¿Cuánto tiempo y energía perdemos cambiando entre aplicaciones?

¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto tiempo inviertes en cambiar entre aplicaciones a lo largo de tu jornada laboral? ¿Has contado cuántas herramientas utilizas para realizar todas tus tareas?

En el día a día de cualquier trabajador, lo más común es utilizar más de una solución. En la mayoría de las ocasiones estas no están conectadas, lo que no solo supone una gran pérdida de tiempo y una disminución de la productividad, sino que también un aumento de los costes operativos.

Para ponerle solución, la tecnología es la mejor aliada, aunque seguramente te preguntarás cómo. En este artículo, te explicamos cuánto tiempo y energía pierdes al cambiar entre aplicaciones y qué puedes hacer para resolverlo. ¡Al final del texto te presentamos la herramienta que estás buscando!

El coste de cambiar entre aplicaciones

Cuando se cambia de una aplicación a otra, se debe tener en cuenta que es mucho más que la acción de pulsar una combinación de teclas. El usuario debe adaptarse al cambio, es decir, entender el nuevo contexto en el que se encuentra.

Para que sea más sencillo entenderlo, cuando cambiamos del correo electrónico a una hoja de cálculo, las dos interfaces, diseños y propósitos son muy diferentes. Esto implica que, antes de que el trabajador esté preparado para proseguir con la tarea que esté realizando, tardará unos segundos en adaptarse a la nueva pantalla.

De acuerdo con un estudio realizado por Harvard Business Review, un trabajador cambia de aplicación una media de unas 1.200 veces al día. Cada uno de estos cambios supone una adaptación de 2 segundos, lo que significa que se pierden 4 horas cada semana tan solo en cambios entre herramientas. El total del año asciende a 5 semanas, lo que supone el 9% del tiempo anual de trabajo.

No obstante, esto no acaba aquí. Y es que el estudio refleja que, tras realizar el 65% de los cambios, los usuarios vuelven a cambiar de aplicación menos de 11 segundos después. Esto comporta que la capacidad de atención del trabajador se fragmente y sea mucho menos productivo.

Algunas consecuencias

Además de este coste, cambiar constantemente entre herramientas tiene consecuencias para los trabajadores. Algunas de ellas son:

• Disminución de la productividad
• Reducción de la calidad del trabajo
• Interrupción del flujo de trabajo
• Aumento de la fatiga mental
• Bajo nivel de concentración
• Procesos empresariales poco eficientes

Artículos relacionados:

• Cómo la IA generativa está transformando el CRM
• Sage 200 al descubierto, un tour por la plataforma
• Integración de Sage 200 Laboral y Sage HR
• Construcciones Frigoríficas Serrano automatiza sus procesos con Sage 200 y el Kit Digital
• Caso de éxito de Hervian con Sage 200

¿Qué se puede hacer para solucionarlo?

Lo primero que se debe tener en cuenta es que esto no es un problema del trabajador, ni siquiera de la empresa. La mayoría de los softwares no se han diseñado para conectarse entre sí porque son de proveedores diferentes, lo que obliga a los usuarios a saltar de uno a otro para realizar sus tareas. En algunos casos, incluso, los procesos solo se pueden realizar de esta forma.

Sin embargo, no todo está perdido. A continuación, te proponemos algunos consejos para intentar ponerle solución a esta cuestión:

Aumentar la productividad de los trabajadores

Puede que la primera idea que pueda surgir para compensar el tiempo que pierden los trabajadores sea contratando. Es cierto que se podría abarcar un mayor volumen de trabajo, pero la cuestión de la productividad seguiría siendo un problema porque esta se aumenta optimizando los procesos.

Por tanto, para aumentar la productividad de los trabajadores se deben buscar conexiones entre aplicaciones o, incluso, una única solución que permita gestionar todos los procesos de forma integrada.

Buscar los puntos críticos

Antes de tomar cualquier decisión se debe analizar de forma exhaustiva la situación de la que se parte. En este caso, se deberán observar aquellos puntos entre herramientas que causan la pérdida de tiempo al realizar el trabajo.

Una vez identificados los puntos críticos, se debe invertir en mejorar el flujo de trabajo mediante la tecnología. Si se reducen las aplicaciones, la experiencia laboral en la empresa también se simplificará.

Equilibrar las cargas de trabajo

Cuando una persona debe cambiar constantemente de herramienta para realizar su trabajo lo más probable es que se distraiga. Además, realizar tareas repetitivas constantemente puede tener una connotación negativa para los trabajadores, lo que puede aumentar su descontento.

Por tanto, no solo es necesario buscar las soluciones tecnológicas más adecuadas. También se debe asegurar que las cargas de trabajo dentro del equipo estén equilibradas para asegurar el compromiso y la satisfacción laboral.

Identificar los costes de introducir una nueva solución

Antes de lanzarse a implantar una nueva herramienta de gestión, la empresa debe identificar los costes de introducirla. Estos no solo son económicos, también los hay intangibles. Por ejemplo, el aprendizaje, la adaptación y el posible rechazo inicial de los trabajadores, entre otros.

Centrar la aplicación en el usuario

En relación con el apartado anterior, algunos empleados pueden rechazar el nuevo software por miedo a lo desconocido. Por ello, y porque son los trabajadores los que van a utilizar estas herramientas para realizar sus tareas, estas deben haber sido diseñadas para ser fluidas y animar a los usuarios a utilizarlas. Además, se debe asegurar que todas sus necesidades estén cubiertas.

Sage 200, un software de gestión integral

Afortunadamente, existen soluciones para resolver la problemática que hemos abordado en este artículo. Una de ellas es Sage 200, un ERP integral diseñado específicamente para optimizar los flujos de trabajo y minimizar la necesidad de cambiar entre aplicaciones.

Al utilizar esta herramienta de Sage, las empresas pueden empezar a integrar sus procesos clave en una única plataforma. Como resultado, el acceso a la información y la toma de decisiones se vuelven mucho más sencillas, así como también se aumenta la eficiencia, se reducen los errores y, lo más importante, se produce una disminución significativa en lo que respecta a la pérdida de tiempo y energía.

¿Te gustaría conocer más información sobre Sage 200? ¡Tienes que descargarte el vídeo del webinar que hicimos! En él, uno de nuestros expertos te hace un tour detallado por toda la plataforma para que la puedas conocer a fondo. ¿A qué esperas? ¡Descarga ya el vídeo!

Si tras leer este artículo quieres realizar un cambio en tu empresa, ¡estás en el lugar adecuado! Opentix es un partner tecnológico que cuenta con más de 2.600 clientes satisfechos. ¿Quieres ser uno más? ¡Rellena el formulario para que uno de nuestros expertos se pueda poner en contacto contigo!