La gestión del tiempo es uno de los mayores retos en cualquier asesoría. Entre clientes, plazos y normativas, el margen para optimizar procesos es cada vez menor. Por suerte, la tecnología ha avanzado lo suficiente como para ofrecer soluciones accesibles que permiten automatizar tareas, mejorar la comunicación y tener una visión global del despacho.

En este artículo te mostramos ocho herramientas digitales que están revolucionando el trabajo en las asesorías. No son promesas, son realidades que ya están generando resultados medibles en cientos de despachos.

ÍNDICE

ERP: El gestor integral que pone orden en tu asesoría

Sage Despachos Connected

Todo empieza con el control. Si cada expediente, documento y plazo está en su sitio, el resto fluye. Pero si la información se dispersa entre carpetas compartidas, correos o post-its, la productividad se esfuma.

Sage Despachos Connected permite centralizar la información, asignar tareas, automatizar flujos y visualizar el estado de cada cliente en tiempo real. Así, los despachos pueden optimizar el flujo de trabajo y mejorar la relación con los clientes mediante un portal privado para cada uno.

Funciones clave:

  • Gestión integral del despacho: Unifica la contabilidad, fiscalidad y administración laboral en un único entorno.
  • Automatización de tareas: Los procesos manuales como la facturación, la gestión de impuestos y los informes financieros se gestionan de forma automatizada, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
  • Visibilidad en tiempo real: Acceso a la información actualizada de todos los clientes y plazos vencidos, facilitando la toma de decisiones.
  • Portal del cliente: Los clientes pueden acceder a su espacio personal para cargar documentación y visualizar el estado de sus trámites, mejorando la eficiencia.

Sage 200

Cada minuto que tu equipo dedica a tareas repetitivas como descargar notificaciones, mover documentos o comprobar listados es un minuto que no genera valor para el cliente. Los sistemas de gestión como Sage 200 ayudan a reducir este tipo de trabajo manual.

Sage 200 es una herramienta diseñada para mejorar la eficiencia operativa de los despachos profesionales mediante la automatización de tareas clave como la contabilidad, la gestión de inventarios o la facturación.

Funciones clave:

  • Automatización de procesos: con Sage 200 podrás automatizar procesos como la facturación, la contabilidad, la gestión de inventarios y la administración, lo que reduce el tiempo y los errores en las operaciones diarias.
  • Visibilidad en tiempo real: este software empresarial proporciona una visibilidad en tiempo real de las operaciones de negocio, lo que permite a los despachos tomar decisiones informadas y mejorar sus resultados.
  • Mejora de la relación con los clientes: Sage 200 permite la gestión de clientes. Esto ayuda a los despachos a mantener un registro detallado de la información de los usuarios y mejorar la relación con ellos.
  • Amplia variedad de herramientas: este ERP para despachos incluye una variedad de herramientas para automatizar y simplificar procesos de negocio: herramientas para la contabilidad, para la gestión de inventarios y para la gestión de tiempo, entre otras cosas.
  • Escalabilidad: Sage 200 es un software escalable, lo que significa que es posible integrar módulos adicionales, según las necesidades específicas del despacho.

Automatización de procesos al servicio de tu asesoría

Power Automate

Power Automate es una herramienta de Microsoft que permite automatizar tareas y flujos de trabajo entre distintas aplicaciones y servicios, tanto de Microsoft como de otras plataformas, con el objetivo de ahorrar tiempo y reducir errores en tareas repetitivas y procesos manuales.

Funciones clave:

  • Automatización de flujos de trabajo: Con Power Automate puedes diseñar flujos para automatizar procesos que se repiten, como el envío de recordatorios de vencimientos, la actualización de bases de datos o la distribución de tareas entre los miembros del equipo.
  • Integración con Microsoft 365: Al ser parte del ecosistema Microsoft, Power Automate se integra perfectamente con aplicaciones como Teams, Outlook y SharePoint, lo que facilita la coordinación y el seguimiento de tareas de forma automática.
  • Optimización de la gestión documental: Permite automatizar tareas relacionadas con la clasificación de documentos, la recopilación de datos de emails y la creación de archivos estructurados, reduciendo la carga de trabajo manual y mejorando la precisión.
  • Flujos de aprobación automatizados: Configura flujos que aprueben automáticamente documentos o tareas pendientes, notificando a las personas clave sin necesidad de intervención humana.

Gestión documental eficiente y sin errores

Sage AutoScan

La gestión de documentos en una asesoría es una de las tareas que más tiempo consume, además de ser una fuente común de errores. Sage AutoScan resuelve este problema permitiendo que los documentos se escaneen, clasifiquen y procesen de forma automática.

Funciones clave:

  • Escaneo y clasificación automática de documentos: Al escanear documentos, el sistema los clasifica y organiza de manera automática, ahorrando tiempo en tareas administrativas.
  • Extracción de datos: Extrae la información relevante de los documentos y la organiza en un formato estructurado para su uso en otros sistemas de gestión.
  • Integración con otros sistemas: Sage AutoScan se puede integrar con otros programas de contabilidad y gestión, lo que aumenta su eficiencia y minimiza la duplicación de datos.
  • Reducción de errores: Al automatizar el procesamiento de documentos, se minimizan los errores humanos derivados de la transcripción manual.

Visualiza y transforma tus datos en decisiones estratégicas

Power BI

Uno de los mayores activos de una asesoría es la cantidad de datos que maneja a diario. Microsoft Power BI es una herramienta de Business Intelligence (BI) que permite transformar esos datos en informes y dashboards visuales fáciles de entender, proporcionando insights estratégicos en tiempo real.

Funciones clave:

  • Visualización de datos: Te permite crear informes interactivos y visualizaciones que facilitan el análisis de datos en tiempo real.
  • Análisis predictivo: Utiliza herramientas avanzadas de análisis para prever tendencias y mejorar la toma de decisiones.
  • Integración con otros sistemas: Power BI se integra con otros programas de Microsoft como Sage Despachos Connected, lo que permite centralizar y analizar datos de diversas fuentes en un único lugar.
  • Mejora de la toma de decisiones: Al tener acceso a datos claros y procesados, tu equipo puede tomar decisiones basadas en hechos, no en suposiciones.

Artículos relacionados:

Colaboración, gestión de tareas y relaciones con clientes

Sage CRM

Sage CRM (Ahora Sage Sales Management) permite gestionar las interacciones con los clientes, prospectos y contactos, proporcionando una visión completa de su ciclo de vida. Con las funcionalidades avanzadas de IA, mejora la gestión de relaciones y la automación de tareas.

Funciones clave:

  • Automatización de procesos: permite automatizar tareas como la gestión de oportunidades de venta, el seguimiento de clientes y la generación de informes.
  • Gestión de contactos: almacena y accede a información detallada sobre clientes, prospectos y contactos, incluyendo información de contacto, historial de interacciones y detalles de la relación comercial.
  • Seguimiento y análisis: ayuda a seguir el rendimiento de las ventas y el rendimiento de los clientes, así como generar informes y análisis para ayudar a tomar decisiones estratégicas.
  • Integración con otras herramientas: Sage CRM se puede integrar con otros programas de contabilidad y gestión de documentos, lo que permite una mayor eficiencia y una mejor gestión de la información.
  • Accesibilidad desde cualquier dispositivo: podrás acceder a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo colaborativo y la gestión remota.

Microsoft Teams

En la era del teletrabajo, la colaboración en la nube se ha convertido en una necesidad. Microsoft Teams es la plataforma que permite a los equipos de trabajo compartir documentos, coordinar reuniones y mantener conversaciones en tiempo real, todo en un mismo lugar.

Funciones clave:

  • Colaboración en tiempo real: Permite compartir archivos, realizar videoconferencias y gestionar tareas de manera colaborativa, sin importar la ubicación geográfica.
  • Integración con Microsoft 365: Teams se integra perfectamente con las demás aplicaciones de Microsoft, lo que permite a los equipos trabajar de manera fluida entre diferentes herramientas.
  • Gestión de tareas con Microsoft Planner: Organiza el flujo de trabajo, asigna tareas, establece plazos y realiza un seguimiento del progreso, lo que garantiza una ejecución eficiente de todos los proyectos.

Inteligencia Artificial: La herramienta clave para la optimización de los procesos

Sage Copilot

La Inteligencia Artificial (IA) está presente en muchas de las herramientas que hemos mencionado. Con Sage Copilot,  la productividad en todas las áreas clave del despacho. Con Power BI, la IA puede generar informes predictivos y permitirte anticiparte a los cambios en las necesidades del cliente. Además, en Sage Despachos Connected, la IA ayuda a automatizar procesos, lo que elimina tareas repetitivas y mejora la eficiencia general del despacho.

Al integrar la IA en el día a día de un despacho profesional, se obtiene mayor precisión en la toma de decisiones y una gestión más ágil de los recursos. La IA se adapta a las necesidades específicas del despacho, optimizando la forma de trabajar y anticipando los problemas antes de que ocurran, lo que permite ofrecer un servicio más proactivo a los clientes.

Productividad es sinónimo de método, no de más horas

Ser productivo no significa trabajar más, sino trabajar mejor. Tener los procesos claros, las tareas automatizadas, los datos a la vista y la información siempre disponible.

Las herramientas que hemos visto —Sage Despachos Connected, Sage 200, Sage AutoScan, Power BI, Microsoft Teams, Sage Sale Management e Sage Copilot— no son piezas aisladas. Son los pilares de un ecosistema digital que transforma la forma de trabajar en el despacho.

El cambio empieza con un paso pequeño: digitalizar un proceso concreto. Cuando el equipo ve los resultados, el resto viene solo. Porque la productividad no se mide en el número de clientes, sino en tiempo ganado, precisión y tranquilidad. Y eso, en un despacho profesional, vale más que cualquier otra cosa.

banner whitepaper 8 herramientas digitales para aumentar la productividad en asesoría

¿Quieres saber más sobre cómo, por ejemplo, la IA y la gestión de CRM pueden mejorar la productividad de tu asesoría? En Opentix te guiamos paso a paso para implementar las mejores soluciones digitales para mejorar la productividad de tu despacho. Rellena el formulario y nuestro equipo se pondrá en contacto contigo para ayudarte a diseñar tu plan de productividad y transformación digital.