Uno de los mayores retos de una empresa en crecimiento es la organización y comunicación interna así como con los clientes. Hoy en día hay muchas herramientas que permiten agilizar la labor de los empleados aumentando así la eficiencia de la empresa. Sólo hay que dar con las herramientas adecuadas…

Después de probar varias de ellas y poner al límite la integración entre las mismas (el calendario de una, las notas de otra, la lista de tareas de una tercera, … ), en Opentix hemos optado por Google Apps for Work.

Se trata de una suite que contiene correo electrónico profesional, almacenamiento en línea, calendarios compartidos o videoconferencias, entre otros servicios, todo integrado entre sí. Y es que ofrece una serie de aplicaciones que han mejorado la eficiencia de Opentix al generar una mayor organización para los empleados y aumentar la comunicación interna y externa gracias a la facilidad de su uso e instantaneidad.

Es por ello que Opentix ha apostado por el uso de Google Apps for Work en su versión unlimited. Pero… ¿en qué beneficia Google Apps for Work a Opentix en el día a día? Muy sencillo. Esta suite contiene cuatro aplicaciones básicas que la empresa utiliza a diario.  

Gmail

Una de las peores pesadillas de una empresa es todo el spam entrante. Gmail es el servicio de correo electrónico contra el spam por excelencia. Además, Gmail está 100% integrado con Google Drive y Google Calendar, lo que permite que la información fluya sin tener que cambiar de aplicación cada dos por tres. ¿Tienes un correo de un cliente con archivos adjuntos? ¡Los puedes guardar en la carpeta del cliente con un sólo click! Oh, ¿y si además estáis intentando poneros de acuerdo para una reunión? Sin problema. Las invitaciones y cambios en los eventos de Google Calendar pasan como avisos en el correo donde se puede interactuar con el evento sin pasar por Google Calendar más que para cambiar el color al evento.

Hangouts

Hangouts puede parecer que no difiere mucho de otras aplicaciones de mensajería instantánea. Es una aplicación multiplataforma que funciona tanto en móvil, tablet como ordenador. Tiene chat escrito, mensajería de voz y vídeo, se pueden compartir imágenes, ubicaciones, etc. Pero lo que no tienen las demás aplicaciones de mensajería instantánea es una integración casi completa con el correo electrónico, Drive, Calendar, Youtube, etc. Además, al estar todas las direcciones de mail de la organización bajo el mismo dominio (entiéndase opentix.es) añadir a un nuevo compañero implica sólo saber su nombre, ya que la búsqueda es instantánea (es de Google al fin y al cabo). Internamente utilizamos Hangouts para casi todo: compartir documentos de drive entre nosotros, chistes malos, preguntas rápidas, preguntas para más tarde, y hasta lo utilizamos para hablar con nuestros clientes. Y, por supuesto, donde más lo utilizamos es en el ordenador. Existen varias formas de utilizar la aplicación en el escritorio, en primer lugar desde Gmail. Además, se puede utilizar directamente desde la web, o mediante alguna aplicación de escritorio.

 

Otra de las ventajas que ofrece Hangouts es la potencia de compartir la pantalla mientras se está en una conversación de voz. Esta funcionalidad nos permite conectarnos con clientes del otro lado del mundo como si estuviéramos ahí mismo. Además, permite añadir complementos para realizar diferentes tareas en una llamada, como realizar esquemas compartidos en Draw.io o editar el mismo documento.

Calendar

Es otra herramienta imprescindible de la suite de Google. Tener la agenda ordenada y al día es imprescindible para dar un buen servicio. Con Calendar podemos ver la disponibilidad de todos los compañeros así como enviar invitaciones a nuestros clientes para no perdernos ninguna reunión.

Para el seguimiento de los diferentes proyectos tenemos reuniones internas periódicas, semanales, bisemanales … dependiendo de los temas a tratar. Calendar nos permite generar dichos eventos con una fecha de fin o para siempre. Además, la gente invitada al evento puede en cierto momento rechazar un evento grupal y así todos los compañeros estamos al corriente.

Los recordatorios de los eventos se pueden programar individualmente para que salgan como ventanas emergentes en el explorador o en el móvil. También se puede configurar cada calendario con sus propios recordatorios por defecto para cada evento además de predeterminar la duración por defecto de las reuniones.

Drive

Para la gestión de los diferentes documentos y archivos que naturalmente se generan en una empresa, utilizamos Google Drive. Drive es un servicio muy parecido a Dropbox o Box, con la gran ventaja de incluir una suite de edición de documentos, hojas de cálculo y presentaciones que poco tiene que envidiar a Microsoft Office y espacio ilimitado en la nube. Drive permite hacer búsquedas en todo documento subido a la nube, ya sea un documento de Docs  (documentos de edición de texto de Drive), hoja de cálculo, PDF, documentos de Microsoft Office, etc. Para cualquier documento, en cualquier formato, Drive permite dar varios tipos de acceso a los mismos. Así, internamente para todo el dominio de Opentix, tenemos todos los documentos en común. Constantemente compartimos documentos con nuestros clientes bien para edición en conjunto o para que puedan hacer un seguimiento del trabajo. Los documentos se pueden compartir con cada usuario en parte (bien lectura/escritura, bien sólo lectura) o se puede generar un enlace al que sólo pueden acceder los usuarios que tienen acceso a el. Por supuesto se pueden hacer públicos los documentos y además los usuarios no necesitan tener cuentas de Google para poder acceder a los documentos compartidos.

La edición en equipo es una gran ventaja también. De hecho para la elaboración de este artículo ha sido muy útil ya que algunos compañeros han corregido el artículo o, simplemente, han dejado comentarios sobre el mismo. Comentarios y correcciones que podía ver y discutir al instante.

 

Además, no hay que preocuparse de guardar los archivos ya que los cambios se van guardando automáticamente mientras escribes. Incluso se puede usar el historial de revisiones para ver las versiones anteriores de un mismo documento ordenadas por fecha y por autor.

Y como a casi todos los productos de Google, a Drive se le pueden añadir extensiones o plugins. Así, por ejemplo, utilizamos Draw.io para incluir diagramas en los documentos y varios plugins para mejorar la edición (como generador de variables en documentos plantilla, formatear tablas con estilos varios, etc). También existe una extensión que permite abrir, editar y guardar documentos de Microsoft Word, aunque internamente preferimos la conversión automática que Drive hace de los documentos de Word a los de Google Drive (documentos de Docs).

La suite unlimited de Google Apps for Work vale 8 euros mensuales por usuario y además de las herramientas presentadas arriba que utilizamos en el día a día, también incluye lo siguiente:

• Google Vault: Es un complemento para Google Apps for Work que te permite archivar, exportar y buscar mensajes de correo electrónico y de chat de tu organización.
• Alertas personalizadas en Drive: Por ejemplo cuando un documento es compartido por usuarios ajenos a tu dominio, añadido o suspendido a otro, incluso cambios de contraseña. También se podrán recibir alertas en caso de que esté en riesgo la seguridad de tus archivos.
• Registro de auditoría de dispositivos móviles, con el que los administradores de las cuentas pueden ver qué eventos se han producido en los dispositivos Android e iOS de los usuarios de su dominio.
• Mayores especificaciones de las acciones que pueden realizar los usuarios a los que se les comparten archivos.

Si quieres más información sobre las distintas versiones de Google Apps for Work o solicitar alguno de los planes no dudes en contactar con nosotros. Este se trata de un servicio que utilizamos a diario y que consideramos que a ti y a tu empresa le aportaría los mismos beneficios que nos está aportando a Opentix.