La situación actual ocasionada por el COVID-19 ha evidenciado la importancia del sector de la distribución en nuestra sociedad. Sin embargo, esto no es algo nuevo y desconocido.

Desde sus orígenes era clave llevar una buena planificación y evaluación de los circuitos de distribución. Todo aquello que fuese vital para el desarrollo de la acción a medida que avanzaba el tiempo, era y es igual o más importante que la fuerza o el objetivo principal de la empresa.

Así pues, se han dado muchos casos de no éxito ocasionados por errores, demoras, pérdidas, despistes, etc., en relación con la necesidad de disponer de esos suministros en el momento adecuado. Por ello, contar con un plan y una evaluación constante es básico para el buen funcionamiento de la actividad empresarial.

Por su parte, los márgenes de beneficios, la competencia, los nuevos canales de generación de demanda, la inmediatez en los tiempos de entrega, etc., obligan a las empresas a tecnificar sus herramientas empresariales. Así, serán más competitivas y darán respuesta a las necesidades de sus clientes y del mercado. El ciclo de todo el proceso requiere de tecnologías precisas que faciliten el control y el conocimiento, pero también la capacidad de respuesta frente a cualquier cambio en el mercado o contingencia.

En definitiva, la clave está en lograr optimizar al máximo la cadena de suministros. Se trata de perfeccionar la “coreografía” de los procesos ligados con la gestión del negocio, y en concreto, la distribución. Esta “coreografía” deberá buscar la perfección en los movimientos, en la aplicación de diversas técnicas y en el trabajo en equipo para un fin común. Un sistema de gestión ERP como Sage 200 te permite coordinar los distintos procesos que se llevan a cabo en tu empresa. Además, gracias a sistema modular podrás disponer de las funcionalidades que necesitas, personalizado a tu medida.

Cómo perfeccionar la “coreografía” del proceso de distribución

Realizamos una comparación de este proceso con una coreografía ya que en ambos casos es necesario diseñar, idear y crear estructuras que incluirán movimientos o acciones. Además, en ambas situaciones se trabajan aspectos físicos (coordinación, ritmo…), mentales-cognitivos (memoria, creatividad…), sociales (cohesión grupal, cooperación…) y psicológicos (motivación, autoestima…).

Claramente, cada uno de estos aspectos requieren mejoras continuas en el uso de sus técnicas específicas. Cada pequeña mejora es clave para lograr un modelo armónico, integral, compacto y envolvente.

  1. Conecta estructuras de movimiento en el tiempo y el espacio.

 El sector de la distribución se encuentra (o debería) en un momento de evolución hacia un mejor nivel de digitalización de forma que se optimicen sus ciclos y procesos de negocio.

Pero ¿qué significa digitalizarse? Sencillamente se trata de aplicar nuevos métodos, técnicas, procesos, innovaciones, etc., que ayuden a optimizar la productividad, mejorar los márgenes operativos y, en definitiva, diferenciarse de la competencia. A esto, se le conoce como transformación digital.

  1. La trazabilidad como elemento de mejora

La distribución (relación-cliente) se trata de un proceso bidireccional origen-final. Sin embargo, realmente es un bucle o bucles con intersecciones pues también intervienen más actores o estructuras en el movimiento.

Gracias a la trazabilidad podrás conocer el histórico, la ubicación, el trayecto… a lo largo de todas las interacciones y momentos clave de tu cadena de suministros tanto en relación con el cliente como con proveedores.

Para poder disfrutar de la funcionalidad de trazabilidad al completo, deberás digitalizar al máximo cada punto de los mencionados para contar con esa visibilidad lineal o circular que buscas. Asimismo, deberás hacer uso de los conceptos identificadores como el número de lote, número de serie, etc.

Por su parte, si aún no lo has hecho te recomendamos que apliques una técnica o tecnología que permita analizar la situación en todo momento. Así pues, evalúa si tus sistemas de información se encuentran preparados para ofrecerte información con una visión 360 de cada identificador.

En resumen, es como activar un camino de luz que te presenta la información del identificador como, por ejemplo, quién o cuándo se fabricó/suministró el producto, cómo se generó, en qué fechas, qué costes ha habido, etc.

Sage 200 conecta todos los departamentos de tu empresa para darte una visión general de la situación en la empresa y te ayuda a mejorar la toma de decisiones.

Evalúa en todo momento: obtén una visión global y un control total

Volviendo a la analogía con la coreografía de baile, el coreógrafo es aquel creativo que se encarga de componer las estructuras de los movimientos y define qué, cómo, cuándo, por qué…

Si esto lo trasladamos al mundo empresarial, se podría atribuir al empresario que tuvo la idea del negocio, el que vio la necesidad en el mercado. Sin embargo, en una Pyme deberían existir distintos niveles de coreógrafos.

En cada departamento o equipo debe de haber su coreógrafo que quizás no sea un creativo (aunque no tiene por qué) pero sí un operativo. A este, se le ha de proporcionar las herramientas o tecnologías que le permitan llevar a cabo la gestión de su ámbito. Con estas debe poder anticiparse a las posibles situaciones o incidencias que se puedan originar. Además, debe poder ajustar y perfeccionar tanto a su equipo como a su cometido y finalidad.  

El seguimiento, evidentemente, no siempre podrá ser presencial por lo que deben disponer de herramientas que les permita llevar ese control en la distancia.

La solución ERP te permite optimizar la comunicación y el trabajo entre los empleados de forma que puedas llevar un control sobre sus tareas y funciones.

Y aquí vuelve a entrar en juego la transformación digital, la aplicación de tecnologías para dar respuesta a las necesidades. La inteligencia de negocio obtenida sumada al Big Data histórico te permite seguir perfeccionando día a día los procesos de distribución.

En definitiva, la digitalización es evidente y necesaria para optimizar los procesos empresariales y lograr maximizar todo lo posible la distribución. Si tu empresa necesita dar el paso e implantar una solución ERP, ¡estás de suerte!

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