Qué es la Ley de IA y cómo afecta a las empresas en España

La inteligencia artificial ya forma parte del día a día de muchas empresas: desde la redacción de documentos y el análisis de datos hasta la automatización de procesos o la gestión de personas.

Para garantizar un uso seguro y responsable, la Unión Europea ha creado el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, conocido como Ley de IA o AI Act, que establece diferentes obligaciones según el nivel de riesgo de cada sistema.

Para las empresas españolas, esto implica identificar qué herramientas utilizan IA, para qué se emplean y qué impacto pueden tener sobre las personas.

¿Cómo afecta la Ley de IA a tu empresa y qué debes hacer para adaptarte? Te contamos las claves a continuación.

¿Qué es la Ley de IA?

La Ley de IA es la normativa europea que regula el desarrollo y utilización de determinados sistemas de inteligencia artificial dentro de la Unión Europea. Su nombre oficial es Reglamento (UE) 2024/1689 y se aplica también en España.

La idea principal es relativamente sencilla: no todas las herramientas de inteligencia artificial presentan el mismo riesgo. No tiene las mismas consecuencias utilizar IA para resumir un documento que emplear un algoritmo para decidir qué candidatos continúan en un proceso de selección.

Por eso, la normativa clasifica los sistemas de IA dependiendo de su nivel de riesgo y establece más obligaciones cuanto mayor puede ser su impacto sobre las personas.

Esta misma idea aparece en el whitepaper de Factorial y Opentix utilizado como referencia: antes de hablar de cumplimiento, las empresas deben identificar dónde están utilizando IA y qué función desempeña dentro de sus procesos.

¿Cuándo entra en vigor la Ley de IA en España?

La Ley de IA entró en vigor en 2024, pero sus obligaciones se han ido aplicando progresivamente. A grandes rasgos, el calendario puede resumirse así:

Para las empresas, lo importante no es solamente conocer las fechas. La preparación requiere tiempo. Identificar herramientas, revisar proveedores, establecer políticas internas y formar a los empleados no es algo que pueda resolverse en pocos días.

Por eso, aunque determinadas obligaciones tengan plazos posteriores, conviene comenzar cuanto antes.

Artículos relacionados:

• 3 formas poco conocidas de aplicar IA en tu empresa (y ahorrar tiempo)
• Ventajas de Factorial en la digitalización de Recursos Humanos
• Directiva NIS2: qué es, a quién afecta y qué obligaciones deben cumplir las empresas

¿A qué empresas afecta la Ley de IA en España?

Uno de los errores más frecuentes es pensar que esta normativa solo afecta a empresas tecnológicas que desarrollan inteligencia artificial.

En realidad, también afecta a organizaciones que utilizan herramientas con IA dentro de su actividad habitual. Por ejemplo, una empresa puede estar utilizando inteligencia artificial para:

• Analizar currículums.
• Generar contenidos.
• Automatizar consultas internas.
• Analizar datos empresariales.
• Atender clientes mediante chatbots.
• Detectar patrones o incidencias.
• Apoyar decisiones relacionadas con empleados.
• Automatizar determinadas tareas administrativas.

Esto significa que incluso una empresa que nunca haya desarrollado un algoritmo puede estar dentro del ámbito de la normativa.

La cuestión importante no será únicamente si utiliza inteligencia artificial, sino cómo la utiliza.

¿Cómo clasifica la Ley de IA los sistemas?

La Ley de IA utiliza un sistema basado en niveles de riesgo. Cuanto mayor puede ser el impacto de una herramienta sobre las personas, mayores serán las exigencias para utilizarla.

IA de riesgo inaceptable

Incluye determinados usos que pueden vulnerar derechos fundamentales, como ciertos sistemas de manipulación, puntuación social o algunos usos biométricos. Estas prácticas están prohibidas, salvo excepciones muy concretas.

Sistemas de IA de alto riesgo

Son aquellos que pueden tener un impacto importante sobre las personas, especialmente en ámbitos como el empleo, la educación o determinados servicios esenciales.

En Recursos Humanos, por ejemplo, pueden considerarse de alto riesgo sistemas utilizados para seleccionar candidatos, evaluar trabajadores o influir en decisiones sobre promociones, condiciones laborales, contratación o despido.

La clave está en el uso: no es lo mismo emplear IA para redactar una oferta de empleo que utilizarla para puntuar candidatos o decidir automáticamente quién continúa en un proceso de selección.

Sistemas con obligaciones de transparencia

En determinados casos, la principal obligación será informar de que se está utilizando inteligencia artificial. Es el caso de algunos chatbots o contenidos generados o manipulados mediante IA, donde debe quedar claro cuándo una persona está interactuando con una máquina.

Sistemas de riesgo reducido

Aquí se encuentran muchas de las herramientas habituales en las empresas: asistentes para redactar o resumir textos, analizar datos, organizar información o automatizar tareas administrativas.

Estos usos suelen tener menos exigencias. Por tanto, la Ley de IA no busca limitar el uso general de la inteligencia artificial, sino aplicar controles proporcionales al riesgo de cada sistema.

Ley de IA y Recursos Humanos

Recursos Humanos es uno de los departamentos donde la nueva normativa tendrá mayor importancia, ya que muchas de sus decisiones afectan directamente a las personas.

La inteligencia artificial puede ayudar en procesos como el reclutamiento, la formación, la administración de empleados, el análisis de datos o la gestión del talento.

Sin embargo, existe una diferencia fundamental entre utilizar IA para ayudar a una persona a trabajar mejor y utilizarla para tomar decisiones sobre otra persona.

IA como apoyo o IA para tomar decisiones: ¿dónde está la diferencia?

Imaginemos que una empresa utiliza inteligencia artificial para preparar el borrador de una oferta de empleo. El responsable de Recursos Humanos revisa el contenido, realiza los cambios necesarios y decide qué publicar. En este caso, la IA funciona como una herramienta de apoyo.

Ahora pensemos en una plataforma que analiza automáticamente cientos de currículums, asigna una puntuación a cada candidato y determina quién continúa en el proceso de selección. Aquí el impacto es mucho mayor, porque la herramienta está influyendo directamente en una oportunidad profesional.

Por eso, cuanto mayor sea la influencia de la IA sobre una decisión que afecta a una persona, mayor deberá ser el control sobre su uso.

La formación en IA también será clave

Otro aspecto importante de la Ley de IA es la alfabetización en inteligencia artificial. En otras palabras, las personas que utilizan estas herramientas deben conocer sus posibilidades, pero también sus limitaciones y riesgos.

No se trata de convertir a todos los empleados en expertos en IA, sino de proporcionarles los conocimientos necesarios para utilizarla correctamente. Por ejemplo:

• Qué información pueden introducir.
• Qué datos no deberían compartir.
• Cuándo deben comprobar una respuesta.
• Qué decisiones necesitan supervisión humana.
• Qué herramientas están autorizadas por la empresa.

Además, la formación debe adaptarse al uso que cada persona hace de la IA. Un empleado que la utiliza para redactar un correo no necesita los mismos conocimientos que un responsable de RR. HH. que trabaja con herramientas relacionadas con la selección de candidatos.

La formación, además, no debería plantearse como una acción puntual. En el estudio sobre la Ley de IA elaborado por Factorial y Opentix se destaca la importancia de mantener una formación continua y adaptada al puesto, especialmente a medida que aparecen nuevas herramientas y casos de uso dentro de la empresa.

Checklist de la Ley de IA para empresas

Antes de considerar que una empresa está preparada, conviene comprobar algunas cuestiones básicas:

1. ¿Sabemos qué herramientas de IA utiliza nuestra organización?
2. ¿Conocemos qué departamentos las están utilizando?
3. ¿Sabemos qué datos procesa cada herramienta?
4. ¿Tenemos identificados los usos relacionados con empleados o candidatos?
5. ¿Hemos analizado qué herramientas pueden tener mayor riesgo?
6. ¿Conocemos cómo gestionan la IA nuestros proveedores?
7. ¿Tenemos unas normas internas para utilizar estas herramientas?
8. ¿Los empleados saben qué información pueden introducir en ellas?
9. ¿Existe supervisión humana cuando una decisión puede afectar a una persona?
10. ¿Estamos formando a los trabajadores en el uso responsable de la IA?

Si varias respuestas son negativas, existe margen para comenzar a trabajar antes de que las obligaciones sean mayores.

Cómo preparar una empresa para la Ley de IA

Adaptarse a la Ley de IA no consiste únicamente en incorporar nuevas herramientas o controles tecnológicos. El primer paso es entender cómo se está utilizando actualmente la inteligencia artificial dentro de la empresa y, a partir de ahí, establecer unas reglas claras.

1. Identificar las herramientas de IA

Conviene empezar creando un inventario de las soluciones que incorporan inteligencia artificial, incluidas aquellas que los diferentes departamentos utilizan por su cuenta. Marketing puede trabajar con IA generativa, Recursos Humanos con funcionalidades integradas en su software o Atención al Cliente con un chatbot.

Para cada herramienta será importante conocer quién la utiliza, con qué finalidad, qué información procesa y si puede influir en decisiones sobre personas. Este mapa permitirá detectar rápidamente los usos que requieren mayor atención.

2. Clasificar los usos según su riesgo

Una vez identificadas las herramientas, habrá que analizar su nivel de riesgo. No necesitará los mismos controles una IA utilizada para resumir documentos que otra que evalúa candidatos o empleados.

Esta clasificación permitirá centrar los esfuerzos de cumplimiento en los sistemas con mayor impacto, en lugar de aplicar las mismas medidas a todas las herramientas.

3. Revisar los proveedores

Gran parte de la IA empresarial procede de soluciones externas, por lo que también será importante revisar a sus proveedores. Aspectos como la protección de los datos, la seguridad, las funcionalidades de IA o las opciones de control y supervisión deberían tenerse en cuenta antes de incorporar una herramienta.

4. Establecer una política interna de IA

La empresa debería definir unas reglas sencillas sobre qué herramientas están autorizadas, qué información puede compartirse y qué usos requieren supervisión humana.

Esto también ayudará a reducir el denominado Shadow AI, es decir, el uso de herramientas de inteligencia artificial por parte de empleados sin conocimiento o control de la organización.

5. Formar a los trabajadores

Por último, las normas deben ir acompañadas de formación. Esta debería adaptarse a las funciones de cada empleado: un usuario que utiliza IA generativa para tareas cotidianas no necesita los mismos conocimientos que un responsable de Recursos Humanos que trabaja con sistemas relacionados con candidatos.

El objetivo es que las personas sepan utilizar la IA de forma segura, detectar sus limitaciones y reconocer cuándo una decisión necesita intervención humana.

Casos de uso recomendados de IA en la empresa

La Ley de IA no implica renunciar a esta tecnología. Al contrario, las empresas pueden seguir aprovechando sus ventajas siempre que lo hagan de forma responsable y con controles adaptados a cada uso. Estos son algunos ejemplos:

IA para tareas administrativas

La inteligencia artificial puede ayudar a redactar borradores, resumir documentos o preparar contenidos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas repetitivas. El empleado mantiene la revisión y aprobación final, utilizando la IA como apoyo y no como sustituto de su criterio.

Asistentes para consultas internas

Un asistente integrado en una plataforma empresarial puede responder consultas frecuentes sobre vacaciones, documentación, políticas internas o procedimientos. Esto facilita que los empleados encuentren información de forma autónoma y reduce la carga administrativa de Recursos Humanos.

Analítica de Recursos Humanos

La IA puede ayudar a identificar tendencias relacionadas con absentismo, costes, organización o evolución de la plantilla. En estos casos, es importante diferenciar el análisis general de datos de la evaluación automática de una persona, ya que esta última puede requerir mayores controles.

Apoyo al reclutamiento

También puede utilizarse para redactar ofertas de empleo, organizar información o preparar preguntas para entrevistas. Sin embargo, si la herramienta evalúa automáticamente a los candidatos o influye en quién continúa en un proceso de selección, será necesario prestar especial atención a su nivel de riesgo y reforzar la supervisión humana.

¿Cómo puede ayudar Factorial?

La adaptación a la Ley de IA también implica revisar cómo se gestionan los procesos relacionados con las personas. Factorial centraliza diferentes áreas de Recursos Humanos y combina gestión, automatización, analítica y funcionalidades de inteligencia artificial en un mismo entorno.

Precisamente, el whitepaper de Factorial y Opentix destaca la formación y la alfabetización en IA como elementos importantes para preparar a los equipos ante la nueva normativa.

En cualquier caso, ninguna plataforma garantiza por sí sola el cumplimiento de la Ley de IA. La tecnología debe acompañarse de formación, procedimientos internos y una estrategia clara para utilizar la inteligencia artificial de forma responsable.

Prepararse para la Ley de IA sin renunciar a la innovación

La Ley de IA en España supone un cambio importante en la forma en la que las empresas deberán gestionar la inteligencia artificial.

Hasta ahora, muchas organizaciones se habían centrado principalmente en descubrir qué tareas podían automatizar o cómo podían mejorar su productividad.

A partir de ahora deberán añadir nuevas preguntas:

• ¿Dónde utilizamos inteligencia artificial?
• ¿Para qué la utilizamos?
• ¿Qué datos procesa?
• ¿Puede afectar a una persona?
• ¿Quién supervisa sus resultados?

La mayoría de las herramientas empresariales no tendrán el mismo nivel de exigencia que los sistemas considerados de alto riesgo.

Por eso, adaptarse a la normativa no significa dejar de innovar. Significa empezar a utilizar la inteligencia artificial de forma más organizada.

El primer paso será conocer qué herramientas existen dentro de la empresa. Después habrá que analizar su riesgo, revisar proveedores, establecer unas normas internas y formar a los trabajadores.

Especial atención merecen áreas como Recursos Humanos, donde determinadas herramientas pueden influir directamente en decisiones relacionadas con candidatos y empleados.

Las empresas que comiencen ahora tendrán una ventaja importante: podrán seguir aprovechando las posibilidades de la inteligencia artificial mientras desarrollan un modelo de uso más seguro, responsable y preparado para las nuevas exigencias regulatorias.

¿Está tu empresa preparada para la Ley de IA? La nueva normativa cambia la forma en la que las empresas deberán utilizar y gestionar la inteligencia artificial. Si quieres conocer cómo puede afectar a tu organización y qué pasos puedes empezar a dar, podemos ayudarte.

Rellena el formulario y nuestro equipo se pondrá en contacto contigo para analizar tus necesidades y ayudarte a preparar tu empresa ante la Ley de IA.