La forma en la que trabajamos ha cambiado de forma radical. Muchas organizaciones han elegido o se han visto obligadas a elegir el teletrabajo. Esta no era una opción hace una década. Pero ahora, la conectividad instantánea la convierte en una alternativa viable para muchas empresas. Y, además de sus ventajas, también existen desafíos asociados al trabajo remoto. ¿Cómo puede la automatización del flujo de trabajo ayudar a nuestra empresa a aumentar la productividad y así garantizar la satisfacción de los trabajadores?

Para comprender cómo puede mejorar el compromiso y la satisfacción de los empleados, debemos repasar los problemas y desafíos concretos a los que se enfrentan los trabajadores remotos.

Los desafíos más comunes: colaboración, precisión, seguridad y redundancia

La capacidad de compartir y editar documentos al instante es, claramente, una gran ventaja. El trabajo en equipo y la colaboración, que son más importantes que nunca, se han vuelto más fáciles que nunca. Las personas con talento pueden unirse a proyectos sin importar dónde se encuentren.

No obstante, los equipos que hacen la transición de los procesos manuales a dispositivos digitales, hojas de cálculo y la nube, podrían tener que enfrentarse a diversos desafíos. A medida que crece la fuerza de trabajo en remoto, el potencial de problemas podría verse incrementado.

Por ejemplo, ingresar datos manualmente conlleva el potencial de errores críticos. La visibilidad del procesamiento y las aprobaciones de facturas en tiempo real es limitada ya que los miembros del equipo envían documentos por correo electrónico entre individuos y grupos. Y el riesgo de redundancia es exponencialmente alto, ya que varios trabajadores ven y editan los mismos documentos.

También debemos preocuparnos por la seguridad, ya que los empleados comparten documentos de un lado a otro a través de canales que no siempre son seguros. Con datos financieros confidenciales existe una gran amenaza de filtraciones de datos.

Estos y otros desafíos pueden contribuir a la frustración, la ansiedad y la insatisfacción laboral entre los trabajadores remotos. Cuando superemos estos retos con la automatización del flujo de trabajo, lograremos avanzar notablemente hacia una fuerza laboral más productiva y feliz.

Cómo me puede ayudar la automatización

Llamar a los empleados de vuelta a la oficina no es la forma de abordar los desafíos que hemos comentado. Deberemos considerar cómo nos puede ayudar la automatización. A continuación, te explicamos las formas en las que una automatización aplicada de forma estratégica nos aporta beneficios.

Procesos comerciales más rápidos

El procesamiento tradicional de gestión de facturas puede ser lento y tedioso. Desde la entrada manual de datos hasta la revisión y aprobación individual, los pasos son lentos. Una acumulación de cuentas por pagar causa estrés, genera costes innecesarios e incluso puede afectar la reputación de nuestro negocio.

La automatización gestionará muchos de estos aspectos del procesamiento de facturas. Nos ayudará a estar al tanto de las cosas y entregar pagos y aprobaciones a tiempo.

Mayor precisión

La inexactitud en los documentos de pago puede ser desastrosa. Y aunque el proceso de verificación de la información es sencillo, puede requerir mucho trabajo. En primer lugar, se deben reconocer los errores, con suerte antes de que se envíe la información. Incluso los errores humanos menores podrían convertirse en una bola de nieve, perder tiempo y recursos valiosos y poner en peligro la reputación de la empresa.

Con una solución de automatización de procesos como Sage 200 Advanced elimina la carga de trabajo y nos permite ser más precisos gracias al acceso instantáneo y multidispositivo a los documentos. Así encontraremos y compararemos fácilmente la información que necesitamos y agilizaremos la productividad.

Cifrado de documentos

Compartir documentos con compañeros de trabajo en remoto y otras personas puede exponer nuestra información a posibles amenazas de seguridad, especialmente si es confidencial. El cibercrimen es un problema muy real que puede comprometer los datos de los clientes y destruir la reputación de la organización.

Por eso es vital que protejamos nuestros datos. La automatización nos ofrece una forma de garantizar que solo aquellos con autorización tendrán acceso a la información.

Captura de datos

La entrada manual de pagos requiere de mucho tiempo y es propensa a errores. La mayoría de las empresas se han alejado de los modelos manuales basados ​​en papel, especialmente aquellos que emplean equipos remotos.

La automatización recoge datos a través de varias soluciones de hardware y software, llenando automáticamente los formularios apropiados con la información correcta. Esto disminuye la posibilidad de error humano y ahorra un tiempo considerable.

Gestión del tiempo

Los métodos tradicionales para compartir documentos (correo postal, fax, correo electrónico, etc.) pueden generar cuellos de botella e información aislada, lo que incrementa los gastos de los proyectos. Incluso las tareas simples, como la recopilación de las firmas necesarias, pueden ser tediosas y lentas, y pueden conducir a la duplicación de esfuerzos.

Como hemos comentado antes, compartir documentos entre varios trabajadores remotos podría generar redundancia. Sin embargo, con la automatización, ese problema se puede abordar y eliminar. La automatización puede llevar a cabo un seguimiento de los cambios, filtrar la información e identificar la redundancia, lo que facilita evitarlos o corregirlos.

En definitiva, las ventajas que nos aporta automatizar los flujos de trabajo son más que evidentes. Contar con un software que nos permita hacerlo es esencial para estar al día en las nuevas formas de trabajo y lograr el éxito empresarial.

¿Todavía no cuentas con una herramienta que te ayude a lograrlo? Rellena sin compromiso el formulario y nuestros expertos te ofrecerán la solución que mejor se adapte a tus necesidades.