En la actualidad, los trabajadores de cualquier empresa, tanto las grandes como las pequeñas, están en constante movimiento. Por ejemplo, para asistir como ponentes a una conferencia o participar en alguna reunión de cierta importancia. Esto significa que, al desplazarse entre ciudades o países, los empleados van a tener una serie de gastos de empresa de los que esta debe hacerse cargo.

Cada decisión financiera puede tener un impacto significativo en la salud económica del negocio, y en muchas ocasiones estos costes no se gestionan de forma eficiente. Se debe tener en cuenta que no se trata únicamente de registrar las transacciones, sino de implementar un sistema que permita controlar, analizar y optimizar cada gasto para garantizar que los recursos se utilicen de manera efectiva.

En Opentix sabemos la importancia de utilizar la herramienta correcta para asegurar la buena gestión de los gastos de empresa. Por ello, en este artículo queremos presentarte Pleo, la herramienta con la que empezarás a controlar estos costes de una forma mucho más eficiente. ¡Sigue leyendo que te interesa!

ÍNDICE

¿Qué es Pleo?

Pleo es una solución en la nube diseñada específicamente para facilitar la gestión de los gastos de empresa. La combinación de un software con una tarjeta física de Pleo permite a las organizaciones simplificar su seguimiento y control, lo que ayuda a reducir la carga administrativa y a aumentar la transparencia financiera.

Esta herramienta, por tanto, va dirigida a empresas de todos los tamaños y sectores que busquen una forma más eficiente de gestionar sus gastos y mejorar su control financiero.

Además, el sistema es muy fácil de utilizar. La empresa le da una tarjeta de Pleo a su empleado y este la utilizará para realizar compras relacionadas con su trabajo. Estas compras, conforme se vayan haciendo, se registrarán automáticamente en el software, lo que ahorrará tiempo, errores y posibles fraudes.

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Características de Pleo

Las características de Pleo aportan numerosos beneficios a todas aquellas empresas que deciden utilizarla. A continuación, te explicamos algunas de sus funcionalidades más destacadas:

  • Tarjetas físicas. Tal y como hemos indicado en el apartado anterior, las empresas que utilizan Pleo pueden darle una tarjeta física a sus trabajadores para que hagan frente a sus gastos (siempre que estén contemplados en la política de empresa). Para hacer más fácil el control, el software al que se conecta la tarjeta permite establecer límites de gasto, bloquearlas o desbloquearlas y recibir notificaciones de las transacciones.
  • Gestión rápida y automatizada de los gastos. Una vez realizada la compra, el usuario deberá subir el recibo a la aplicación. Gracias a una funcionalidad llamada ‘fetch’, este proceso se puede automatizar para ahorrar tiempo.
  • Automatización de facturas. Pleo es capaz de automatizar y simplificar todo el proceso de las facturas. De esta forma, se pone fin a los errores manuales y al retraso en los pagos.
  • Gestión de los gastos en efectivo. Que un trabajador afronte un gasto en efectivo no es un problema para Pleo, ya que los tickets se pueden enviar y subir a la plataforma igualmente. Si cumplen con las políticas de la empresa, se aprobarán y procesarán como si se hubieran pagado con la tarjeta física.
  • Conexión con otras herramientas. Pleo puede integrarse de manera fluida con una amplia gama de herramientas, lo que facilita la sincronización de datos financieros y la optimización de los procesos administrativos. Entre ellas, Sage 50, Sage 200 y Dynamics 365 Business Central.

Integración de Pleo con Sage 200

Como decíamos, Pleo es capaz de integrarse con Sage 200, el ERP de gestión integral empresarial para pymes. Como resultado, las organizaciones obtienen una herramienta con la que simplificar y optimizar su gestión financiera.

Una de las principales ventajas es la automatización del registro de gastos. Las transacciones realizadas con tarjetas de Pleo se sincronizan automáticamente con Sage 200, eliminando así la necesidad de introducir los datos manualmente. Además, cada gasto se categoriza de acuerdo con las políticas de la empresa, facilitando así una contabilidad precisa y eficiente.

La conciliación bancaria también se vuelve más sencilla. Gracias a que las transacciones de Pleo se registran automáticamente en la solución de Sage, la conciliación entre los estados de cuenta bancarios y los registros contables se realiza de manera más rápida y exacta.

Además, también se mejora la gestión de los gastos, ya que la integración permite que los costes se asignen fácilmente a proyectos o departamentos. Esto proporciona una visión clara y detallada de cómo se distribuyen los recursos, facilitando así el control del presupuesto y la toma de decisiones estratégicas.

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