, pérdidas y ganancias…) en relación con una o varias dimensiones. El objetivo principal de la contabilidad analítica es permitir un análisis más exhaustivo de las distintas actividades del negocio. Por ejemplo, mediante la contabilidad analítica se puede obtener el PyG de la organización por centros de costo, al tiempo que agrupas por un trimestre y agregado por zona de ventas. Es decir, la contabilidad analítica permite estudiar los resultados contables de tu empresa cruzando diferentes dimensiones, para esclarecer el dato concreto que necesita la dirección de la empresa.

¿Cómo funciona en Openbravo?

En Openbravo se definen los siguientes items como dimensiones contables estándar y totalmente integrados con la contabilidad:

  • Organización (empresa)
  • Tercero
  • Producto
  • Proyecto
  • Centro de costo
  • Dimensión de Usuario 1
  • Dimensión de Usuario 2

Estas últimas dos dimensiones se reservan para que cada organización las defina en función a sus necesidades.

Estas dimensiones contables se pueden configurar en los documentos que sean oportunos y que, posteriormente, se arrastran al asiento contable que genera el documento. Esto permite que, sin que suponga un esfuerzo notable respecto al registro estándar sin dimensiones de los documentos, los usuarios rellenen dichas dimensiones al mismo tiempo que introducen datos en el sistema. Posteriormente, cuando se contabiliza el documento, cada apunte contiene las dimensiones contables que se hayan imputado al documento.

Este proceso genera como resultado que el conjunto de asientos contables de la empresa esté relacionado con cada dimensión imputada. Esto proporciona la posibilidad de explotar esta información utilizando los cubos en Openbravo Analytics (tal y como se puede ver en el artículo correspondiente) y haciendo consultas que crucen diferentes dimensiones.

Dentro de este proceso se pueden añadir diferentes modificaciones que ayuden a automatizar este proceso. Por ejemplo, si se deseea utilizar la dimensión de usuario 1 para imputar los documentos a una región de ventas o de compras, se podría definir una estructura que permita relacionar las direcciones de los clientes con una región de ventas concreta y hacer que el sistema impute automáticamente la dimensión al seleccionar una dirección concreta.

Adicionalmente, Openbravo permite la contabilización de documentos que habitualmente están fuera de la contabilidad estándar de una empresa. Por ejemplo, si en una empresa es importante la dedicación de los empleados a cada proyecto, se puede utilizar un documento que en el estándar de los ERPs no es contabilizable y convertirlo en un documento contabilizable. Por consiguiente, se genera un asiento relacionado con él, que contenga las dimensiones contables estándar del sistema.

Una vez introducidos los datos en el sistema, necesitamos una herramienta que nos permita explotar la información. Openbravo Analytics es la herramienta de análisis de negocio integrada en Openbravo. Permite la anidación de múltiples dimensiones en filas y columnas, a la vez que permite seleccionar varias medidas. Básicamente, se podría resumir como una tabla dinámica dentro de Openbravo, con la posibilidad de precalcular operaciones numéricas complejas programáticamente. 

contabilidad analítica

En resumen, la utilización de esta operativa provee a las empresas de las siguientes ventajas:

  • Imputación de la información diaria: Input de la información habitual y fácil de utilizar para los usuarios que interactúan con el sistema. 
  • Mejora de la gestión interna: Al definir las dimensiones contables puede suponer un ejercicio de mejora interna de la empresa.
  • Toma de decisiones ágil: Aumenta la facilidad para tomar decisiones correctas gracias a la  a tener acceso a la información en tiempo real y accesible. Informes contables tradicionales (sumas y saltos, pyg,…) agrupados y filtrados por las unidades a estudiar en cada momento. 
By | 2018-07-09T14:37:09+00:00 julio 9th, 2018|

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