La legalización de los libros de contabilidad en el Registro Mercantil es una obligación que todas las empresas españolas deben cumplir para garantizar la integridad de su información financiera. Aunque parezca un trámite rutinario, la realidad es que un simple descuido puede traer consecuencias importantes, como por ejemplo sanciones.

Desde que este proceso se digitalizó, la presentación telemática de estos libros ha facilitado algunos aspectos del proceso, pero también ha generado nuevas dudas. En este artículo, te explicamos los 3 aspectos más importantes que debes tener en cuenta para garantizar que tus libros de contabilidad estén correctamente legalizados. ¡Sigue leyendo que esto te interesa!

ÍNDICE

¿En qué consiste la legalización de libros de contabilidad?

La legalización de libros de contabilidad tiene como objetivo fundamental evitar que la información sea manipulada. Por ejemplo, que se alteren los registros contables, que se oculte información financiera, que se falsifiquen documentos o que se manipulen balances.

Pese a lo que se pueda pensar, si se tienen todos los conceptos claros, es un proceso que no supone una gran complejidad. Así, además de evitar multas, las empresas que cumplen con la legislación transmiten una imagen profesional y de confianza a sus clientes.

3 aspectos a tener en cuenta en la legalización de libros de contabilidad

Libros que se deben legalizar

Los libros de contabilidad que se deben legalizar en el Registro Mercantil son:

  • Libro diario. Aquí es donde se registran de forma cronológica todas las operaciones económicas que realiza la empresa a lo largo del ejercicio: compras, ventas, gastos e ingresos. Es fundamental para reflejar los movimientos contables del día a día.
  • Libro de inventarios y cuentas anuales. Este registro incluye el balance de apertura del ejercicio, los inventarios periódicos que reflejan el estado de los activos y pasivos de la empresa, y las cuentas anuales, que engloban el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
  • Libro de Actas. Recoge las decisiones que toman los órganos colegiados de la empresa, como la junta general de socios o el consejo de administración. No es un libro de contabilidad como tal, pero algunos de los acuerdos que recoge dejan patente la mecánica del proceso contable.
  • Libro Mayor. Aunque no es obligatoria su presentación, lo cierto es que resulta útil para desglosar cada cuenta contable de forma detallada para organizar mejor la contabilidad de la empresa.

En referencia a las cuentas anuales, se debe tener en cuenta que su contenido puede variar según el Plan General de Contabilidad (PGC) al que esté acogida la empresa.

En la versión normal se deberá presentar el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de los cambios en el patrimonio neto y el de los flujos de efectivos. En el caso de la versión para pymes, se entregará el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

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Plazo de presentación

El plazo para presentar los libros contables en el Registro Mercantil es un aspecto muy importante que toda empresa debe tener en cuenta para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.

Según la normativa vigente, se disponen de 4 meses desde la finalización de su ejercicio contable para entregar estos libros. En la mayoría de los casos, este coincide con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), por lo que el límite sería el 30 de abril del año siguiente.

Presentar los libros contables dentro del plazo no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también refuerza la transparencia de la gestión financiera de la empresa.

Forma de presentación

Desde el 29 de septiembre de 2013, la presentación de los libros debe realizarse de forma digital. De manera similar a lo que ocurre con la factura electrónica, esto ha permitido asegurar que la información contable no pueda ser manipulada posteriormente.

Para llevar a cabo el trámite, este se puede realizar de dos maneras:

  1. A través de Legalia2. Esta aplicación del Registro Mercantil permite depositar los libros contables de forma directa. Una vez cumplimentados los datos necesarios para la legalización y adjuntados los libros, se generará un archivo ZIP.
  2. A través de la sede del Registro Mercantil. En este caso, la presentación se realiza en la página de Registradores de España; la empresa o el asesor contable deben de contar con un certificado digital que permita autenticar la identidad de la persona que vaya a firmar. Además, se deberá cargar una carpeta ZIP con todos los documentos.

Los libros contables, como el Libro Diario o el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, se deben entregar en un formato electrónico que cumpla con los requisitos exigidos por el Registro Mercantil, es decir, en formato XML o PDF. Una vez tengan el formato correcto, se añadirán a una carpeta comprimida de tipo ZIP.

Para evitar errores, es muy importante asegurar que los libros contengan toda la información necesaria y que estén correctamente estructurados.

Tras la presentación, el Registro Mercantil emitirá un justificante, el cual debe ser conservado por la empresa como prueba de que ha cumplido con sus obligaciones.

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