Hablar hoy de Microsoft 365 ya no es hablar solo de Word, Excel y el correo electrónico. Es hablar de un ecosistema completo de trabajo digital que conecta personas, procesos, datos y seguridad en un único entorno. Un entorno pensado para que las empresas trabajen mejor, más rápido y con más control, independientemente de dónde estén sus equipos o cómo sea su modelo de trabajo.

A lo largo de los años, Microsoft 365 ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma que va mucho más allá de la productividad clásica. Hoy integra herramientas de colaboración, automatización, inteligencia artificial, análisis de datos, seguridad avanzada, gestión de dispositivos, desarrollo de aplicaciones y experiencia del empleado. Todo ello perfectamente integrado y diseñado para que las organizaciones puedan crecer, adaptarse y competir en un entorno cada vez más digital.

En este artículo recorremos las 42 herramientas de Microsoft 365 (Office 365), explicadas de forma clara y práctica, para que entiendas no solo qué hace cada una, sino cómo encajan entre sí y cómo pueden transformar la manera en que trabaja tu empresa.

ÍNDICE

Creación de contenido y productividad personal

Word es el procesador de textos profesional por excelencia. Permite crear documentos de forma colaborativa, revisar cambios, controlar versiones y proteger información sensible. Es la herramienta con la que se redactan contratos, propuestas, informes y documentación interna, garantizando siempre coherencia, trazabilidad y seguridad.

Excel es el motor de análisis y control empresarial. Va mucho más allá de la hoja de cálculo tradicional, permitiendo crear modelos financieros, presupuestos, previsiones, análisis de escenarios, automatizaciones y cuadros de mando que ayudan a tomar decisiones basadas en datos reales.

PowerPoint es la herramienta que transforma la información en impacto visual. Facilita la creación de presentaciones profesionales, dinámicas e interactivas, integrando gráficos, vídeos, animaciones y datos en tiempo real para comunicar ideas, proyectos y resultados de forma clara y atractiva.

OneNote actúa como el cuaderno digital de la empresa. Centraliza notas de reuniones, ideas, documentación, imágenes y listas en un entorno siempre accesible, sincronizado y compartido, ideal para documentar procesos y crear bases de conocimiento internas.

Microsoft Forms simplifica la creación de encuestas, formularios y cuestionarios online, recogiendo automáticamente las respuestas y generando datos que pueden analizarse en Excel o Power BI. Es clave para procesos de RRHH, atención al cliente, evaluaciones internas y estudios de satisfacción.

Microsoft Sway es la herramienta de Microsoft 365 para crear presentaciones web interactivas, informes visuales, newsletters y contenidos online sin necesidad de diseño avanzado.

Microsoft Designer es la herramienta de diseño gráfico con inteligencia artificial de Microsoft. Permite crear creatividades, publicaciones, banners, imágenes para redes sociales o materiales corporativos de forma rápida, partiendo de textos o ideas, sin necesidad de conocimientos avanzados de diseño.

Microsoft Editor es el corrector inteligente de Microsoft para mejorar la ortografía, la gramática y el estilo de redacción en Word, Outlook y Edge. Ayuda a escribir con mayor claridad, coherencia y corrección.

Microsoft Edge es el navegador corporativo de Microsoft, optimizado para entornos profesionales. Incorpora protección frente a amenazas, control de políticas, integración con Microsoft 365 y funciones de seguridad que protegen la navegación y el acceso a aplicaciones corporativas.

Clipchamp facilita la creación y edición de vídeo corporativo para formaciones, comunicaciones internas o contenidos informativos, sin necesidad de herramientas de edición complejas.

Visio es la herramienta profesional para crear diagramas de procesos, flujos de trabajo, mapas, organigramas, esquemas técnicos y documentación visual. Es clave para departamentos de IT, operaciones, calidad y procesos.

Colaboración, comunicación y trabajo en equipo

En cualquier empresa moderna, la comunicación ya no es solo “hablar”. Es coordinar equipos, compartir información, trabajar en remoto, tomar decisiones rápidas y dejar trazabilidad. Microsoft 365 convierte todo esto en un ecosistema conectado que elimina el caos de correos, archivos dispersos y reuniones improductivas.

Microsoft Teams es el centro de trabajo de Microsoft 365. Reúne chats, reuniones, archivos, tareas y aplicaciones en un solo espacio, permitiendo colaborar en tiempo real, grabar y transcribir reuniones y centralizar todo el trabajo del equipo.

Outlook (para empresas) es mucho más que correo electrónico. Integra email corporativo, calendario, contactos y tareas, facilitando la coordinación de reuniones y el control de la comunicación interna, con integración directa con Teams y Copilot.

Microsoft Loop crea espacios de trabajo dinámicos donde equipos pueden generar componentes vivos (tablas, listas, tareas, notas) que se sincronizan en tiempo real entre Teams, Outlook, Word y Whiteboard.

Microsoft Whiteboard es la pizarra digital colaborativa de Microsoft 365. Facilita sesiones de ideación, reuniones creativas, talleres y formaciones mediante un entorno visual compartido en tiempo real.

Microsoft Mesh permite crear entornos de trabajo inmersivos en 3D y realidad mixta. Facilita reuniones virtuales, sesiones de formación y espacios colaborativos donde los equipos pueden interactuar mediante avatares, potenciando la presencia y la colaboración en entornos híbridos.

Microsoft Viva es la suite de experiencia del empleado de Microsoft 365. Incluye herramientas para comunicación interna, bienestar, formación, cultura corporativa y gestión de objetivos, ayudando a mejorar la productividad, el compromiso y la alineación de los equipos.

SharePoint es la base documental y la intranet de la empresa. Permite crear portales internos, bibliotecas de documentos y espacios colaborativos, asegurando control de versiones, permisos y flujos de aprobación.

Microsoft Bookings simplifica la gestión de citas mediante páginas de reservas online sincronizadas con Outlook y Teams, ideales para atención al cliente, RRHH y servicios profesionales.

Documentos, almacenamiento y gestión de la información

La información es uno de los activos más valiosos de cualquier empresa. Microsoft 365 pone a disposición de las organizaciones herramientas pensadas no solo para almacenar archivos, sino para organizar, proteger y distribuir conocimiento de forma eficiente.

OneDrive para empresas (OneDrive for Business) es el espacio de almacenamiento personal corporativo dentro de Microsoft 365. Permite guardar, sincronizar y compartir archivos de forma segura desde cualquier dispositivo, manteniendo control de versiones, permisos y acceso remoto.

SharePoint es la base documental y la intranet de la empresa. Permite crear portales internos, bibliotecas de documentos y espacios colaborativos, asegurando control de versiones, permisos y flujos de aprobación.

Microsoft Lists permite crear listas estructuradas que convierten archivos dispersos en bases de datos organizadas. Facilita la gestión de inventarios, incidencias, seguimientos, solicitudes internas o activos de empresa, integrándose con Teams, SharePoint y Power Automate para automatizar procesos y mantener la información siempre actualizada.

Microsoft Stream es la plataforma de vídeo corporativo de Microsoft 365 para alojar y compartir contenidos internos de forma segura. Es ideal para formaciones, comunicaciones corporativas, tutoriales y vídeos bajo demanda, con integración directa en Teams, SharePoint y OneDrive, control de permisos, transcripciones automáticas y búsqueda por contenido.

Microsoft Access (solo PC) es la base de datos de escritorio incluida en algunos planes de Microsoft 365. Permite crear aplicaciones de bases de datos locales para gestionar inventarios, listados de clientes, controles internos, incidencias o procesos administrativos sin necesidad de desarrollar software a medida.

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Proyectos, tareas y planificación

Estas herramientas están pensadas para poner orden al trabajo diario, mejorar la coordinación entre equipos y asegurar que los proyectos avanzan dentro de plazo.

Planner permite organizar tareas de forma visual mediante tableros, asignar responsables y controlar el estado de cada actividad, siendo ideal para equipos ágiles y proyectos colaborativos.

Microsoft To Do es la herramienta de gestión personal de tareas y recordatorios, sincronizada con Outlook y Teams, que ayuda a priorizar el trabajo y no dejar nada pendiente.

Project (desktop) es la versión avanzada de gestión de proyectos para entornos tradicionales. Permite planificar cronogramas complejos, gestionar recursos, controlar costes y realizar seguimientos detallados de proyectos de gran envergadura.

Places es la herramienta de Microsoft para gestionar espacios de trabajo híbridos. Permite coordinar escritorios, salas, oficinas, presencia de empleados y planificación de espacios, optimizando el uso de las instalaciones y mejorando la experiencia de trabajo híbrido.

Datos, automatización e inteligencia artificial

Tomar decisiones sin datos hoy es asumir riesgos innecesarios. Microsoft 365 incorpora herramientas que convierten la información en conocimiento accionable, integrando analítica avanzada e inteligencia artificial en el día a día de la empresa.

Power BI es la plataforma de Business Intelligence de Microsoft para crear informes interactivos, dashboards y cuadros de mando en tiempo real. Permite conectar múltiples fuentes de datos, automatizar la actualización de informes y visualizar la información clave de forma clara y comprensible para la toma de decisiones estratégicas.

Microsoft Copilot integra inteligencia artificial en todo el ecosistema de Microsoft 365, ayudando a analizar datos, generar informes, resumir información, crear presentaciones y automatizar tareas, convirtiéndose en un auténtico copiloto digital para el trabajo diario.

Power Automate automatiza flujos de trabajo entre aplicaciones, reduciendo tareas manuales y mejorando la eficiencia de procesos como aprobaciones, notificaciones o sincronización de datos

Herramientas de seguridad y cumplimiento

La seguridad ya no es un extra: es un pilar crítico del trabajo digital. Microsoft 365 incorpora un conjunto de herramientas diseñadas para proteger la información corporativa, los dispositivos y el cumplimiento normativo de forma centralizada.

Microsoft Intune permite administrar dispositivos y aplicaciones, aplicar políticas de seguridad, proteger datos corporativos y controlar accesos desde móviles, tablets y equipos.

Exchange Online es la infraestructura de correo empresarial en la nube de Microsoft. Garantiza alta disponibilidad, protección avanzada frente a amenazas, cumplimiento normativo y una gestión centralizada del correo corporativo.

Advanced Threat Analytics detecta comportamientos anómalos y posibles amenazas internas, ayudando a anticiparse a riesgos antes de que se conviertan en incidentes de seguridad.

Microsoft Defender for Endpoint protege ordenadores, servidores y dispositivos móviles frente a amenazas avanzadas. Incluye antivirus, detección y respuesta ante incidentes (EDR), protección contra ransomware y análisis de comportamiento, proporcionando una defensa integral del parque informático de la empresa.

Defender for Business es la solución de ciberseguridad de Microsoft orientada a pequeñas y medianas empresas. Ofrece protección avanzada frente a malware, ransomware y ataques dirigidos, con detección de amenazas en tiempo real, respuesta automática a incidentes y gestión centralizada de la seguridad de los dispositivos corporativos.

Microsoft Defender for Identity protege las identidades corporativas y la infraestructura local, detectando accesos sospechosos, movimientos laterales, escaladas de privilegios y comportamientos anómalos dentro de la red.

 Microsoft Defender for Cloud Apps (Cloud App Security) es la solución que ofrece visibilidad y control sobre las aplicaciones en la nube utilizadas en la empresa. Detecta Shadow IT, protege la información compartida y bloquea comportamientos de riesgo en tiempo real.

 Enterprise Mobility + Security (EMS)  es la suite de seguridad y gestión de identidades de Microsoft que agrupa Intune, Entra ID, Defender y Purview. Proporciona control de accesos, gestión de dispositivos, protección de la información y cumplimiento normativo en un entorno unificado.

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Herramientas de desarrollo y personalización

Microsoft 365 no es una plataforma cerrada: es un ecosistema que se adapta a cada empresa. Estas herramientas permiten crear soluciones a medida, automatizar procesos y extender las capacidades del entorno digital sin depender de desarrollos complejos.

Power Apps permite crear aplicaciones empresariales personalizadas sin necesidad de programar. Con una interfaz visual y conectores a datos corporativos, es posible diseñar apps para gestión de incidencias, solicitudes internas, inventarios, controles de calidad o procesos comerciales en cuestión de horas.

Microsoft FastTrack es el servicio oficial de Microsoft para acompañar a las empresas en la implantación y adopción de Microsoft 365. Ofrece guías, recursos y soporte especializado para acelerar la migración, mejorar la adopción de usuarios y maximizar el retorno de la inversión.

Windows 365 permite acceder a un entorno Windows completo desde cualquier dispositivo, facilitando el trabajo remoto seguro, la movilidad y la estandarización de puestos de trabajo sin depender del hardware físico.

Un ecosistema pensado para hacer crecer tu empresa

Microsoft 365 no es un conjunto de aplicaciones aisladas. Es una plataforma viva, diseñada para acompañar la evolución real de las empresas. Desde la creación de documentos hasta la gestión de proyectos, desde la automatización de procesos hasta la protección de la información y la experiencia del empleado, cada herramienta cumple un papel dentro de una arquitectura pensada para trabajar mejor.

Lo verdaderamente potente no es cada aplicación por separado, sino cómo se conectan entre sí: datos que fluyen, procesos que se automatizan, decisiones que se toman con información en tiempo real y entornos de trabajo que se adaptan a las personas, no al revés.

Conocer estas 42 herramientas es entender el mapa completo de la oficina digital moderna. Y dominar Office 365 es dar un paso firme hacia una empresa más ágil, más segura, más productiva y preparada para el futuro.

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