Agentes de IA en Microsoft Copilot: qué son y cómo pueden transformar el trabajo diario de una pyme

Preguntar, resumir un documento, generar un texto, analizar información o preparar las ideas para una reunión son algunos de los usos más habituales de la inteligencia artificial en la actualidad.

Pero como es común en la tecnología, herramientas como Microsoft Copilot han continuado evolucionando. Ahora la IA ya no se utiliza solo para obtener una respuesta, también para avanzar en una tarea y ejecutar determinados pasos para conseguir un objetivo.

¿Cómo? Con la ayuda de los agentes de IA, cuyas aplicaciones están resultando muy interesantes para procesos cotidianos de administración, ventas, recursos humanos, soporte o gestión del conocimiento de las pymes.

Si estás interesado en conocer qué puede aportar un agente de IA al día a día de una pyme, te lo contamos en este artículo.

¿Qué son los agentes de IA?

Un agente de IA es un sistema diseñado para cumplir un objetivo. Puede analizar la información disponible, decidir qué pasos debe seguir y ejecutar determinadas acciones.

Esto no significa que un agente pueda hacer cualquier cosa libremente. Su capacidad de actuación depende de su configuración, de las herramientas disponibles, de los permisos que tenga y de los límites establecidos por la empresa.

Agente vs. asistente de IA: ¿cuál es la diferencia?

Para entender qué diferencia exactamente a un agente de IA de un asistente de IA tenemos que fijarnos en quién impulsa cada uno de los pasos del proceso.

Con un asistente de IA, como podría ser el chat de Copilot, normalmente el usuario le solicita algo, la IA le da una respuesta y es el usuario el que decide y ejecuta el siguiente paso.

Por ejemplo, puedes pedirle que resuma un documento. Cuando recibes el resumen, eres tú quien continúa trabajando con esa información.

Una agente puede llevar el proceso más allá. Normalmente, el usuario define un objetivo y, seguidamente, el agente analiza qué necesita, realiza determinados pasos y ejecuta las acciones para las que tiene permiso. Solo solicitará intervención cuando crea que es necesaria.

Beneficios de los agentes de IA para una pyme

El verdadero interés de los agentes aparece cuando dejamos de pensar en la IA como una novedad y nos empezamos a preguntar qué trabajo nos puede ahorrar.

Para una pyme, existen varios ámbitos en los que pueden aportar valor.

Ahorro de tiempo en tareas repetitivas

Buscar información en diferentes documentos, clasificar solicitudes o responder una y otra vez a las mismas preguntas puede consumir muchas horas sin que apenas nos demos cuenta.

Un agente puede encargarse de parte de ese trabajo previo y permitir que una persona intervenga únicamente cuando sea necesario.

Automatización de procesos

Aquí encontramos una de las principales diferencias respecto a algunos usos más básicos de la IA.

El objetivo ya no es únicamente generar información, sino utilizarla para avanzar en un proceso. Un agente puede, por ejemplo, identificar qué tipo de solicitud ha recibido y dirigirla al flujo o equipo correspondiente.

Aumento de la productividad

Automatizar determinados pasos no busca eliminar la intervención de las personas, sino reservar su tiempo para aquellas tareas donde realmente aporta valor.

Si parte del trabajo de recopilación, búsqueda, clasificación o preparación de información puede realizarlo un agente, los profesionales pueden concentrarse en analizar, decidir, negociar, resolver excepciones o atender al cliente.

Mayor consistencia en procesos repetitivos

Cuando una tarea tiene unas instrucciones y criterios claramente establecidos que siempre se repiten, un agente los utilizará cada vez que intervenga en ese proceso.

Esto resulta especialmente interesante en procesos que se repiten numerosas veces y en los que es importante seguir siempre las mismas pautas.

Acceso más ágil al conocimiento de la empresa

Una política interna almacenada en un sitio, una ficha en otro y un procedimiento que nadie recuerda dónde se guardó es algo habitual en el día a día.

Los agentes pueden utilizar fuentes de conocimiento corporativo a las que tengan acceso autorizado para encontrar información relevante y utilizarla en sus respuestas o tareas.

Artículos relacionados:

• Guía para preparar tu entorno de Microsoft 365 antes de implementar la IA de forma segura
• 3 formas poco conocidas de aplicar IA en tu empresa (y ahorrar tiempo)
• 8 funcionalidades de Copilot para empresas
• Cómo probar Microsoft 365 Copilot gratis durante 30 días

Ejemplos de agentes de IA en una empresa

La utilidad de un agente resulta mucho más fácil de entender cuando se aplica a la realidad de una pyme.

No hace falta imaginar grandes proyectos de inteligencia artificial, hay procesos del día a día que son muy buenos candidatos. Veamos algunos ejemplos.

Atención y consultas internas

¿Dónde encuentro la política de gastos? ¿Cuál es el procedimiento para solicitar determinado material? ¿Qué documentación necesito?

Son preguntas comunes, pero cuando se repiten continuamente acaban ocupando demasiado tiempo.

Un agente de atención interna podría consultar los procedimientos y documentos disponibles, responder a las preguntas frecuentes y derivar aquellas consultas que no pueda resolver.

La empresa consigue reducir las búsquedas manuales y facilitar que los empleados encuentren información sin depender constantemente de otra persona.

Facturas y gestión documental

Los departamentos administrativos trabajan cada día con facturas, justificantes, solicitudes y otros documentos que deben revisarse, clasificarse y dirigir correctamente al área que corresponda.

Un agente podría ayudar a identificar determinada información de un documento, comprobar datos previamente definidos, clasificarlo y dirigirlo hacia el flujo correspondiente.

Si detecta una excepción, puede dejarla pendiente para revisión.

El objetivo no es que la IA tome cualquier decisión administrativa por su cuenta, sino reducir parte del trabajo mecánico previo para que el equipo pueda centrarse en aquello que realmente necesita su criterio.

Ventas

Antes de una reunión, los comerciales invierten mucho tiempo en recopilar información de correos electrónicos, conversaciones anteriores, documentos e información relevante del cliente.

Un agente puede realizar parte de esa recopilación y preparar un resumen con los antecedentes necesarios para afrontar la reunión.

Así, en lugar de empezar buscando información, el comercial puede empezar trabajando con ella.

Los agentes también pueden ayudar en determinados seguimientos comerciales cuando exista un proceso claramente establecido, dejando en manos del equipo aquellas decisiones que requieren contexto, negociación o conocimiento personal del cliente.

Recursos Humanos

Cuando una persona se incorpora a una empresa hay que facilitarle documentación, explicar procedimientos, resolver dudas, indicar dónde se encuentran determinados recursos o coordinar distintos pasos administrativos.

Un agente puede convertirse en un punto de apoyo durante ese proceso.

Puede ayudar a resolver preguntas frecuentes, localizar documentación corporativa, orientar al empleado durante su incorporación o coordinar determinados pasos previamente definidos.

Para RR. HH., eso significa dedicar menos tiempo a repetir información y enfocarse en las necesidades concretas de cada persona.

Soporte TI

¿Cómo cambio la contraseña?, “No puedo acceder a esta herramienta”, ¿Dónde encuentro esta configuración?

Un agente de IA puede canalizar las consultas más frecuentes, consultar la documentación técnica o las bases de conocimiento disponibles y proponer una solución.

Si no dispone de información suficiente o la incidencia es más compleja, puede derivarla al equipo correspondiente.

Agentes de IA en Microsoft Copilot

Hasta ahora hemos hablado de los agentes de IA de forma general. Pero ¿cómo podemos llevar estas posibilidades en Copilot?

Microsoft integra los agentes dentro de su ecosistema para que las empresas puedan incorporarlos a su forma de trabajar. Y aquí encontramos dos posibilidades:

1. Utilizar agentes ya preparados para determinados escenarios.
2. Crear agentes personalizados que respondan a las necesidades y procesos específicos de la empresa.

Agentes listos para utilizar

No siempre es necesario crear un agente desde cero.

Microsoft Copilot cuenta con una Tienda de agentes desde la que los usuarios pueden acceder a agentes disponibles para diferentes escenarios, en función de la configuración y las políticas establecidas por la organización.

En ella pueden encontrarse agentes desarrollados por Microsoft, por terceros o por la propia empresa con los que explorar todas las posibilidades antes de plantearse un desarrollo más adaptado a los procesos de la empresa.

Agentes personalizados con Copilot Studio

Sin embargo, no todas las empresas trabajan de la misma forma. Por ello, en algunos casos resulta más interesante crear un agente preparado para un procedimiento interno, una fuente de información concreta o un flujo de trabajo propio.

Para estos escenarios, Microsoft Copilot Studio permite crear y administrar agentes adaptados a las necesidades de la organización. Estos pueden incorporar fuentes de conocimiento y herramientas, además de configurarse, probarse, publicarse y supervisarse desde la plataforma.

Y ahí surge la siguiente pregunta: ¿por dónde empezamos para crear un agente que realmente sea útil para nuestra empresa?

¿Cómo crear un agente de IA?

Crear un agente útil empieza por tener claro qué proceso queremos mejorar y qué esperamos conseguir. Estos cinco pasos ayudan a plantearlo:

1. Detectar el proceso adecuado: identifica una tarea recurrente, bien definida y en la que exista trabajo manual que pueda reducirse.
2. Definir el objetivo: concreta que resultado quieres que consiga el agente.
3. Determinar qué información necesita: define qué documentos, datos o fuentes de conocimiento necesita consultar.
4. Establecer acciones y límites: decide qué puede hacer y cuándo debe intervenir una persona.
5. Probar y mejorar: empieza con un caso acotado, revisa los resultados y amplía progresivamente su alcance.

El primer agente será el más difícil de crear. A partir de ahí, cada vez te resultará más sencillo crear uno que resuelva los problemas reales de tu negocio. ¿Quieres empezar a crear tus propios agentes? Descarga esta guía sobre agentes de Microsoft 365 Copilot y descubre cómo identificar los mejores procesos para empezar, definir tu primer agente y dar los primeros pasos con esta herramienta de IA.

¿Qué es Copilot y qué puede aportar a tu empresa?

Dentro del entorno empresarial, Copilot es una herramienta de inteligencia artificial que permite buscar y analizar información, generar contenido, resumir documentos y conversaciones o ayudar a realizar determinadas tareas, dependiendo del producto y de las herramientas disponibles.

Pero su valor radica en cómo se integra con el ecosistema Microsoft y con las aplicaciones que muchas empresas ya utilizan en su día a día.

Y es precisamente aquí donde los agentes amplían sus posibilidades. Con ellos, Copilot puede adaptarse a necesidades y procesos más específicos de la empresa, utilizando el conocimiento y las herramientas que tenga disponibles y actuando siempre dentro de los permisos y límites establecidos.

Preguntas frecuentes sobre los agentes de IA

¿Qué procesos de una empresa son más adecuados para empezar a utilizar agentes de IA?

Procesos recurrentes, bien definidos y con tareas que se repiten con frecuencia. Lo recomendable es empezar por un proceso sencillo donde sea fácil comprobar si el agente realmente ahorra tiempo.

¿Los agentes de IA pueden trabajar con los datos y documentos de mi empresa?

Sí, un agente puede utilizar documentos, datos y conocimiento empresarial para responder preguntas o realizar determinadas tareas. Esto no significa que pueda acceder libremente a toda la información de la organización, ya que su acceso dependerá de los permisos, fuentes y controles establecidos.

¿Los agentes de IA necesitan supervisión humana?

Depende del proceso y del nivel de autonomía establecido. En tareas sencillas y bien delimitadas pueden realizar diferentes pasos de forma autónoma, mientras que las excepciones o acciones de mayor impacto pueden requerir intervención humana.

¿Es seguro utilizar agentes de IA con información empresarial?

Puede serlo si se establecen los controles adecuados. La seguridad depende de factores como los permisos, las fuentes de información conectadas, la autenticación, las políticas de datos y la gobernanza.

El siguiente paso no consiste en crear agentes porque sí, sino en encontrar dónde pueden marcar realmente la diferencia en tu día a día. Un proceso repetitivo, una búsqueda constante de información o una tarea administrativa pueden ser un buen punto de partida.

¿Quieres avanzar en el uso de Microsoft Copilot en tu empresa? En Opentix te ayudamos a identificar oportunidades, explorar casos de uso y sacar más partido a la IA de Microsoft.