En la actualidad, la administración de empresas cuenta con una multitud de recursos que permiten simplificar la gestión y reducir los costes operativos. Entre los más importantes se encuentra el programa de nóminas online, un software desarrollado para organizar y gestionar las distintas actividades relacionadas con las nóminas y los seguros laborales.

Este tipo de soluciones digitales para la gestión se caracterizan por incorporar la mayoría de las funciones de índole laboral: la gestión del ciclo de vida laboral de los empleados con múltiples regímenes de Seguridad Social, las distintas normativas vigentes y los parámetros low code para la usabilidad del sistema por usuarios no especializados. A continuación, desarrollaremos dichas funcionalidades.

Gestión del ciclo laboral de los empleados

La función principal de un programa de nómina como Sage 200 Advanced Laboral, uno de los mejor valorados del mercado, es simplificar la gestión del ciclo de vida laboral de la totalidad de los empleados de la empresa. En este sentido, estos programas deben disponer de la capacidad de incorporar nuevos empleados, recolectar distintos datos de su actividad y producir informes de rendimiento.

Este proceso debe poder incluir variables de índole salarial, como regímenes especiales y aportes a la Seguridad Social, y otros de los datos que se incluyen en la nómina. Asimismo, debe procesarse dicha información para realizar cálculos de sueldos, pagos extras, anticipos, etc. Finalmente, el software debe aceptar modificaciones de los datos y ajuste de configuración en función de los requerimientos de la empresa.

Para efectivamente simplificar la gestión, este tipo de programas, además, deben permitir una comunicación mucho más ágil de la empresa con los trabajadores: todos los datos relacionados con la condición contractual del empleado deben estar disponibles para consultas de interés general, reduciendo así la intervención humana y la demora.

Por supuesto, un programa de gestión de nóminas online requiere que la información pueda ser accesible en todo momento mediante los servicios de almacenamiento en la nube. Esto permite que la información se pueda consultar en tiempo real y desde cualquier terminal de trabajo del sector.

Compatibilidad y gestión abierta

Si bien las funciones básicas de este tipo de programas resultan fundamentales, en la actualidad no solo se deben considerar las características intrínsecas del propio software, sino también la posibilidad de trabajar con distintos ejercicios, empresas y programas de gestión de otras áreas.

La gestión abierta permite justamente eso: operar bajo distintos parámetros en ejercicios contables, cotizaciones y convenios que la empresa puede requerir para optimizar la actividad. Por la misma razón, es necesario disponer de capacidad de gestión analítica. Esto es, la distribución en múltiples áreas de la empresa: centros de trabajo, zonas geográficas y control de presencia para el registro de la jornada laboral.

Por ello, los programas de nóminas más innovadores disponen de la capacidad de integrarse a otros sistemas para retroalimentarse de funciones que puedan afectar la gestión de la nómina: la facturación, la contabilidad, el área comercial con comisiones y horas extras, entre muchos otros. Por lo general, los programas de nómina son parte de un conjunto mayor para la gestión integral del resto de los sectores.

Finalmente, es necesario que los programas de este tipo empleen sus herramientas analíticas para asistir a la toma de decisiones: generar informes de rendimiento, desglosar cálculos de nómina y generar información detallada de los distintos procesos laborales de la empresa.

Incorporación de la normativa vigente y vinculación con organismos oficiales

Para efectivamente producir una gestión eficaz del ciclo de vida laboral de la empresa, el software de nóminas debe mantenerse actualizado para procesar de manera minuciosa las distintas obligaciones laborales y regímenes fiscales vigentes (agrario, el de artistas y el del mar). Es por ello que debe conectarse con la Seguridad Social e incorporar a su funcionamiento las obligaciones fiscales asociadas a la nómina.

De esta manera, es posible liquidar las prestaciones de seguro social en la Seguridad Social mediante el Sistema de Liquidación Directa. Por el mismo motivo, aquellos impuestos como el Impuesto a la Renta de las Personas Físicas deben integrarse para su liquidación en la Agencia Tributaria correspondiente.

Por supuesto, para que este proceso sea óptimo, es necesario que las nóminas de software puedan actualizarse con la normativa vigente y convenios laborales que rigen la actividad de la empresa. Del mismo modo, la normativa también exige el cumplimiento del estándar de seguridad en cuanto a la protección de los datos de sus empleados.

Esto quiere decir que el programa de nómina online debe contemplar los parámetros del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en cuanto a seguridad y circulación de datos de particulares de la Unión Europea. Entre sus principales aspectos, debe contemplar el derecho de acceso a los datos personales de los empleados, así como también el derecho de estos de rectificar o modificar sus datos.

 

En definitiva, las soluciones digitales del programa de nóminas online tienen como principal función la simplificación de la gestión operativa y la optimización de los procesos asociados al ciclo de vida laboral de los empleados. Por lo tanto, su uso debe ser ágil e intuitivo para adaptarse a los requerimientos de la empresa y los distintos parámetros legales a los que se circunscribe.

Por el mismo motivo, este tipo de software de nómina debe ser capaz de operar con otros programas de gestión y estar preparado para vincularse con los sistemas de la Seguridad Social y Hacienda para incluir las cotizaciones sociales y las liquidaciones de impuestos correspondientes a la nómina. En ambos casos, es necesario que este se actualice para incorporar la normativa vigente. Sage 200 Advanced Laboral cuenta con todas estas funcionalidades, lo que te ofrece un software completo y moderno con el que poder impulsar la productividad de tu departamento de RR.HH. ¿Quieres saber más? ¡Rellena el formulario y solicita información sin ningún compromiso!