Cumplir con las normativas vigentes en cuanto a las nóminas es uno de los principales retos a los que debemos hacer frente los departamentos de recursos humanos. Y es que como responsables de este, debemos asegurarnos de que todas las prácticas empresariales sobre personal cumplan con la legislación. Además, deberemos llevar a cabo los registros de la forma adecuada para documentar el cumplimiento de nuestra empresa.

Mientras que un sistema de nóminas eficiente alienta la moral de los empleados y mejora tu reputación, los errores en el mantenimiento de registros y de cumplimiento normativo pueden suponer unas duras sanciones. Evidentemente, ninguna organización quiere exponerse a este riesgo financiero que puede afectar gravemente a su reputación.

Sin embargo, no es tarea fácil. Las estadísticas nos muestran cómo, en España, 1 de cada 3 pequeñas empresas no realiza de forma correcta las nóminas. Por tanto, si queremos proteger a nuestro negocio de estas sanciones tan costosas y, en ocasiones, de litigios, debemos estar al día en cuanto a la legislación laboral, la normativa de comunicación de la información y las novedades de cumplimiento en materia de personal.

Por ello, hoy queremos darte 10 consejos para cumplir con todas las normativas.

10 consejos para estar conforme con la normativa de nóminas

A continuación, vamos a darte 10 consejos con los que, como profesional de RRHH y nóminas, podrás asegurar que tu empresa esté protegida ante las sanciones por incumplimiento. Esto, además, permite mantener a los empleados contentos con un salario correcto y a tiempo.

Registros personales precisos

Esto puede parecer evidente, pero debemos asegurarnos de que la información personal de los empleados es correcta. Es nuestra responsabilidad tener actualizados los registros de los empleados a lo largo de su periodo de contratación.

Los datos personales que afectan a las nóminas pueden cambiar cada cierto tiempo, pero todos los cambios desde nóminas a ascensos, planes de jubilación o bajas de maternidad tienen que ser procesados de la forma correcta y funcionar como un reloj. Debemos mantenerlo todo siempre al día.

Expectativas de los empleados

Debemos asegurarnos de que los trabajadores entiendan sus obligaciones en cuanto a la normativa y su cumplimiento. Por ejemplo, respetar la política de gastos o mantener los registros de horas extra de forma precisa. Para ello, tendremos que explicarles cómo documentar correctamente los gatos y horas extra para que no pueda dar lugar a problemáticas indeseadas.

Podemos crear un conjunto de políticas y prácticas para los asuntos relativos a las nóminas del personal. De esta forma, los empleados contarán con una guía útil cuando pregunten acerca de incrementos o deducciones de su remuneración.

Planes de pensiones

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser que tengamos que incluir a los empleados en un plan de pensiones o de prestaciones de salud. También es posible que ofrezcamos de forma voluntaria a los nuevos empleados una opción de participación en las ganancias.

En cualquier caso, tendremos que mantener los debidos registros de las contribuciones realizadas por nosotros y por los empleados. Los sitios web de los gobiernos son un buen lugar para empezar cuando queremos verificar en qué planes debemos incluir a los empelados y las contribuciones respectivas.

Pistas de auditoría

Las pistas de auditoría son herramientas realmente útiles para proteger a nuestro negocio y su reputación en caso de una investigación. Esto es debido a que nos permite vincular cada transacción a sus justificantes (cómo facturas u órdenes de compra). Así, validaremos aquellos pagos que puedan parecer inusuales.

Además de protegernos contra el fraude, aseguran que las cuentas sean lo más precisas posibles y aportan información sobre la solidez del negocio. De hecho, es probable que las pistas de auditoría sean exigidas por inversores o acreedores. Por tanto, vale la pena verificar que nuestro sistema de gestión de nóminas, como Sage 200 Laboral, ofrezca esta funcionalidad.

Mantente al día de la legislación local

La legislación de nóminas está en constante cambio. Clasificar a un empleado en la categoría incorrecta puede suponer pasar por alto las horas extra, realizar pagos de salario incorrectos y otras infracciones de la ley.

Existen soluciones, como un software de gestión del tiempo y asistencias, que podríamos utilizar para ayudarnos a captar y seguir mejor los datos laborales de nuestros trabajadores.

Comprende la legislación internacional

Si nuestra empresa opera en distintos países, tendremos que gestionar las complejidades de un proceso de nóminas internacional. Cada país cuenta con sus propias reglas y normativas en cuanto a salarios, deducciones, pagos y comunicación de información. Nuestra responsabilidad será estar al día de estas normativas.

Asimismo, cada vez son más los países que adoptan trámites de declaraciones en tiempo real, presentaciones y cobro de impuestos por vía electrónica. Además, las divisas, prácticas y zonas horarias hacen más complejo este proceso.

Pregunta a los expertos de tu empresa

El contable de nuestra empresa probablemente tendrá un profundo conocimiento del cumplimiento de las normativas de nóminas y estará familiarizado con las normativas necesarias, los cambios importantes o las actualizaciones. Este puede ayudarnos a encontrar las soluciones a las discrepancias en los registros o darnos consejos útiles sobre nóminas.

Pregunta a los empleados

Las empresas deben estar atentas a las quejas y pedir de forma activa la opinión de los empleados sobre cómo mejorar el proceso. Cuando identifiquemos el problema, el servicio de nóminas puede llevar a cabo un análisis del flujo de trabajo para identificar los cuellos de botella o ámbitos en los que se estén dando errores.

Si nuestros empleados se sienten cómodos para transmitirnos sus preocupaciones, los gerentes estarán informados de las problemáticas antes de que se escapen de control. De esta forma, confirmamos a los trabajadores que nos preocupamos por sus intereses y ayudamos, así, a mantener una plantilla contenta y comprometida.

Adopta un modelo de autoservicio de los empleados

No hay motivos por los que el departamento de nóminas deba pedir e introducir cada uno de los datos sobre la vida laboral de los empleados. Ir detrás de hojas de trabajo o formularios de gastos nos exige demasiado tiempo y algunos empleados reconocen que, si ellos no aportan esta información, es más difícil que se les pague.

Por tanto, debemos dar más responsabilidad a los trabajadores implantando un modelo de autoservicio. De esta manera, facilitaremos enormemente la revisión y aprobación de las solicitudes de los trabajadores conforme se produzcan y traslada a las personas la responsabilidad de aportar su información personal. Así, liberamos de un tiempo valioso a los empleados de nóminas.

Respeta la puntualidad

No nos arriesguemos a sanciones por presentar las declaraciones tardes. Es importante que reservemos el tiempo suficiente para hacerlo. El proceso de nóminas puede ser realmente complejo y exigir consideraciones importantes como plazos fiscales, cambios en el día de paga y la presentación de la información trimestral. Para ello, es recomendable contar con un calendario anual dónde se resuman todas las fechas importantes.

Esto nos ayudará a asegurar que no se nos pasen por alto tareas importantes, pero también mantiene a los trabajadores informados sobre cuándo se les pagará y qué tareas tienen que llevar a cabo para que el día de paga salga todo bien.

Ahora ya sabes todos los puntos clave para cumplir de forma eficiente con las normativas en cuanto a gestión de nóminas. ¿Necesitas un software que te ayude a optimizar esta gestión? ¡Estás de suerte!

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