Asientos predefinidos en Sage 50: cómo ahorrar tiempo en la gestión contable

En la gestión contable de una empresa existen operaciones que se repiten de forma periódica: nóminas, seguros sociales, comisiones bancarias, leasings o determinados gastos recurrentes.

Aunque cada una de estas operaciones pueda parecer sencilla, cuando se realizan de forma manual mes tras mes pueden convertirse en una tarea que consume tiempo y que, además, requiere revisar constantemente que los datos introducidos sean correctos.

La automatización de estos procesos permite trabajar de una forma más ágil y estructurada, evitando tener que reconstruir desde cero operaciones que siguen una misma lógica.

En este contexto, Sage 50 cuenta con funcionalidades como los asientos predefinidos y los asientos periódicos, diseñadas para facilitar la gestión de aquellas operaciones contables que se realizan de forma frecuente o repetitiva.

¿Qué son los asientos predefinidos en Sage 50?

Los asientos predefinidos permiten crear una plantilla a partir de la estructura de un asiento contable que se realiza de forma frecuente. De este modo, en lugar de introducir nuevamente toda la información cada vez que se produce una operación similar, es posible utilizar una configuración previamente definida.

En Sage 50, esta funcionalidad se encuentra en Contabilidad > Asientos > Asientos predefinidos. La aplicación incorpora algunas plantillas a modo de ejemplo que pueden servir como referencia para crear nuevos predefinidos. También es posible duplicarlas y adaptarlas a las necesidades de la empresa.

Al crear un asiento predefinido se puede establecer su estructura mediante las diferentes líneas que lo componen, indicando las cuentas contables, su definición, el cálculo o valor sus importes y otros datos necesarios.

Además, Sage 50 permite utilizar variables para aquellos datos que deben cambiar de una operación a otra. Por ejemplo, determinados conceptos o importes pueden quedar definidos mediante variables que se completarán cuando se genere el asiento, como [N° FACTURA] en el concepto de Compras de mercaderías.

De una plantilla a una operación periódica

Crear una plantilla permite reutilizar la estructura de un asiento. Pero ¿qué ocurre cuando, además, sabemos que esa operación se produce de forma periódica?

Aquí entran en juego los asientos periódicos de Sage 50.

La generación periódica utiliza como base un asiento predefinido previamente configurado. Desde el apartado Opciones > Periodicidad, es posible establecer una programación y definir durante qué periodo estará activa.

La programación puede ser diaria, semanal o mensual y permite establecer diferentes reglas según las necesidades de la empresa. En el caso de una programación mensual, por ejemplo, se pueden seleccionar determinados días de los meses o establecer criterios como el primer, segundo o último día de una determinada semana del mes.  

Asimismo, pueden indicarse los valores que utilizarán las variables concretadas previamente en el asiento predefinido.

Una vez configurada la programación, Sage 50 permite ejecutarla directamente o crear una tarea automática mediante el Programador de tareas de Windows, de forma que los asientos puedan generarse de acuerdo con la programación establecida.

Ventajas de automatizar tareas repetitivas con Sage 50

La principal ventaja es la posibilidad de reducir el trabajo manual asociado a determinadas operaciones recurrentes. Esto no solo implica ahorro de tiempo, sino que también ayuda a reducir la posibilidad de cometer errores durante la introducción repetitiva de información.

Al trabajar sobre una estructura previamente configurada, las operaciones mantienen una mayor coherencia entre los distintos periodos y se facilita la revisión de los registros.  

Además, separar la configuración de la plantilla de la generación de cada asiento permite trabajar de una forma más organizada. Primero se define cómo debe estructurarse una determinada operación y, posteriormente, se utiliza esa configuración cuando sea necesario.

Así también, el establecer una programación permite organizar con antelación determinadas tareas contables.

Qué tener en cuenta antes de automatizar un proceso

No todas las operaciones deben automatizarse. Para que un asiento predefinido o periódico resulte realmente útil, es importante que la operación tenga una estructura suficientemente estable y que los datos variables estén correctamente identificados.

También es necesario revisar la configuración antes de poner en marcha una programación, especialmente cuando intervienen cuentas contables, variables o diferentes periodos de vigencia.

Por último conviene comprobar la edición de Sage 50 utilizada. Los asientos predefinidos y periódicos están disponibles únicamente en Sage 50 Standard y Premium.

Las tareas repetitivas forman parte del día a día de cualquier empresa, pero no todas requieren del mismo nivel de intervención manual. Identificar aquellas operaciones que siguen una estructura estable y aprovechar herramientas como los asientos predefinidos y periódicos de Sage 50 puedo ayudar a agilizar la gestión contable y a trabajar de una forma más organizada.

Al final, automatizar no consiste únicamente en hacer una tarea más rápido, sino en dedicar menos tiempo a procesos repetitivos y más a aquellas tareas que requieren un análisis y tomas de decisiones.

Rellena el formulario si quieres más información sobre cómo automatizar los asientos predefinidos u otros procesos contables.