La automatización de procesos se ha convertido en el pilar fundamental para optimizar el trabajo y reducir costes. En el caso de las asesorías contables, – acostumbradas al trabajo tradicional y a la gestión de documentos en papel -, la tecnología debe ser su gran aliada para liberar a los asesores de tareas monótonas que les quitan tiempo y energía.
Puede parecer sacado de un libro de ciencia ficción, pero lo cierto es que, con la automatización, muchos procesos manuales empezarán a ser cosa del pasado. Para que puedas tomar la decisión con mayor seguridad, en este artículo explicamos los 4 beneficios principales de aliarse con herramientas que permitan hacerlo. ¡Toma nota!
ÍNDICE
Simplificar tareas y reducir gastos
Muchas personas asocian la automatización con despidos de personal. Sin embargo, esto no es cierto, ya que automatizar tareas significa que estas se simplifican y el trabajador ahorra tiempo.
Pongamos que tenemos un recibo en papel, el cual guardamos en una cartera hasta que llegamos a nuestro lugar de trabajo. Una vez estamos delante del ordenador, debemos introducir los datos manualmente, con el consumo de tiempo y espacio mental que eso implica.
Automatizar este proceso evita justamente eso. Con la solución tecnológica adecuada, tan solo deberemos hacerle una foto al recibo, eliminando así la necesidad de tener que realizar esta tarea de forma manual. Aunque no se queda ahí, ya que se estima que el 75% de los procesos contables se podrían automatizar completamente.
Gracias a la eliminación de los errores manuales, al aumento de la productividad, a la reducción de costes y al ahorro de tiempo, los asesores contables pueden empezar a dedicarse más a fondo a otras cuestiones. Por ejemplo, la atención al cliente, la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio o el análisis en mayor profundidad de los datos.
Análisis más detallados de las cuentas
Tal y como indica un estudio elaborado por el Banco de Estados Unidos, el 82% de las empresas fracasan por una mala gestión del flujo de caja. En el caso de las asesorías contables, esto se podría evitar con la automatización de sus procesos.
Cuando un cliente acude a un asesor contable, lo que está buscando es a un profesional que le pueda ayudar a enfrentar su situación gracias a su experiencia y conocimiento. Si este está inmerso en la realización de tareas de poco valor que le ocupan mucho tiempo, no va a poder ofrecer un asesoramiento personalizado ni continuo.
Así, delegar procesos en herramientas no solo ahorra tiempo y aumenta la satisfacción del cliente, sino que también permite obtener un análisis más detallado de las cuentas. Como resultado, esta mayor perspectiva y contextualización de cada caso ayuda a identificar tendencias y oportunidades de forma mucho más sencilla.
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Simplificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales
Si trabajas con documentos en papel, seguramente te habrás preguntado en más de una ocasión cuánto tiempo debes conservar los registros fiscales o los extractos bancarios, entre otros. Tener todos estos archivos guardados de forma digital elimina esa preocupación, además de ahorrar tiempo, dinero y espacio.
Utilizar la herramienta adecuada lo facilita todo. Cuando un cliente tenga que enviar un extracto bancario, puede hacerlo enviando correo electrónico o haciendo una foto que la subirá al software. Una vez el asesor lo recibe, lo recopila y lo almacena en la nube con la suficiente antelación al periodo de impuestos.
De esta forma, gracias a la automatización, los documentos siempre estarán seguros en un único lugar, facilitando así el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Aunque no solo esto, ya que aliarse con la tecnología va a garantizar la consistencia de los datos de los archivos.
Permitir un trabajo híbrido altamente efectivo
Cada vez son más las empresas que están adoptando el trabajo híbrido. No obstante, esta nueva modalidad requiere una adaptación por parte de las empresas, los equipos y los asesores contables que trabajen de esta forma.
Un entorno de trabajo que no está digitalizado ni unificado en la nube obliga a compartir los archivos por correo electrónico. Como consecuencia, no solo se tienen muchísimas versiones de un solo documento, sino que existe el riesgo de duplicarlos o perderlos.
Por tanto, cuando una asesoría contable opta por el trabajo híbrido, es muy importante que se abracen otros aspectos que la tecnología ofrece. Gracias a los programas que permiten automatizar la contabilidad, los documentos se pueden mantener en una nube compartida para facilitar el intercambio y asegurar un flujo de trabajo eficiente.
Además, este tipo de soluciones permiten registrar información de gran importancia, como por ejemplo cuándo y con quién habló por última vez un cliente. Al tratar siempre con la misma persona, y que esta, además, conozca en profundidad su caso, el cliente se sentirá mucho más satisfecho con el servicio.
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