Cómo Sage 200 ayuda a las pymes a cumplir con VeriFactu

Para muchas pymes, VeriFactu supone mucho más que un cambio en el formato de las facturas. Implica revisar cómo se factura, qué ocurre cuando hay un error, cómo se conservan los registros y si el software de gestión está preparado para cumplir los nuevos requisitos.

Y aquí aparece una de las principales preocupaciones: ¿tendré que cambiar mi forma de trabajar para adaptarme a VeriFactu?

Para las empresas que utilizan Sage 200, buena parte de esta adaptación podrá integrarse en los procesos que ya utilizan cada día. El ERP incorpora funcionalidades para generar los registros necesarios, mantener la trazabilidad de las operaciones, gestionar el código QR y controlar las correcciones realizadas sobre las facturas.

El objetivo es que cumplir con VeriFactu no signifique añadir más tareas manuales al departamento de administración. En este artículo te contamos cómo Sage 200 te puede ayudar a asegurar el cumplimiento normativo. ¡Quédate que te interesa!

¿Qué supone VeriFactu para una pyme?

Para una gran empresa, un cambio normativo puede implicar equipos específicos, departamentos fiscales y recursos dedicados exclusivamente al proyecto. En una pyme, la realidad suele ser diferente.

El mismo equipo de administración que gestiona cobros, pagos, contabilidad, proveedores y clientes también puede ser responsable de emitir las facturas. Por eso, cualquier nueva obligación que añada pasos manuales puede convertirse rápidamente en una carga.

Con VeriFactu, las pymes deberán prestar especial atención a la forma en la que su software genera y conserva los registros de facturación.

El Real Decreto 1007/2023 establece requisitos relacionados con la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En la práctica, esto supone un cambio importante: las operaciones deberán dejar rastro.

Si una factura contiene un error, por ejemplo, ya no se podrá simplemente eliminar como si nunca hubiera existido. La corrección tendrá que realizarse mediante el procedimiento correspondiente y manteniendo la trazabilidad.

Para una pyme, por tanto, la pregunta no debería ser únicamente «¿cumplo con VeriFactu?», sino: ¿Puede mi software encargarse de buena parte de estas obligaciones sin complicar mi trabajo diario?

¿Cuándo tendrán que adaptarse las pymes?

Tras la ampliación de los plazos, la adaptación se producirá durante 2027. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el Reglamento deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027.

Esto proporciona a las pymes más tiempo para prepararse, pero no significa que sea recomendable esperar hasta el último momento.

Además, la normativa contempla las modalidades VERIFACTU y NO VERIFACTU, con diferencias en la forma de gestionar los registros.

Si quieres conocer en detalle toda la información que debes tener en cuenta sore VeriFactu, puedes consultar este artículo.

Aquí nos centraremos en algo más práctico: cómo puede ayudar Sage 200 a una pyme a afrontar estos cambios.

¿Cómo ayuda Sage 200 a una pyme a adaptarse a VeriFactu?

La principal ventaja de trabajar con un ERP preparado para la normativa es evitar que el cumplimiento se convierta en un proceso independiente.

Si una empresa tuviera que generar una factura en su ERP, preparar después determinados registros en otra aplicación, generar el QR y comprobar manualmente la información, aumentaría considerablemente la carga administrativa.

Con Sage 200, estas nuevas necesidades se incorporan al proceso de facturación, ya que es un software que está homologado.

La pyme puede seguir trabajando desde su ERP habitual

Uno de los principales objetivos de la adaptación de Sage 200 es reducir el impacto sobre el usuario.

La empresa podrá continuar trabajando con procesos conocidos, como generar albaranes y posteriormente emitir las facturas. La diferencia estará principalmente en lo que Sage 200 hará durante ese proceso.

De una forma simplificada:

El usuario no tiene que gestionar cada paso de forma independiente. El ERP incorpora las nuevas necesidades dentro de la operativa habitual.

Generación de los registros de facturación

Cuando se crea una factura, Sage 200 puede generar los registros correspondientes utilizando la información existente en el ERP.

Esto incluye datos relacionados con:

• Emisor y destinatario.
• Número y serie.
• Fecha de la operación.
• Bases imponibles.
• IVA.
• Importe.
• Información fiscal necesaria.

Para una pyme, esto supone una ventaja clara: evitar volver a introducir información que ya existe en el sistema.

Cuanto menor sea la intervención manual, menor será también el riesgo de cometer errores

Trazabilidad de cada factura

VeriFactu refuerza la necesidad de saber qué ha ocurrido con una factura desde que se genera.

Sage 200 incorpora mecanismos como la huella y el encadenamiento de los registros, que permiten mantener esa trazabilidad.

No es necesario que el usuario conozca en profundidad cómo funciona técnicamente un hash. Lo importante para la empresa es entender el resultado: una factura no puede modificarse o desaparecer sin que quede constancia.

Desde Sage 200 se podrá consultar la información asociada a la identificación de cada factura y realizar un seguimiento de las operaciones.

Código QR integrado en la factura

El código QR será uno de los cambios más visibles para empresas y clientes.

Sage 200 lo integra dentro del proceso correspondiente de generación de las facturas, evitando que la pyme tenga que recurrir a aplicaciones externas o añadirlo manualmente.

Puede parecer un pequeño detalle, pero es precisamente este tipo de automatización la que permite que una nueva obligación normativa tenga menos impacto sobre el equipo administrativo.

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¿Qué pasa si una pyme se equivoca al emitir una factura?

Este es probablemente uno de los escenarios que más dudas genera.

Imaginemos una empresa de distribución que factura 50 unidades de un producto cuando debería haber facturado 40. Hasta ahora, dependiendo del sistema y del procedimiento utilizado, podría existir la costumbre de eliminar la factura, corregir el albarán y volver a generarla.

Con la nueva normativa, la operación deberá conservar su trazabilidad. Sage 200 permite gestionar diferentes situaciones mediante procesos como el abono, la rectificación o la anulación, según corresponda.

La idea fundamental es sencilla: Corregir una factura seguirá siendo posible. Lo que cambia es que la corrección deberá dejar rastro.

Por ejemplo, si se anula una factura, la información relacionada con esa factura seguirá existiendo. A partir de ahí, podrá realizarse la corrección necesaria y generar posteriormente una nueva factura cuando corresponda.

Esto proporciona a la pyme un procedimiento mucho más controlado para gestionar errores.

Menos tareas manuales para el departamento de administración

Uno de los mayores beneficios de integrar VeriFactu en Sage 200 no está únicamente en el cumplimiento. Está en evitar que el cumplimiento genere más trabajo.

Una pyme puede emitir decenas o cientos de facturas al día. Si cada operación requiere comprobaciones y tareas adicionales, el impacto acumulado puede ser considerable.

Automatizar parte del proceso permite reducir:

• Introducción manual de datos.
• Duplicidad de tareas.
• Uso de herramientas independientes.
• Riesgo de errores.
• Tiempo dedicado a comprobar operaciones.
• Dificultad para localizar qué ha ocurrido con una factura.

Además, Sage 200 permite disponer de históricos relacionados con la presentación y gestión de las facturas, facilitando su seguimiento cuando sea necesario.

VeriFactu también es una oportunidad para ordenar la facturación de tu pyme

Adaptarse a VeriFactu no debería consistir simplemente en instalar una actualización y continuar exactamente igual. Puede ser un buen momento para revisar cómo factura realmente la empresa. Por ejemplo, una pyme debería comprobar si:

• Los NIF y datos fiscales de sus clientes están actualizados.
• Las series de facturación están correctamente configuradas.
• Los tipos de IVA y exenciones son correctos.
• Los certificados electrónicos están disponibles.
• Existen desarrollos personalizados que afectan a la facturación.
• Los usuarios conocen cómo deben corregirse las facturas.
• Las copias de seguridad funcionan correctamente.

Un software adaptado necesita también datos y procesos correctamente configurados. Por eso, empezar con tiempo permitirá detectar problemas antes de que VeriFactu sea obligatorio.

Casos de uso: Sage 200 y VeriFactu en el día a día de una pyme

Una distribuidora que emite cientos de facturas

Una empresa mayorista puede generar un volumen elevado de facturas a partir de sus pedidos y albaranes.

Con Sage 200, podrá continuar utilizando sus procesos habituales mientras el ERP incorpora las nuevas necesidades de registro y trazabilidad.

El beneficio es especialmente importante cuando aumenta el volumen: el cumplimiento no crece al mismo ritmo que las tareas manuales.

Una pyme con varios empleados facturando

Cuando diferentes personas generan facturas, establecer procedimientos comunes es fundamental.

Centralizar la operativa en Sage 200 facilita que los usuarios trabajen bajo las mismas reglas y que la empresa pueda consultar posteriormente qué ha sucedido con cada operación.

Una empresa que detecta errores con frecuencia

Abonos, devoluciones, cambios de cantidades o errores en determinados datos forman parte del día a día de muchas pymes.

Sage 200 permite gestionar estas situaciones manteniendo la trazabilidad exigida, sin tener que reconstruir manualmente la historia de cada documento.

¿Qué debería revisar una pyme que utiliza Sage 200?

La llegada de 2027 todavía ofrece margen para prepararse. Si tu empresa utiliza Sage 200, conviene revisar:

• La versión actualmente instalada.
• La configuración de la empresa.
• Los datos fiscales de clientes.
• Las series de facturación.
• Los certificados electrónicos.
• Las integraciones y desarrollos personalizados.
• Los procedimientos de abono, rectificación y anulación.
• Las copias de seguridad.
• La formación de los usuarios.

No todas las pymes tendrán que realizar los mismos cambios.

Una empresa que utiliza Sage 200 prácticamente de serie tendrá unas necesidades diferentes a otra que lleva años incorporando desarrollos e integraciones específicas. Por eso es importante analizar el entorno antes de realizar la adaptación.

Prepárate para VeriFactu con un partner especializado

Cada pyme tiene una realidad diferente. Mientras algunas trabajan con procesos estándar, otras gestionan distintas series de facturación, integraciones, desarrollos propios o casuísticas fiscales más complejas.

Por eso, adaptarse a VeriFactu no consiste únicamente en instalar una actualización: es necesario analizar el entorno, revisar los procesos que pueden verse afectados y preparar el ERP antes de que la normativa sea obligatoria.

Con Sage 200, buena parte de las nuevas exigencias —desde la generación de registros y la trazabilidad hasta el código QR y la gestión de correcciones— se integra en los procesos habituales de facturación. Así, el equipo puede continuar trabajando desde un entorno conocido mientras el ERP se encarga de la complejidad técnica, evitando que el cumplimiento se convierta en una carga adicional.

Contar con un partner especializado como Opentix permite abordar esta adaptación con mayor seguridad. Podemos revisar tu entorno actual, detectar los puntos que deben ajustarse y ayudarte a planificar los cambios necesarios según las características de tu empresa.

Y es que prepararse con tiempo puede convertirse en una oportunidad para mejorar la calidad de los datos, reducir tareas manuales y reforzar el control sobre la facturación. Porque adaptarse a VeriFactu no debería significar únicamente cumplir una nueva obligación, sino conseguir una gestión más sencilla, controlada y preparada para el futuro.

¿Tu pyme utiliza Sage 200 y quieres saber si está preparada para VeriFactu? Rellena el formulario y nuestro equipo estudiará tu caso para ayudarte a planificar la adaptación antes de 2027.