En el siguiente artículo vamos a recoger ciertos aspectos legales que podrían resultar útiles para cualquier empresa, recordando que siempre es aconsejable consultar con el asesor el caso particular de cada empresa.
ÍNDICE
Libros a legalizar
Libros contables obligatorios: artículo 25 Código Comercio
Libro de inventario y cuentas anuales
El libro de inventario y cuentas anuales es un documento único compuesto por el balance inicial detallado de la empresa, el balance trimestral de comprobación (articulado en balances sumas y saldos), el inventario de cierre de ejercicio (articulado en un balance de cierre) y cuentas anuales (en función del PGC acogido por la empresa).
Libro diario
El libro diario recoge todas las operaciones con transcendencia contable relativas a la actividad de la entidad con el requisito de recogerlas de forma ordenada y correlativa.
Además, podrán ser presentados para su legalización cualquier otro documento que facilite la comprensión de los libros obligatorios, tales como el libro mayor, el libro detalle del diario, el libro de facturas, etc.
Conviene recordar que también existe una partida de libros de carácter obligatorios, como son el libro registro de socios, el de actas o el libro registro de acciones nominativas.
Plazo y forma de presentación
De acuerdo con la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que se legalicen tendrán que generarse en soporte electrónico y su presentación en el Registro Mercantil será vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre de ejercicio.
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Proceso de generación de libros en Sage 50
Siempre desde el menú de Contabilidad de Sage 50, vamos a ir generando los distintos libros y guardándolos (en formato PDF o Excel, que son los formatos soportados) para su posterior presentación telemática.
- Contabilidad – Listados – Libro Diario: marcaremos la opción ‘Oficial y Renumerar’ para cumplir el requisito de que están correlativos y ordenados (esto sólo afectará al listado).
- Contabilidad – Listados – Balances – Sumas y saldos (acotando por los distintos periodos).
Así iríamos generando los distintos libros, pudiendo además desde la opción imprimir, indicarle la fecha, el número de página desde el que comenzar, etc.
De la misma manera, operaremos con el resto de balances: Cuentas Anuales, etc.
Con respecto a la memoria, el proceso es similar. Sage 50 incorpora unas plantillas base. El proceso lo que hará será reemplazar las variables del fichero origen por los valores reales de la empresa (si lo requerimos, podemos editar la plantilla modificando fuentes, formatos, etc.).
Una vez generados todos los ficheros con la información que necesitemos, procederíamos a generar ese fichero ZIP, que posteriormente deberemos incorporar en la web de Registradores o Legalia.
- Contabilidad – Fiscal – Legalización de Libros: en el apartado de cabecera podremos “Cargar datos”, incorporando automáticamente todos los datos fiscales de nuestra empresa (sea de territorio común o territorio canarias).
Comprobaremos los datos y veremos en todo momento: el estado y dónde se están generando esos libros.
En el apartado ‘Relación de Libros’, indicaremos aquellos que vamos a incorporar, si han sido generados o no con Sage 50, etc.
Finalmente, la opción “Crear ficheros” es la que nos generará el fichero ZIP de legalización. Con la opción imprimir también podríamos obtener la solicitud de la legalización si fuera necesario.
Sage 50 nos habrá creado una carpeta con el nombre del grupo de la empresa y el código del grupo para evitar que se pueda mezclar la información. El fichero Zip contiene todo lo anterior; el estado se puede actualizar en el apartado ‘Legalización de libros’.
Debemos prepararlo para importarlo en la web de Registradores accediendo con nuestro certificado, o bien a través de Legalia.
Recuerda que puedes consultar el Apartado de Ayuda de tu Sage50, o acudir a tu servicio de Soporte si tienes dudas al respecto.
Susana García
Operaciones Sage 50
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