La optimización de cualquier proceso ha sido siempre uno de los objetivos principales para todo tipo de empresa, o al menos, debería ser así. Optimizar supone mejorar, pero, además, aporta flexibilidad a la empresa en los procedimientos de forma que se favorece el progreso y el cumplimiento de objetivos.

Por su parte, algo clave en la búsqueda de la optimización máxima es llevar una buena gestión de los proyectos. Este proceso incluye desde la planificación hasta la ejecución, control y cierre del proyecto. Todo ello con unos objetivos claros y un tiempo establecido. De esta forma, lograremos cumplir los planes contemplados, sobrevivir en el mercado y llevar a cabo una constante innovación.

El secreto para el éxito es su gestión es tener una planificación detallada y llevar a cabo un control de forma constante sobre los pasos del proyecto: qué recursos se necesitan y cuáles se están utilizando, qué esfuerzos requiere, qué costes tiene, cuánto tiempo se necesita…

El camino hacia la productividad

Para lograr una buena gestión y optimización de los proyectos podemos utilizar herramientas como los sistemas ERP. Con estos podremos organizar más fácilmente los recursos para el bueno desarrollo de las operaciones.

La implantación de un software ERP significa despedirnos de las tediosas tareas manuales en las que se manipulan gran variedad de documentos en papel o datos en hojas de cálculo realmente confusas.

Gracias a este tipo de sistemas de gestión mejoraremos los tiempos de entrega por lo que el flujo de ventas se incrementará. Así, aumentaremos la productividad y el rendimiento empresarial mientras ahorramos costes.

Sage 200 destaca ya que se trata de un ERP modular, es decir, es totalmente personalizable. De esta forma, podemos llevar a cabo las configuraciones necesarias que necesite cada negocio según sus particularidades. Esto permite una libertad de adaptación total a las necesidades reales e independientes de cada empresa.

Por ello, hoy queremos explicarte cómo puede ayudarte un ERP, y concretamente Sage 200, a optimizar la gestión de proyectos.

Cómo optimizar la gestión de proyectos con Sage 200

1.    Evita tareas manuales

Durante los primeros años de actividad empresarial, se suelen gestionar los proyectos con programas de oficina básicos como Microsoft Office. Por ejemplo, llevando a cabo un registro de los datos (costes, márgenes de beneficio esperados…) en hojas de cálculo. Estos datos son de gran valor cuando queremos implantar una solución para gestionar nuestros proyectos.

Sin embargo, gracias a un sistema ERP como Sage 200 podemos importar de forma automatizada los contenidos de las hojas a la base de datos. De esta manera, reducimos el tiempo de implementación y evitamos los posibles errores de la transcripción manual.

2.    Ten un mayor control de los proyectos 

Habitualmente, en las pymes las funciones de gerencia, planificación y venta suelen ser realizadas por el mismo propietario del negocio. En estos casos, la automatización que ofrece un software ERP es esencial.

Además, Sage 200 ofrece una visión global del proyecto y del estado de las tareas en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto nos permite llevar a cabo los ajustes necesarios de forma que los procesos se desarrollen sin ningún problema.

3.    Aprovecha la base de datos interactiva 

Los sistemas de gestión empresarial ERP ofrecen la capacidad de administrar las tareas de cualquier proyecto. Además, gracias a esta centralización de las tareas, la solución nos recopilará y analizará datos de todos los procesos que estemos gestionando.

Así, podemos llevar un seguimiento de las métricas relacionadas con costes laborales, retención de clientes, rotación de inventario… Esto se traduce en una mejora en la planificación de proyectos, la evaluación de su progreso y la colaboración durante su ejecución.

4.    Mejora las comunicaciones

Durante la ejecución y gestión de los proyectos es común compartir información sobre la evolución y el avance del proceso con todos los involucrados en este.

Sage 200 motiva el intercambio de información incluso con clientes. La solución nos permite imprimir o compartir reportes que con compatibles con herramientas comunes como Microsoft Excel.

5.    Presenta propuestas y estimaciones de proyectos

 Cuando trabajamos con proyectos, lo habitual en las pymes es que se calcule una estimación o una oferta. Esta, además, suele ser creada por los empleados que tienen más experiencia lo que supone un coste innecesario.

Si se simplificara y optimizara el proceso de estimación, los responsables podrían invertir más tiempo en actividades realmente importantes que generen mayores resultados.

Por tanto, con una solución ERP podemos realizar estimaciones y ofertas en base al historial de datos recogidos. Además, nos permite usar como plantilla el historial de proyectos antiguos que se asemejen al actual. Esto mejorará el proceso de estimación, pero también garantizará la exactitud de la oferta y la carencia de errores.

En definitiva, la implantación de un ERP como Sage 200 para la gestión de proyectos, es sin duda un sinónimo de productividad, eficiencia y ahorro de tiempos y costes. ¿Necesitas implantar un ERP en tu empresa? ¿La solución que utilizas te da problemas y te interesa migrar tu sistema de gestión?

En Opentix ponemos a tu disposición la experiencia de nuestros más de 130 profesionales especializados en soluciones empresariales ERP. No dudes en contactar con nosotros mediante el formulario, ¡tenemos una solución para ti!