Aunque muchas personas no lo crean, la comunicación y colaboración efectiva entre trabajadores es crucial para el éxito de cualquier empresa. Todo esto se vuelve mucho más importante si pensamos en que cada vez es más común que los empleados estén distribuidos por diferentes puntos geográficos, lo que da un valor especial a la capacidad de conectar equipos, compartir información rápidamente y trabajar de manera conjunta de forma eficiente.

Como respuesta a esta creciente necesidad, herramientas como Microsoft Teams se alzan como pilares fundamentales en el día a día de todas las compañías. No solo es una plataforma de mensajería instantánea, sino que también es una solución completa de comunicación y colaboración que integra una enorme variedad de herramientas y funciones diseñadas para mejorar la productividad y eficiencia de los equipos.

En este artículo, te damos una serie de consejos para que aproveches al máximo las funcionalidades de Microsoft Teams y optimices la comunicación entre empleados. Además, nos adentramos en las integraciones que puedes hacer con otras soluciones, como el ERP de gestión integral Sage 200. ¡Sigue leyendo!

Cómo aprovechar al máximo Microsoft Teams

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración y comunicación desarrollada por Microsoft que forma parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft 365. Su objetivo principal es facilitar el trabajo en equipo, por lo que integra herramientas como chats, videoconferencias, llamadas de voz y la colaboración en documentos en tiempo real.

Gracias a la combinación de diversas funcionalidades en una sola plataforma consigue asegurar una correcta y eficaz comunicación y colaboración, de forma que la organización y la eficiencia sean óptimas. Además, en el contexto del trabajo en remoto, su flexibilidad y capacidad de integración con otras herramientas convierte a Teams en la solución perfecta de aquellas empresas que buscan aumentar su productividad.

A continuación, te explicamos algunas de las funcionalidades clave de esta solución de Microsoft para que puedas sacarle el máximo partido:

Comunicarse desde cualquier lugar

Cada vez es más frecuente que una jornada laboral se desarrolle fuera de una oficina, por lo que es muy importante que las herramientas de comunicación y colaboración se adapten a estas nuevas necesidades. En este caso, Microsoft Teams fue diseñada y desarrollada para ayudar a los trabajadores a adaptarse a este cambio de forma natural.

De esta manera, y sin importar dónde estén los miembros de un equipo, este software permite chatear, llamar y compartir fácilmente vídeos o archivos desde un solo lugar. Además, permite la colaboración en documentos al mismo tiempo o, incluso, en diferentes momentos sin perder nada para hacerlo todo mucho más fácil.

Mantenimiento del flujo de trabajo

En relación con el apartado anterior, Teams integra una gran cantidad de procesos para que solo se tenga que trabajar con una única herramienta. De esta forma, los trabajadores no tienen que ir alternando entre aplicaciones para realizar sus tareas porque todas las herramientas que necesiten estarán dentro de la solución.

Como resultado, los empleados no solo estarán más centrados y organizados, sino que serán más eficientes y productivos.


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Grabaciones, transcripciones y traducciones

En un equipo, cada miembro puede estar en un lugar diferente, lo que implica que pueden tener diferentes husos horarios o festividades. No obstante, esto no es un problema para Microsoft, ya que ha incluido funcionalidades en Teams para garantizar que nadie se pierda nada.

Por ello, cuando tiene lugar una reunión o una llamada, esta solución permite grabarlas de forma fácil y sencilla. Aunque no solo eso, también permite generar transcripciones y añadir subtítulos a las grabaciones por si se necesitara encontrar algo específico.

Estas grabaciones se quedan guardadas en el mismo Teams o en One Drive. De esta forma, se asegura que sean fáciles de guardar y de compartir, además de garantizar la seguridad de la información. En aquellos equipos más internacionales se podrán traducir las transcripciones a los idiomas que se desee.

Salas inclusivas

El teletrabajo no es la única realidad laboral, y es que muchas empresas trabajan en formato híbrido. Esto implica que prácticamente cada día habrá unos cuantos en casa y otros en la oficina, por lo que las herramientas de comunicación entre los miembros de un equipo deben de adaptarse a esta realidad.

En el caso de Microsoft Teams todo esto está pensado, ya que la solución es capaz de integrar a aquellos que se unen a las reuniones desde casa para que no se sientan excluidos. Concretamente, las salas de Teams eliminan todas las barreras entre espacios y personas por medio del diseño de herramientas que funcionan de forma uniforme en cualquier lugar.

Además, los dispositivos certificados para Teams garantizan un audio claro y un vídeo nítido, de manera que los empleados se puedan conectar sin complicaciones y participen activamente en las reuniones.

En la siguiente imagen puedes encontrar información sobre los diferentes tipos de sala que permite la solución de Microsoft:

tipos-de-salas-en-teams

Como resultado, se mantiene un buen clima laboral gracias a la inclusión y garantía de la equidad entre trabajadores.

Conexión con soluciones de terceros

Por último, Microsoft Teams también puede conectarse con otras soluciones de terceros. Una de estas herramientas es Sage 200, un ERP de gestión empresarial integral para medianas y pequeñas empresas de cualquier sector.

Al combinar las capacidades de Teams y Sage 200, las empresas pueden mejorar significativamente su productividad y mejorar su toma de decisiones. Algunos de los beneficios que se obtienen son:

  • Acceso en tiempo real a datos financieros y operativos
  • Mejora de la comunicación y colaboración entre departamentos
  • Seguridad y garantía del cumplimiento normativo

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