Búsqueda del camino óptimo o más barato para la gestión del almacén

El concepto almacén puede sugerir diferentes cosas dependiendo de las experiencias profesionales que cada individuo haya vivido.

Etimológicamente, la palabra almacén proviene del término árabe “almazán” que hace referencia en su concepción clásica a un espacio físico destinado a albergar mercancías de cualquier especie. Actualmente, esta forma de entender el concepto almacén ha quedado obsoleta, ya que, el paso del tiempo, la influencia de la globalización y la tecnología han hecho que adquiera cierto grado de complejidad, realizando más actividades que la simple custodia de las mercancías y con capacidad de especialización.

Cada almacén cuenta con una operativa y unos requerimientos que dependen de múltiples factores, como, por ejemplo, la mercancía almacenada – no funciona de igual manera un almacén de alimentos perecederos que uno de alimentos no perecederos.

En los años recientes, el almacén ha dejado de ser un sencillo espacio en el que albergar los productos para convertirse en parte crucial del negocio. Hoy en día, el marco emergente en los mercados demanda una reducción de tiempo de respuesta, un óptimo servicio de entrega y, todo ello, sin perder calidad en la gestión del almacén. Por ello, el concepto de almacenaje ha ido evolucionando y en la actualidad engloba otras actividades, más allá del mero hecho de guardar y custodiar mercancía.

 

Estrategias de gestión de ubicaciones

El proceso de almacenamiento consiste en almacenar la mercancía en accesos o ubicaciones. Dependiendo de la colocación de las unidades de carga existen varias estrategias:

Gestión de ubicaciones fija o específica

También conocida como gestión convencional, ya que es la más utilizada hasta el momento. Cada artículo es asignado a una posición o número de ubicación de antemano que, como ventaja, los operarios de almacén pueden memorizar en gran medida sin recurrir a recursos informáticos.

Como desventaja, la capacidad efectiva se ve muy reducida proporcionalmente al aumento de la capacidad y número de ubicaciones del almacén. La evidencia es que en un almacén siempre existen artículos que tienen un número de transacciones y de almacenado más elevado que otros. Entonces existirán productos mucho más difíciles de ubicar que otros por la saturación de existencias en sus ubicaciones. En cambio, otros productos menos frecuentados, logísticamente hablando, serán fáciles de ubicar ya que sus estancias estarán prácticamente vacías, por lo que, cuanto mayor sea el almacén y más referencias existan, la capacidad efectiva del mismo se verá disminuida.

Otra desventaja significativa es que el cambio de ubicaciones de artículos resulta un problema ya que el operario debe memorizar estos cambios en el momento para no disminuir la eficacia de preparación de pedidos.

Almacén caótico, desordenado o aleatorio

La mercancía se ubica en cualquier localidad o ubicación disponible, siguiendo previamente una lógica establecida y parametrizada en el “SGA” (sistema de gestión de almacenes). Una vez introducidos todos los datos de entrada de mercancía en el sistema, éste le indica al operario dónde ha de colocar cada una de las referencias y la cantidad de estas. Con esto se consigue acercar la capacidad efectiva del almacén a la capacidad física, pudiendo superar el 92% de ésta.

¿Esto qué significa? Al contrario que en la gestión anterior, la capacidad efectiva se aprovecha en gran medida ya que, las ubicaciones se rellenan aleatoriamente sin discriminar zonas o ubicaciones por tipo de artículo, u otro factor. La desventaja principal es que es difícil aplicar este tipo de gestión a los alimentos “no perecederos” ya que precisan una gestión de salida “FIFO” en función de la caducidad de estos y requeriría modificar el algoritmo que obtiene las ubicaciones de recogida de productos para que tuviera en cuenta la salida de estas referencias, priorizando sus caducidades de forma descendente.

Gestión mixta

Combina el sistema fijo y el caótico, con la asignación de cada uno de ellos en función del tipo de producto. La ubicación fija es utilizada para productos de alto consumo, que se encuentran cerca de las zonas de “picking” o de los muelles, mientras que el caótico se deja para el resto de los productos y zonas de reserva.

 

¿Cómo elegir la ruta óptima para nuestro almacén?

Y “¿Cuál es la ruta óptima para la realización de un pedido concreto en un almacén dado?”. Una aclaración: cuando se habla de óptimo se dice que es el mejor. Es incorrecto usar la expresión “ruta más óptima” ya que una ruta es óptima cuando las rutas restantes no lo son, con lo que, consecuentemente en ningún caso podrá usarse la expresión “las demás rutas son menos óptimas”, ya que no existen rutas más óptimas que otras. Solo hay una que es la mejor, aunque dependiendo del problema, podría darse el caso que más de una ruta resultara ser óptima. En tal caso, el coste de todas ellas sería el mismo.

Productos perecederos

Depende en gran parte de la operativa de almacén que gestione la empresa, de la cantidad de referencias, de cómo esté distribuido el almacén y del tipo de producto a comercializar para decidir si aplicar la gestión fija o la gestión caótica. Por ejemplo, factores como la temperatura y la humedad no son compatibles con el tipo de gestión caótica.

También se podría trasladar a un problema logístico y plantearlo como “¿Cuál es la ruta óptima que mi repartidor tiene que hacer un día de la semana en concreto para una ruta dada?” En este caso la gestión caótica puede ayudar a reducir exponencialmente la distancia a recorrer de los repartidores, lo que supone un ahorro de tiempo, combustible y, en consecuencia, costes.

Productos no perecederos

Para la gestión de un almacén de productos no perecederos, la idea es la misma que en el problema logístico. En este caso, las direcciones de los clientes son las ubicaciones por las cuales recoger los productos. Aquí hay tres ventajas añadidas: la primera es que, en una misma ubicación, podemos encontrar productos diferentes que pueden estar dentro del pedido. La segunda es que se recorre el camino más corto, y en consecuencia en el mismo tiempo se hacen más pedidos. Y la tercera es que se aumenta la capacidad efectiva del almacén, por lo que caben más productos. También existe una dependencia entre el tamaño de producto y la ubicación.

Como desventajas se pueden enumerar varios ejemplos: si una mercancía se pierde, resulta difícil encontrarla. Se requiere de sistema informático activo para consultar el stock. La contabilización de inventario selectiva por productos es más costosa que en gestión fija, ya que el producto se almacena de forma distribuida.

En definitiva, debemos conocer bien el tipo de producto que vende el cliente y como lo distribuye, ya que con algunos gestos operativos los tiempos y, en consecuencia, los costes se reducen.

 

¿Qué es un SGA?

Un sistema de gestión de almacén (SGA) es una herramienta multiplataforma que utiliza tecnología modular para suplir las necesidades de cualquier compañía que cuente con un área de almacén o logística. Se trata de un programa que, habitualmente, se integra con la solución de gestión empresarial (ERP) y con la solución de gestión de clientes (CRM) para tomar decisiones en conjunto y actuar de la forma más eficiente posible para la empresa.

Sage Mobility Live SGA es la solución específica para la gestión de almacenes desarrollada por el líder tecnológico Sage. Se trata de una herramienta que te permitirá controlar en tiempo real tus ubicaciones, optimizando al máximo tus recursos y ahorrando tiempo y dinero. Además de este ahorro, contar con este sistema te ayudará a reducir al máximo los errores humanos más comunes de la logística al mismo tiempo que incrementas tu productividad.

 

Andreu Juan
Programador

 

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