La ficha del cliente cuenta con información realmente importante para las organizaciones ya que incluye datos de interés sobre el cliente de forma resumida. Sin embargo, para que esta información nos sea útil, el banco de datos deberá estar correctamente organizado y basarse en un modelo que se adapte a las necesidades de la empresa. Por tanto, no solo deberá incluir una serie concreta de datos si no que su estructura deberá ser clara y de fácil acceso.

Así, con todos estos datos en nuestro poder, nuestra trayectoria y los conocimientos obtenidos, contaremos con todo lo necesario para diseñar una experiencia totalmente centrada en la satisfacción del cliente. Además, su diseño nos debe permitir valorar la evolución, realizar un seguimiento y ofrecer recomendaciones a medida.

No obstante, los procesos tal y como los conocemos han cambiado y, con ellos, el modo de elaborar las fichas de cliente. Nos despedimos de los procesos manuales tan tediosos y le damos la bienvenida a un registro automatizado e inteligente.

Pero ¿por qué debería crear fichas de cliente?

1. Tienes el negocio bajo control en todo momento: de igual manera que utilizamos un programa de contabilidad para que los números no acaben descontrolándose, las fichas de cliente nos ayudan a anticiparnos a posibles ventas o excesos de demanda. De esta forma, las operaciones de compraventa siempre están bajo control.
2. Consigues fidelizar a los usuarios: gracias a la información recogida en la ficha sabremos cuáles son las preferencias del usuario y cuándo suele comprar. Con estos datos, podemos personalizar los descuentos que le ofrezcamos e incluirlos en campañas de marketing de forma más individualizada y útil en base a sus necesidades. Este tipo de gestión del cliente supone una gran ventaja competitiva que se traduce en unas mayores ventas, una optimización en la toma de decisiones y la eficiencia laboral, y una mejor imagen de la empresa.
3. Prevés compras de clientes reales y potenciales: gracias a la información como el periodo de compras, preferencias y demás comportamientos podremos llegar a anticipar las necesidades de los clientes reales y potenciales. Así, les podremos proponer productos nuevos que se adapten a sus necesidades reales.

Entonces ¿qué debo tener en cuenta para elaborar la ficha de cliente?

El fin de los procesos manuales

La era digital actual ya ha invalidado los procesos manuales para registrar a los clientes. Hoy en día las compañías hacen uso de soluciones digitales, como Sage 200 Advanced, para la gestión de sus procesos y clientes. Gracias a ello, han experimentado un impulso y una mejora en los procesos comunicativos.

El contenido como fuente de valor

El contenido es, evidentemente, la parte esencial y más importante ya que sin los datos no podemos analizar, comprender y, por tanto, actuar. Por ello, hay una serie de información que debemos tener en cuenta e incluir en la ficha.

  1. Datos personales: estos son los datos básicos y más fáciles de obtener. Nos ayudarán a empatizar con el cliente y conseguir una conexión instantánea. Son el nombre, edad, residencia habitual, el tipo de trabajo desempeñado…
  2. Datos médicos y fisiológicos: este tipo de información nos servirá principalmente en caso de tratamientos que requieran de seguimientos o precauciones. Los datos serán el tipo de piel, tipo de vello, patologías previas, medicación recetada…
  3. Gustos y expectativas: en este grupo encontramos la información referente a lo que el cliente desea y necesita. Serán los objetivos y expectativas sobre el producto o servicio, los gustos comunes que tiene, su situación actual (soltero, se casa en un año, cumple 60 años…) y el comportamiento del cliente (si llega tarde, falta a alguna cita, se ha quejado de algún producto…).
  4. Historial de cliente: gracias a esta información podremos trabajar en el cliente y en su satisfacción en todo momento, tanto antes como durante y después de la venta. En el historial encontraremos el tipo de producto o servicios que más le gusta y suele comprar, con qué frecuencia realiza la compra, cuánto gasta de media en cada compra…

Qué visión nos aporta la herramienta

Es clave que la solución nos aporte una visión 360 del cliente durante todo el proceso de gestión. Además, tanto su configuración como el contenido deberán de ser totalmente personalizables.

Por ello, es recomendable un software de gestión integrada ya que nos permite, por un lado, asignar códigos únicos a cada cliente a partir de las facturas. Además, en base a estos códigos, podemos incluir información general del cliente. Finalmente, esta información se guarda automáticamente en la ficha y cuanta más datos haya, menos deberemos rellenar posteriormente en la factura.

En definitiva, crear fichas de cliente es una acción sencilla pero realmente esencial para generar y mantener una buena relación con los clientes y tomar mejores decisiones estratégicas. Por ello, si todavía no cuentas con una solución que te ayude a gestionar esta información y mucho más, ¡rellena el formulario y estudiaremos tus necesidades!