Cuando pensamos en un despacho profesional, la primera imagen que se nos viene a la cabeza es probablemente la de un lugar lleno de altísimas pilas de documentos y estanterías hasta arriba de expedientes. Sin embargo, con la instauración del teletrabajo y la digitalización esta metodología ha quedado un tanto desfasada.

Actualmente, se podría decir que los despachos de abogados están empezando a confiar más en aquellas herramientas digitales que les van a permitir ser más productivos, eficientes y, sobre todo, el poder acceder a todos los documentos desde cualquier lugar.

Si tú o tu empresa aún no habéis dado el paso hacia la digitalización de documentos, en este artículo te contamos los beneficios que puede tener para los despachos profesionales. ¡Sigue leyendo y toma nota!

ÍNDICE

Beneficios de la digitalización

La digitalización de documentos se ha convertido en un elemento clave para la transformación y modernización de los despachos profesionales. Este proceso no solo representa un paso hacia la adopción de prácticas de trabajo más eficientes, sino que también marca el comienzo de una nueva era en la gestión de la información.

Al convertir los documentos físicos en formatos digitales, los despachos pueden aprovechar al máximo las tecnologías actuales para mejorar su productividad y servicio al cliente. Esta transición hacia lo digital abre la puerta a una serie de ventajas, entre las que se incluyen el fácil almacenamiento, la protección frente al paso del tiempo, un acceso más ágil a la información, niveles superiores de seguridad, la promoción de la sostenibilidad y una notable reducción de errores.

En el siguiente análisis, exploraremos cómo cada uno de estos beneficios contribuye a optimizar las funciones y procesos dentro de los despachos profesionales, marcando una diferencia significativa en su desempeño general.

Fácil almacenamiento 

Contrariamente a lo que algunas personas puedan pensar, almacenar documentos digitales de forma segura es muy sencillo. Tras el escaneo o la creación de un archivo mediante programas como Microsoft Word, el almacenamiento puede realizarse de dos formas: 

  • Servicio en la nube. Consiste en la utilización de un software para guardar los archivos en Internet de forma segura. Entre sus funciones podemos destacar una fácil organización, el acceso desde cualquier lugar, establecer restricciones o evitar perder los documentos. 
  • Dispositivo externo. Se trata de elementos como la memoria de un ordenador, un USB o una memoria externa. En este caso, los archivos están digitalizados, pero no en la nube, por lo que si dejan de funcionar o se deterioran los archivos podrían perderse. 

Protección frente al paso del tiempo

Cuando un despacho profesional conserva sus documentos únicamente en papel aumenta de manera significativa las posibilidades de perder esa información, con todo lo que eso podría conllevar. No solo el paso del tiempo puede deteriorar los archivos, también posibles derrames de líquidos o comida, entre otras situaciones cotidianas. 

Tener los documentos en formato digital reduce el riesgo de que esto ocurra, ya que, por ejemplo, no les afecta el paso del tiempo. De este modo, gracias a la digitalización tendremos los documentos en perfecto estado siempre que accedamos a ellos. 

Acceso a la información

No tener los archivos digitalizados y, por ende, contar con una única copia en papel supone una barrera importante a la hora de compartirlos con clientes o compañeros de trabajo. En cambio, si están digitalizados todo esto cambia. 

Por ejemplo, a la hora de compartir archivos pueden crearse infinitas copias que pueden enviarse por prácticamente cualquier vía de comunicación. Si se cuenta con un servicio en la nube las posibilidades son mayores, ya que se puede acceder a los documentos desde cualquier sitio y hora, evitar perderlos o que cualquier persona con acceso pueda editarlos. 

Contenido relacionado 

Seguridad

En un despacho profesional se trabaja con muchos datos e información confidencial, por lo que a la hora de almacenarlos se debe contar con las máximas garantías de seguridad. 

La digitalización de documentos garantiza esa seguridad porque permite la creación de contraseñas y claves, la restricción de acceso y el cifrado de datos. Así, tanto el despacho como sus clientes ganan en tranquilidad y seguridad. 

Sostenibilidad

Desde hace unos años, la sostenibilidad es cada vez más un requisito fundamental para las empresas, y los despachos profesionales no lo son menos. La digitalización de documentos consigue reducir el uso de papel o de tinta, lo que no solo es sostenible, sino que también reduce los costes y el espacio utilizado en la oficina. 

Reducción de errores

Rellenar documentos de forma manual en un papel puede conllevar que se produzcan errores que obliguen a tener que iniciar todo el proceso de nuevo, perdiendo así una gran cantidad de tiempo. 

Si ese documento está en formato digital, no solo se minimiza el tiempo que se debe invertir para solucionar el error, sino que también se podrá rellenar de forma más rápida y eficiente. Además, si está en la nube todas las personas con acceso al archivo recibirán la última actualización de este sin tener que hacer absolutamente nada.

En resumen, tal y como hemos visto, la digitalización de un despacho profesional puede aportar grandes beneficios, como el aumento de la productividad, la eficiencia y la eficacia a la hora de gestionar una gran cantidad de documentos. 

Si tú también quieres que tu despacho profesional deje de verse como un lugar lleno de pilas de expedientes y documentos, ¡no dudes en ponerte en contacto con Opentix! ¡Rellena el formulario para que podamos ayudarte!