El día a día de un despacho o asesoría puede verse inundado por enormes pilas de documentos, lo que no solo es completamente improductivo, sino que tampoco es seguro. De ahí que avanzar hacia la digitalización sea fundamental.
Para hacerlo, podemos ayudarnos de un gran número de herramientas que existen en el mercado. En este artículo, te presentamos Sage AutoScan, la solución con la que dejarás atrás la gestión manual de documentos. ¡Toma nota de algunas de sus funcionalidades!
INDICE
¿Qué es Sage AutoScan?
Sage AutoScan es una solución que simplifica y agiliza todo el proceso de digitalización de documentos mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). De esta forma, escanea y convierte rápidamente documentos físicos en archivos digitales de forma precisa.
La amplia variedad de documentación que puede reconocer (facturas, recibos, contratos, y más) hace que sea una herramienta de gran utilidad para despachos profesionales y asesorías. Además, el hecho de que pueda conectarse con Sage 200 o Sage Despachos Connected permite que los procesos sean más eficientes y se reduzcan los errores.
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Algunas funcionalidades de SageAutoScan
Pese a lo que se pueda creer, Sage AutoScan no es una solución que se limite únicamente a digitalizar documentos, ¡sus posibilidades van mucho más allá! De hecho, se adapta a las necesidades de cada organización, de forma que sea una herramienta personalizable y escalable a cada empresa.
A continuación, te hablamos de algunas las funciones de las que te puedes beneficiar tras realizar el escaneo de tus facturas: reconocimiento automático de datos, integración bancaria y optimización de workflows.
Reconocimiento automático de datos
La función del reconocimiento automático de datos puede resultar evidente por las características de la solución, pero es igualmente importante explicarlo. En concreto, Sage AutoScan puede realizarlo gracias a la tecnología OCR, que mediante algoritmos inteligentes interpreta y comprende la estructura y el formato de las facturas para identificar y extraer la información contable.
Una vez esa información ha sido reconocida, Sage AutoScan la valida y verifica para garantizar que sea precisa. De esta forma, se reducen los errores y se asegura que los datos escaneados sean correctos.
Integración bancaria
Para muchos despachos o asesorías es fundamental un sistema que conecte directamente su contabilidad con sus cuentas bancarias. En este caso, Sage AutoScan es capaz de hacerlo bajo las máximas garantías de seguridad.
Desde el mismo momento en el que se realiza la integración bancaria, esta solución de Sage puede acceder a toda la información de las transacciones bancarias, como depósitos, retiros, transferencias y otros movimientos.
Los datos se importan automáticamente al sistema contable y, como resultado, se elimina la necesidad de introducir la información de forma manual. Aun así, también se minimizan errores, se asegura una consistencia en la información financiera, y se facilita el cumplimiento normativo.
Optimización de workflows
Tal y como hemos estado viendo a lo largo de este artículo, la automatización de los flujos de trabajo es una de las funcionalidades clave de Sage AutoScan.
Concretamente, con esta solución las empresas pueden crear workflows adaptados a sus necesidades específicas y establecer reglas para gestionar documentos en función de sus requisitos y objetivos empresariales. Por ejemplo, se podría diseñar el siguiente proceso:
- Captura de la factura
- Reconocimiento de datos
- Validación de la información
- Aprobación de la factura
- Distribución de los archivos
Esta funcionalidad permite dejar de depender de los procesos manuales y eliminar la duplicidad de tareas, así como también reducir el tiempo que se tarda en procesar documentos por medio de la eliminación de los llamados cuellos de botella.
En resumen, podemos concluir que Sage AutoScan se alza como una solución integral para la gestión eficiente de facturas en el entorno empresarial. Mediante la digitalización de documentos, el reconocimiento automático de datos, la fácil integración con las entidades bancarias y la optimización de workflows, entre otras muchas funciones, permite simplificar y agilizar la gestión documental.
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