Gestión de contratos en Sage 200

Sage 200 es la solución de gestión empresarial específica para pequeñas y medianas empresas. Como software integral, este ERP cuenta con funcionalidades para controlar cada área de un negocio: desde las finanzas, la gestión de clientes y los proyectos, hasta las compras y las ventas.

En el artículo de hoy vamos a centrarnos en la gestión de contratos en Sage 200. Y es que, esta solución nos ofrece la posibilidad de automatizar la facturación en empresas en las que, por su actividad, se necesitan facturar cuotas recurrentes a sus clientes.

Algunos ejemplos de facturación en los que puede ser útil el módulo de contratos son los siguientes:

Facturación de alquiler de inmuebles en el sector inmobiliario
Facturación de cuotas de mantenimiento o asesoramiento en empresas de servicio (asesorías, consultoras, limpieza, jardinería…)
Facturación de cuotas en asociaciones, federaciones, etc.
Facturación de alquileres de maquinaria o herramientas en empresas del sector de la construcción, jardinería, agricultura…
Facturación por contajes o lecturas en empresas de consumos de luz, agua, etc.

Principales funcionalidades del Módulo de Contratos de Sage 200

Configurar los productos o servicios a facturar

En la ficha del artículo configuraremos el período para el que vamos a establecer el precio del servicio o del alquiler (precio por día, por semana, por mes…), y para artículos de alquiler podremos definir:

Si se va a cobrar la entrega de material por adelantado
Si se va a abonar la entrega de material con retraso
Si se va a cobrar la devolución de material con retraso
Si se va a abonar la devolución de material por adelantado
El precio que se va a cobrar por el retraso en la devolución
El precio que le vamos a facturar al cliente por cada unidad perdida
El concepto con el que vamos a facturar al cliente el alquiler

Crear el contrato eligiendo cuándo y cómo vamos a facturarpyme

En los contratos para facturación de servicios o recurrentes incluiremos los servicios y/o productos que se van a facturar periódicamente.

En cada servicio definiremos:

cada cuanto tiempo se quiere facturar,
el precio
el período para el que se ha establecido el precio, que nos podrá venir ya definido desde la configuración del artículo.

Podremos especificar que, por ejemplo, para un contrato trimestral de un servicio, el precio mensual es de 100 euros. Al facturarlo trimestralmente obtendremos una factura por un importe de 300 euros.

También podremos indicar si la cuota se debe facturar:

Al inicio del período
Al final del período
Al inicio del contrato en un único plazo
Al final del contrato en un único plazo

Obtendremos a partir de estos datos el plan de facturación del contrato, desde el que podremos ver las cuotas que se generarán en cada período. Y el número de documento que se ha generado en caso de estar ya generada la facturación.

En los contratos para la facturación de alquiler de materiales la operativa será la siguiente:

1.Informaremos del artículo que vamos a alquilar, del concepto con el que vamos a facturar al cliente el alquiler, por ejemplo, “Alquiler Andamio”,y de las fechas de inicio y de fin del alquiler.

2.Realizaremos la entrega de los materiales. En este momento Sage 200 genera un albarán de entrega de material y traslada el producto al almacén virtual de materiales alquilados.

3.Cuando se realice la devolución de los materiales, la registraremos en Sage 200. El programa nos generará un albarán de devolución de materiales recuperando también el stock desde el almacén de productos alquilados al almacén de productos en stock.

De esta forma, llevaremos el control del stock disponible y del material que tenemos alquilado.

También nos va a permitir gestionar los retrasos en las entregas y devoluciones de material, informar de las unidades de material perdidas por el cliente y del precio al que las facturaremos y de las unidades estropeadas.

En contratos con facturación según consumos o lecturas, a partir de una lectura inicial y de la lectura final que informemos en cada período, el sistema generará la facturación de las unidades consumidas.

Para agilizar el registro de las lecturas por período tenemos la opción de entrada rápida, desde la que podremos informar en una sola ventana de todas las lecturas finales del período.

En los contratos con facturación por hitos, podremos informar las fechas y los porcentajes de facturación de cada plazo.

Gestionar el estado del contrato

Nos permitirá gestionar los contratos ofertados, los contratos que han sido aceptados o rechazados por nuestros clientes y los contratos que ya han llegado a su finalización.

Generar el documento del contrato para que lo firme el cliente

Disponemos de una plantilla Word que podremos personalizar para que Sage 200 nos genere el documento del contrato para la firma por parte del cliente.

Gestionar reparaciones de los artículos estropeados

Disponemos de un registro de reparaciones que nos va a permitir gestionar el envío de los materiales defectuosos al proveedor para su reparación.

Realizar revisiones de contratos manteniendo un histórico

En contratos que sufran una variación, ya sea, por un cambio de tarifa, porque vayamos a incluir más servicios o productos en el contrato, etc. podremos realizar una revisión del contrato que nos permitirá mantener un histórico para consultar su evolución en el tiempo.

Renovación de contratos que han llegado a su fin

El contrato tendrá una duración desde una fecha de inicio y hasta una fecha final. Una vez finalizado el contrato podremos renovarlo automáticamente mediante el proceso de renovación de contratos (de manera individual o masiva).

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¿Qué otras ventajas nos aporta la gestión de contratos en Sage 200?

Consultar la trazabilidad completa de un contrato obteniendo las facturas que se han emitido periódicamente y el estado de su cobro.
Realizar simulaciones de facturación por período para obtener, con los contratos que gestionamos actualmente en Sage 200, un informe con las facturas que se generarían en un período.
Activar alertas incluidas la aplicación para que, mediante correo electrónico o avisos internos, nos avise de qué contratos finalizan en breve para poder gestionar su renovación con el cliente.
Gestionar los partes de intervención en empresas de servicios con tareas preventivas asociadas al mantenimiento junto con el módulo de Postventa.
Creación de diferentes tarifas, pudiendo definir dentro de la tarifa diferentes precios por tramo y periodicidades.
Obtener informes o diagrama de Gantt de disponibilidad del material que alquilamos.

Loli Gascón
Operaciones Sage-200

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